酒店供应商规范流程制度

PAGE酒店供应商规范流程制度一、总则1.目的为了加强酒店与供应商之间的合作与管理，确保酒店采购活动的规范、高效、透明，保障酒店运营所需物资和服务的质量与供应稳定性，特制定本规范流程制度。2.适用范围本制度适用于与酒店有业务往来的所有供应商，包括但不限于物资供应商、服务供应商等。3.基本原则合法性原则：所有采购活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。公平公正原则：在选择供应商、采购谈判、合同签订及执行过程中，应遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会。质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，以满足酒店运营和客户需求。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购活动的经济效益。二、供应商选择与评估1.供应商信息收集采购部门应通过多种渠道收集潜在供应商的信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集信息的内容应包括供应商的基本情况（如公司名称、地址、联系方式、经营范围等）、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等。2.供应商筛选根据收集到的供应商信息，采购部门对潜在供应商进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。筛选标准可包括供应商的资质证书、生产许可证、营业执照等是否齐全有效；是否具备良好的信誉和经营业绩；是否有不良记录等。3.供应商实地考察对于经过初步筛选的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产场地、生产设备、质量管理体系、人员配备情况等，以确保供应商具备提供符合要求物资和服务的能力。实地考察结束后，考察人员应撰写考察报告，对供应商的情况进行详细描述和评价。4.供应商评估采购部门应建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。评估方式可采用问卷调查、数据分析、现场检查、客户反馈等多种形式。根据评估结果，将供应商分为不同等级，如优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等，并采取相应的管理措施。三、采购流程1.采购需求申请酒店各部门根据实际运营需求，填写采购需求申请表，详细说明所需物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。采购需求申请表应经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门收到采购需求申请表后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购预算等，并报相关领导审批。3.供应商选择与采购谈判根据采购计划，采购部门从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购物资或服务的价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款，并形成采购谈判记录。采购谈判结束后，采购部门应根据谈判结果，与供应商签订采购合同或采购订单。4.采购合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准；交货时间、地点、方式；价格及付款方式；违约责任等条款。采购合同签订前，应经酒店法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体内容、数量、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。6.采购进度跟踪采购部门应建立采购进度跟踪机制，及时掌握采购物资或服务的生产、运输等进度情况。对于可能影响交货期的问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施。7.到货验收采购物资或服务到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收人员应按照合同约定的质量标准对采购物资或服务进行验收，确保其符合要求。验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。如验收不合格，应及时与供应商协商解决。8.付款结算采购部门根据验收报告和采购合同约定，办理付款结算手续。付款方式应按照合同约定执行，如银行转账、支票等。付款前，采购部门应核对发票信息与采购合同、验收报告是否一致，确保付款的准确性。四、供应商管理1.供应商档案管理采购部门应为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商的基本信息、评估记录、采购合同、采购订单、验收报告、付款记录等。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.供应商绩效评估采购部门应定期对供应商的绩效进行评估，评估周期可根据实际情况确定，一般为季度或年度。绩效评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面，评估结果应与供应商的合作等级挂钩。根据绩效评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商培训与沟通采购部门应定期组织供应商培训，向供应商传达酒店的采购政策、质量要求、服务标准等信息，提高供应商的合作意识和服务水平。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、市场动态等信息，共同解决合作过程中出现的问题。4.供应商变更管理如供应商发生重大变更，如公司名称、地址、经营范围、法定代表人等变更，应及时通知酒店采购部门。采购部门应对供应商变更情况进行评估，如变更可能影响采购物资或服务的质量、交货期等，应要求供应商提供相关证明材料，并重新进行评估和审批。五、风险管理1.风险识别与评估采购部门应识别采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、交货期风险等。对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，可在采购合同中明确违约责任条款，并要求供应商提供担保或保证金；对于质量风险，加强到货验收环节的管理，增加抽检频次等；对于价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于交货期风险，加强采购进度跟踪，提前与供应商沟通协调，制定应急预案等。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购过程中的风险进行监控和评估。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关人员采取相应的应对措施，降低风险损失。六、监督与检查1.内部监督酒店内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。2.外部监督酒店应积极接受相关政府部