公司交接管理规范制度

PAGE公司交接管理规范制度一、总则（一）目的为了规范公司交接管理工作，确保公司各项业务的顺利过渡，保护公司利益，维护正常的工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、员工岗位变动、离职等涉及工作交接的所有情况。（三）基本原则1.全面性原则：交接工作应涵盖公司业务、资产、资料、信息等各个方面，确保无遗漏。2.准确性原则：交接内容必须准确无误，真实反映实际情况，避免虚假或误导性信息。3.及时性原则：交接工作应在规定的时间内完成，不得拖延，以保障工作的连续性。4.责任明确原则：明确交接双方的责任，确保交接过程中出现问题能够及时追溯和解决。二、交接准备（一）交接通知1.当出现需要进行交接的情况时，相关负责人应提前[X]个工作日向交接双方发出交接通知。通知应明确交接的事项、时间、地点等信息。2.交接通知应以书面形式发送，并要求接收方签字确认收到通知。（二）交接资料准备1.交接方应提前整理好相关资料，包括但不限于工作文件、合同协议、客户信息、财务数据、设备清单等，并按照类别进行分类编号，便于交接时查阅。2.资料应确保完整、准确，如有缺失或损坏应及时补充或修复。对于电子资料，应进行备份并存储在可移动存储设备或公司指定的存储系统中。（三）交接人员安排1.交接双方应指定专人负责交接工作，交接人员应具备相应的业务知识和工作能力，熟悉交接事项。2.交接人员应保持良好的沟通和协作态度，积极配合完成交接工作。如有特殊情况需要更换交接人员，应提前通知对方并说明原因。三、业务交接（一）工作任务交接1.交接方应向接收方详细介绍正在进行的工作任务，包括任务的目标、进度、要求、注意事项等。2.接收方应认真听取交接方的介绍，并对不清楚的地方及时提问，确保全面理解工作任务。3.交接双方应共同制定工作任务交接清单，明确任务的交接时间、责任人等信息，并签字确认。（二）客户关系交接1.交接方应将客户信息（包括客户名称、联系方式、业务往来情况等）详细告知接收方，并提供相关的沟通记录和业务文件。2.接收方应与交接方共同与重要客户进行沟通，介绍交接情况，确保客户知晓并认可交接事宜，维护良好的客户关系。3.对于涉及商业机密的客户信息，交接双方应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。（三）项目交接1.如涉及项目交接，交接方应向接收方提供项目的整体情况，包括项目背景、目标、计划、预算、执行情况等。2.交接双方应共同审查项目文档，确保项目资料的完整性和准确性。对于正在进行的项目，接收方应了解项目的进展情况，明确后续工作的重点和方向。3.项目交接过程中，交接方应协助接收方与项目相关方（如供应商、合作伙伴等）进行沟通协调，确保项目的顺利过渡。四、资产交接（一）办公设备交接1.交接方应列出所使用的办公设备清单，包括电脑、打印机、复印机、办公桌椅等，并注明设备的型号、配置、使用状况等信息。2.接收方应按照清单逐一核对设备的数量和状况，如有问题应及时与交接方协商解决。3.交接双方应共同对设备进行调试和检查，确保设备能够正常使用。对于存在故障或损坏的设备，应明确责任并记录在交接清单中。（二）固定资产交接1.涉及固定资产交接的，交接方应提供固定资产卡片、购置发票、使用说明书等相关资料。2.接收方应按照固定资产管理规定对交接的资产进行验收，核实资产的数量、规格、价值等信息，并办理固定资产交接手续。3.固定资产交接应在公司固定资产管理部门的监督下进行，确保交接过程合规、准确。（三）低值易耗品交接1.交接方应将所使用的低值易耗品（如文具、办公用品等）进行清点，并列出清单交给接收方。2.接收方应根据清单对低值易耗品进行核对和接收，对于短缺或损坏的物品，应要求交接方说明原因并进行相应处理。五、资料交接（一）文件资料交接1.交接方应将与工作相关的文件资料（如规章制度、工作流程、报告报表、会议纪要等）整理成册，移交给接收方。2.文件资料应按照重要程度和使用频率进行分类，便于接收方查阅和使用。交接双方应在文件资料交接清单上签字确认，注明资料的名称、数量、日期等信息。3.对于电子文件资料，交接方应将文件的存储路径、密码等信息告知接收方，并协助接收方进行数据导入和转换，确保接收方能够正常访问和使用。（二）财务资料交接1.财务人员在进行交接时，应按照财务管理制度的要求，将会计凭证、账簿、报表、财务印章、票据等资料进行详细交接。2.交接双方应共同核对财务数据的准确性，确保账账相符、账实相符。