乡政府档案馆制度规范

PAGE乡政府档案馆制度规范一、总则（一）目的为加强乡政府档案馆的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，提高档案工作的规范化、科学化水平，根据国家有关法律法规和档案行业标准，结合本乡实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于乡政府档案馆的档案收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡政府档案馆对全乡各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映本乡各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理本乡在各项工作中形成的具有保存价值的档案材料，确保档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为全乡各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案馆设置乡政府设立档案馆，作为全乡档案管理的专门机构，配备必要的工作人员和办公设施。（二）工作职责1.负责制定和完善本乡档案管理制度规范，并组织实施。2.集中统一管理全乡各类档案，接收、整理、保管和提供利用本乡各部门及所属单位形成的档案材料。3.对本乡各部门及所属单位的档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作规范开展。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理和利用效率。5.开展档案宣传、教育和培训工作，提高全乡干部职工的档案意识和档案业务水平。6.参与本乡重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。三、档案收集（一）收集范围1.乡政府各部门在履行职能活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种载体的档案材料。2.所属单位形成的反映本单位工作情况的档案材料，包括党群工作、行政管理、业务工作等方面的档案。3.本乡重大活动、重要项目形成的档案材料，如会议记录、决策文件、项目规划、实施过程记录、验收报告等。4.上级机关下发的与本乡工作相关的文件、资料，以及本乡上报给上级机关的文件、报表等。5.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确档案管理人员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。2.档案材料应及时收集，确保齐全完整。对于重要的文件、资料等，应在形成后及时归档，不得积压或散失。3.收集的档案材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。对于不符合要求的档案材料，应及时进行补充或更正。4.各部门及所属单位应按照规定的时间和要求，将整理好的档案材料移交至乡政府档案馆。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案：按照年度机构保管期限分类。年度划分以文件形成的自然年度为准；机构按乡政府各部门及所属单位名称进行分类；保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案：按照项目专业分类。根据本乡的科技项目情况，按项目名称进行分类，每个项目下再按专业性质细分，如工程设计、施工、设备档案等。3.会计档案：按照会计年度类别分类。会计年度按公历年度计算，类别分为会计凭证、会计账簿、财务报告等。4.声像档案：按照载体形式内容分类。载体形式分为照片、录音、录像等，内容按其所反映的主题进行分类。5.实物档案：按照实物类别时间分类。实物类别根据实物的性质确定，如奖牌、证书、印章等，时间按实物获得或制作的时间排序。（三）整理方法1.文书档案：对收集到的文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订等工作。编号采用年度机构保管期限流水号的方式，编目应准确填写文件的题名、责任者、日期、文号、页数等信息。2.科技档案：对项目文件材料进行系统整理，建立项目档案目录，注明项目名称、编号、起止时间、内容简介等信息。对于设备档案，应收集设备的说明书、图纸、操作规程、维修记录等资料，按设备型号进行整理归档。3.会计档案：按照会计档案管理的相关规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理。会计凭证应按月装订成册，标明月份、凭证号数、起止日期、附件张数等；会计账簿应按年度整理，编好页码；财务报告应按年度和类别分别整理归档。4.声像档案：对照片、录音、录像等资料进行整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。照片应冲印或扫描成电子文件，按类别和时间顺序排列；录音、录像资料应转录成电子文件，并做好备份。5.实物档案：对实物进行登记造册，详细记录实物名称、来源、日期、规格、保存地点等信息。实物应妥善保管，如有必要，可拍照或制作模型进行辅助说明。五、档案保管（一）保管场所1.乡政府档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，确保档案安全。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案。装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。2.档案装具应按照档案分类编号顺序排列，标识清晰，便于识别和管理。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映本乡主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管的档案：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时间内对本乡工作有查考利用价值的档案，分别列为30年、10年保管。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.定期对档案保管状况进行检查，重点检查档案的实体安全、装具状况、库房环境等。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本乡档案管理制度规范。2.服务为本原则：以满足全乡各项工作对档案的利用需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅：本乡各部门及所属单位因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到乡政府档案馆查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案馆。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经本部门负责人和档案馆负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或擅自复制档案。3.出具证明：根据工作需要，可向利用者出具档案证明。档案证明应依据档案原件如实出具，加盖乡政府档案馆印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称及数量等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由乡政府分管领导担任组长，档案馆负责人及相关部门业务骨干为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。对于仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。2.鉴定档案价值时，应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，全面分析档案对本乡工作和社会发展的作用。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷（件）审查，提出销毁意见，填写档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容。2.将档案销毁清册报乡政府分管领导审批。经批准后，由档案馆会同相关部门指定专人负责销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定监销人员，监销人员应对销毁情况进行详细记录，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为全乡各项工作提供便捷的档案信息资源共享服务。（二）数字化加工1.对馆藏档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案。数字化扫描应遵循相关标准和规范，确保扫描图像清晰、完整、准确。2.建立档案数字化加工质量控制体系，对数字化加工过程进行全程监控，确保数字化档案的质量。（三）数据库建设1.建立档案数据库，包括文书档案数据库、科技档案数据库、会计档案数据库、声像档案数据库、实物档案数据库等。数据库应结构合理、功能完善，便于档案信息的存储、检索和利用。2.对档案数据进行分类、著录、标引等处理，确保数据的规范性和准确性。同时，建立数据备份和恢复机制，保障数据安全。（四）信息系统应用1.采用先进的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、检索查询、借阅管理、统计分析、权限控制等功能。2.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。九、档案人员管理（一）人员配备乡政府档案馆应配备具有档案专业知识和技能的工作人员，人员数量应根据档案管理工作的实际需要确定。（二）岗位职责1.档案馆负责人：全面负责档案馆的管理工作，制定档案工作计划和管理制度，组织实施档案收集、整理、保管、利用等各项工作，协调与其他部门的关系，确保档案工作顺利开展。2.档案管理人员：负责档案的具体业务工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、利用登记等，协助开展档案鉴定与销毁工作，参与档案信息