零星采购规范化管理制度

PAGE零星采购规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司零星采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因日常办公、生产运营等需要进行的零星采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、维修材料、小型服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现采购资源的优化配置。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。4.归口管理原则：明确采购归口管理部门，统一协调和管理零星采购工作。二、采购职责分工（一）采购归口管理部门[采购归口管理部门名称]作为公司零星采购的归口管理部门，负责制定和完善零星采购管理制度，审核采购申请，组织采购活动，建立供应商管理体系，监督采购合同执行情况等。其主要职责包括：1.制定零星采购工作流程和操作规范。2.审核各部门提交的采购申请，根据采购需求和预算进行审批。3.组织实施零星采购活动，包括询价、比价、议价、招标等采购方式的选择和执行。4.建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估、选择和管理。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调处理合同履行过程中的问题。6.定期对零星采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）需求部门各需求部门负责提出采购申请，明确采购需求和规格要求，配合采购归口管理部门进行采购活动，参与采购验收工作等。其主要职责包括：1.根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息。2.对采购需求的必要性和合理性进行评估，并提供相关技术支持和业务指导。3.协助采购归口管理部门进行供应商选择、询价、比价等工作，参与采购合同的谈判和签订。4.负责采购物品或服务的验收工作，确保采购质量符合要求。5.对采购物品或服务的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进意见。（三）财务部门财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付等。其主要职责包括：1.审核各部门采购申请的预算合理性，确保采购活动在预算范围内进行。2.对采购合同中的付款条款进行审核，确保付款方式和时间符合公司财务规定。3.监督采购资金的使用情况，对采购款项的支付进行审核和把关。4.定期与采购归口管理部门核对采购账目，确保财务数据的准确性。（四）审计部门审计部门负责对零星采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。其主要职责包括：1.制定零星采购审计计划，定期对采购活动进行审计检查。2.审查采购申请、采购流程、采购合同等文件资料，核实采购活动的真实性、合法性和合规性。3.对采购资金的使用情况进行审计，检查是否存在浪费、挪用等问题。4.对审计发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。三、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《零星采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.采购申请表应附上相关的技术规格要求或服务需求说明，以便采购归口管理部门准确理解采购需求。3.对于预算金额较大或涉及重要物资、服务的采购申请，需求部门应提前进行可行性研究和论证，并提交相应的报告。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购归口管理部门后，采购归口管理部门对采购申请进行初审，重点审核采购需求的合理性、必要性、预算的准确性以及是否符合公司相关规定。2.初审通过后，采购申请表提交至公司分管领导进行审批。分管领导根据公司整体战略和业务需求，对采购申请进行综合评估，做出审批决定。3.对于预算金额超过[具体金额]的采购申请，需提交公司总经理进行最终审批。（三）采购实施1.确定采购方式根据采购物品或服务的特点、金额大小、市场供应情况等因素，采购归口管理部门选择合适的采购方式，包括询价采购、比价采购、议价采购、招标采购等。对于金额较小、市场供应较为充足且标准化程度较高的采购物品或服务，一般采用询价采购方式；对于金额适中、有多家供应商可供选择的采购项目，可采用比价采购或议价采购方式；对于金额较大、技术复杂或对公司业务有重大影响且符合招标条件的采购项目，应采用招标采购方式。2.供应商选择与管理采购归口管理部门根据采购需求，在公司供应商信息库中筛选合适的供应商，并向其发出询价函或招标邀请书等采购文件。供应商应在规定时间内提交报价文件或投标文件，采购归口管理部门对供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、信誉、售后服务等因素，选择最优供应商。建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评估，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。3.采购合同签订采购归口管理部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应采用书面形式，并由双方签字盖章确认。合同签订后，采购归口管理部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。4.采购执行与跟踪采购归口管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。需求部门应配合采购归口管理部门做好采购物品或服务的验收准备工作，在供应商交货前提前安排好验收人员和场地。采购过程中如出现变更采购需求、交货延迟、质量问题等情况，采购归口管理部门应及时与供应商协商解决，并根据实际情况调整采购计划和合同条款。（四）采购验收与付款1.采购验收采购物品或服务到货后，需求部门应按照合同约定的质量标准和验收规范进行验收。验收人员应认真核对采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量等信息，确保与合同要求一致。验收合格后，验收人员应在《采购验收单》上签字确认，并加盖部门公章。如发现采购物品或服务存在质量问题或数量短缺等情况，采购归口管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。2.采购付款采购验收合格后，采购归口管理部门应及时将《采购验收单》提交至财务部门。财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核采购款项的支付申请，并按照公司财务规定办理付款手续。付款方式应严格按照采购合同约定执行，一般采用银行转账方式支付。对于金额较小的采购项目，也可根据实际情况采用现金支付或支票支付等方式，但应严格履行审批手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门年度工作计划和业务需求，结合历史采购数据，编制本部门年度零星采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等详细信息，并按季度进行分解。2.采购budget编制应遵循“实事求是、合理预测、节约高效”的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的科学性和合理性。3.采购归口管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合公司整体战略和财务状况，对预算进行综合平衡和调整，形成公司年度零星采购预算草案。（二）预算审批1.公司年度零星采购预算草案提交至公司分管领导进行初审，分管领导对预算草案的合理性、准确性进行审核，并提出修改意见和建议。2.初审通过后，公司年度零星采购预算草案提交至公司总经理办公会进行审议。总经理办公会根据公司发展战略和经营目标，对预算草案进行最终审批，确定公司年度零星采购预算。（三）预算执行与控制1.各部门应严格按照公司下达的采购预算执行采购活动。采购归口管理部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额、调整项目等信息，并提交采购归口管理部门审核。采购归口管理部门审核通过后，报公司分管领导和总经理审批同意后，方可进行预算调整。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，严格控制采购资金的支出，确保采购活动在预算范围内进行。对于超预算采购项目，财务部门有权拒绝支付，并要求采购归口管理部门和需求部门说明原因，采取相应的措施进行处理。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购归口管理部门负责建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、经营状况、信誉情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。2.供应商准入需提交相关证明材料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、产品质量检测报告、业绩证明材料、售后服务承诺等。3.采购归口管理部门对供应商提交的证明材料进行审核，必要时可进行实地考察或调查了解。审核通过后，将供应商纳入公司供应商信息库，并建立供应商档案。（二）供应商评估与考核1.采购归口管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.评估方式可采用定期评估和不定期评估相结合的方式，定期评估每年进行一次，不定期评估根据采购项目的实际情况适时开展。3.采购归口管理部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于在供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如现金奖励、荣誉证书、优先合作机会等。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供劣质产品或服务、拒不履行售后服务承诺等行为的供应商，按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、列入黑名单等。六、监督与检查（一）内部监督1.采购归口管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督和管理。定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。2.审计部门应定期对零星采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。3.公司内部员工有权对采购活动中的违规行为进行举报，公司应设立举报