对于存在疑问的账目，应及时进行核实和处理。3.财务资料交接应编制专门的财务交接清单，由交接双方和监交人签字确认。监交人应由公司财务负责人或指定的专人担任。（三）其他资料交接1.根据工作需要，交接方还应将其他相关资料（如技术资料、业务档案、培训资料等）移交给接收方。2.其他资料交接应参照文件资料交接的要求进行，确保资料的完整性和准确性。交接双方应在交接清单上签字确认，并注明资料的保管期限和使用权限。六、交接流程（一）初步沟通1.交接通知发出后，交接双方应在规定时间内进行初步沟通，了解交接事项的大致情况，明确各自的职责和任务。2.初步沟通可以通过会议、电话、邮件等方式进行，沟通内容应形成记录，以备后续查阅。（二）现场交接1.按照约定的时间和地点，交接双方进行现场交接。交接过程中，交接方应按照交接清单逐一介绍和移交相关事项，接收方应认真听取和检查。2.对于重要事项或关键环节，交接方应进行详细说明和演示，确保接收方能够熟练掌握。接收方在接收过程中如有疑问或发现问题，应及时提出并与交接方协商解决。（三）资料审查1.交接完成后，接收方应对交接的资料进行审查，确保资料的完整性和准确性。如发现资料存在问题，应及时要求交接方补充或更正。2.资料审查应在规定的时间内完成，审查结果应形成书面报告，报告内容包括资料审查情况、发现的问题及处理建议等。（四）签字确认1.交接双方对交接事项和资料审查结果进行确认后，应在交接清单、文件资料交接表等相关文件上签字盖章，明确双方的责任和义务。2.签字确认后的文件应妥善保存，作为交接工作的重要依据。如有后续需要查阅或追溯交接情况，应以签字确认的文件为准。（五）监交1.在重要岗位或涉及重大事项的交接过程中，应指定监交人进行监督。监交人应全程参与交接过程，确保交接工作的合规、公正、透明。2.监交人应对交接双方的行为进行监督，对交接过程中出现的问题及时提出意见和建议，并在交接完成后对交接情况进行审核，签署监交意见。七、交接监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的交接监督小组，负责对交接工作进行全程监督。监督小组应由公司内部审计、人力资源、财务等相关部门人员组成。2.监督小组应定期对交接工作进行检查，了解交接工作的进展情况，发现问题及时督促交接双方进行整改。（二）检查内容1.检查交接工作是否按照本制度规定的流程和要求进行，交接手续是否齐全、规范。2.检查交接资料的完整性和准确性，是否存在遗漏或虚假信息。3.检查交接双方是否履行了各自的职责，是否存在推诿扯皮、故意拖延等情况。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时向交接双方发出整改通知，要求其限期整改。整改通知应明确问题的性质、整改要求和期限。2.交接双方应按照整改通知的要求进行整改，并将整改情况及时反馈给监督小组。监督小组应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反本制度规定、导致交接工作出现严重问题的责任人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。八、保密与竞业限制（一）保密规定1.交接双方在交接过程中知悉的公司商业秘密、技术秘密、客户信息等，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露给任何第三方。2.交接完成后，接收方仍应对所接触到的保密信息承担保密责任，直至该信息不再具有保密价值或得到公司的书面授权解除保密义务。（二）竞业限制1.对于涉及竞业限制的岗位或人员，交接双方应严格遵守公司的竞业限制协议。在竞业限制期限内，离职员工不得在与公司有竞争关系的单位工作或从事与公司业务相竞争的活动。2.公司应按照竞业限制协议的约定，向离职员工支付相应的经济补偿。交接过程中，交接方应将竞业限制协议的具体内容告知接收方，并提醒其遵守相关规定。九、培训与支持（一）培训安排1.为帮助接收方尽快熟悉工作，交接方应根据实际情况为接收方提供必要的培训。培训内容应包括业务知识、工作流程、操作技能等方面。2.培训方式可以采用集中授课、现场演示、一对一辅导等多种形式，培训时间和地点应根据双方的工作安排合理确定。（二）支持措施1.在交接后的一定期限内，交接方应根据接收方工作的需要，提供必要的支持和指导。如接收方在工作中遇到问题，交接方应及时给予解答和帮助。2.公司应鼓励交接双方保持良好的沟通和协作关系，共同解