名字印章管理制度规范

PAGE名字印章管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司名字印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在涉及公司名字印章使用的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章使用合法合规。2.谨慎审批原则：印章使用须经过严格的审批流程，确保用印事项真实、合理、必要。3.安全保密原则：加强印章的保管和使用过程中的安全防范措施，防止印章被盗用、冒用或滥用，确保印章信息安全。4.责任追究原则：对违反本制度规定使用印章的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、印章种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高的法律效力。用于各类重要文件、合同、协议、报表、证明等的签署。2.使用范围：包括但不限于公司对外签订的经济合同、合作协议、授权委托书、向政府部门提交的各类文件、公司出具的资信证明、财务报表等。（二）法定代表人章1.用途：主要用于特定的财务事项、法律文件签署等，与法定代表人的签字具有同等法律效力。2.使用范围：如银行开户预留印鉴、办理涉及法定代表人个人的重要法律文件签署等。（三）财务专用章1.用途：专门用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。2.使用范围：如支票、汇票、发票、收据等财务票据的加盖，银行账户的款项收付等。（四）合同专用章1.用途：用于公司对外签订各类合同、协议等经济往来文件。2.使用范围：明确界定在各类商业合同、合作意向书、租赁合同、销售合同等涉及经济交易的文件签署。（五）部门章1.用途：由各部门根据工作需要自行刻制，用于本部门内部文件、通知、报表等的加盖，代表部门行使一定的管理职能。2.使用范围：仅限于本部门内部业务相关文件，不得用于对外签署合同、协议或代表公司出具证明等具有法律效力的文件。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章的刻制，必须由公司指定的专人负责，按照国家相关法律法规规定的程序，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.部门章的刻制，由各部门提出申请，经公司行政部门审核，报公司领导批准后，到公安机关备案的印章刻制单位刻制。3.印章刻制过程中，要严格监督刻制单位按照规定的规格、材质、样式进行制作，确保印章质量符合要求。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，必须在公司内部进行公示，明确印章的名称、用途、使用范围、保管责任人等信息。2.由行政部门填写《印章启用申请表》，详细记录印章启用时间、启用范围、保管人等信息，经公司领导签字批准后，方可正式启用。3.印章启用后，要及时将印章的印模存档，包括纸质印模和电子印模，并存放在安全可靠的位置，以备查阅和比对。四、印章的保管（一）保管责任人1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人负责保管。2.财务专用章由公司财务部指定专人负责保管。3.合同专用章由公司合同管理部门指定专人负责保管。4.部门章由各部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.印章保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。2.印章应存放在专门的保险柜或安全箱内，实行双人保管、双锁控制，钥匙分别由保管人员各自持有，非保管人员未经批准不得接触印章。每枚印章均应建立印章保管台账，详细记录印章的领取、使用、归还等情况，确保印章使用情况全过程可追溯。3.印章保管人员不得擅自将印章带出公司办公区域，如因工作需要确需携带外出的，必须经公司领导批准，并办理相关的借用手续，同时要采取必要的安全防范措施，确保印章安全。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损、清晰可辨。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用途、用印时间等信息，并签字确认。2.审批流程：一般性文件用印，由部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。重要文件、合同、协议等用印，需经部门负责人、公司分管领导审核签字后，报公司总经理审批。涉及财务、法律等重大事项的用印，除上述审批流程外，还需经财务部门、法务部门审核签字。3.印章使用：印章保管人员在收到经审批后的《印章使用申请表》后，应认真核对用印事项与申请表内容是否一致，确认无误后，方可在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印文件名称、用印份数、申请人等信息。4.用印监督：对于重要文件、合同等用印过程，应实行双人监督制度，由印章保管人员和申请用印部门的相关人员共同在场，确保用印过程规范、准确。（二）使用范围限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公司名字印章。2.未经公司领导批准，不得擅自将公司名字印章用于为其他单位或个人提供担保、贷款、抵押等经济活动。3.不得将公司名字印章转借他人使用，如因特殊情况确需转借的，必须经公司领导批准，并办理相关的转借手续，明确转借期限和责任。（三）用印登记与存档1.印章保管人员应建立详细的《印章使用登记表》，对每一次印章使用情况进行如实登记，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、审批人、用印事由等信息。2.用印文件应按照档案管理规定进行整理、归档，保存期限按照公司档案管理制度执行。同时，要建立电子档案，便于查询和管理。六、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由相关部门提出申请，经公司领导批准后，办理印章停用手续。2.印章停用后，保管人员应立即将印章封存，并在《印章保管台账》上注明停用日期、停用原因等信息。（二）印章销毁1.对于停用的印章，由行政部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、停用原因、销毁方式等信息，经公司领导批准后进行销毁。2.印章销毁应采用粉碎、焚烧等可靠方式，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，要有专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人等信息。3.销毁后的《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料应按照档案管理规定进行存档，保存期限按照公司档案管理制度执行。七、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责定期对各部门印章使用情况进行检查，包括印章保管、使用流程、用印登记等方面，确保印章管理制度的严格执行。2.公司财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督检查，确保财务资金收付的安全和规范。3.公司审计部门负责对印章使用情况进行不定期审计，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对公司印章管理情况的检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于涉及重大经济纠纷、法律诉讼等事项，主动接受司法机关的监督，按照司法机关的要求提供印章使用相关证据和资料。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用印章的。2.在空白文件上加盖印章的。3.超越印章使用范围使用印章的。4.未按规定进行印章保管、使用登记的。5.将印章转借他人使用的。6.因保管不善导致印章遗失、被盗用、冒用的。（二）处理措施1.对于违规使用印章的行为，一经发现，立即责令停止，并对相关责任人进行批评教育。2.造成公司经济损失或不良影响的，视情节轻重，依法依规追究相关责任人的经济赔偿责任和行政责任；构成犯