内控数据管理规范制度

PAGE内控数据管理规范制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司内控数据管理，确保数据的准确性、完整性、安全性和保密性，为公司决策提供可靠依据，促进公司稳健运营。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及内控数据的收集、存储、使用、传输、共享、备份及销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保内控数据管理活动合法合规。2.准确性原则：数据录入、处理和存储应准确无误，保证数据质量。3.完整性原则：涵盖公司运营所需的各类内控数据，避免数据缺失。4.安全性原则：采取有效措施保护数据安全，防止数据泄露、篡改或丢失。5.保密性原则：对涉及公司机密的内控数据严格保密，限制访问权限。二、数据管理职责分工（一）数据管理部门设立专门的数据管理部门，负责统筹公司内控数据管理工作。其职责包括：1.制定和完善内控数据管理制度及流程。2.组织数据的收集、整理、分析和报告。3.建立和维护数据管理系统及数据库。4.监督各部门数据管理工作的执行情况。（二）业务部门各业务部门负责本部门内控数据的收集、整理和初步审核，并及时提交给数据管理部门。同时，配合数据管理部门进行数据质量检查和问题整改。（三）信息技术部门信息技术部门负责提供数据管理所需的技术支持，包括系统维护、网络安全保障、数据备份与恢复等工作。（四）管理层公司管理层负责审批内控数据管理相关政策和制度，监督数据管理工作的整体运行，对重大数据管理决策进行指导和协调。三、数据收集与录入（一）收集要求1.明确数据收集的来源、渠道和方法，确保收集的数据真实、可靠、完整。2.制定数据收集计划，规定收集的时间节点和频率，保证数据的及时性。3.对收集的数据进行初步审核，检查数据的准确性和合规性，发现问题及时反馈并纠正。（二）录入规范1.数据录入人员应经过专业培训，熟悉数据录入系统的操作流程和规范。2.严格按照数据标准和格式进行录入，确保数据的一致性和规范性。3.录入过程中要进行数据校验，对录入错误及时提示并修正，保证录入数据的准确性。四、数据存储与管理（一）存储方式1.根据数据的重要性、使用频率和存储期限等因素，选择合适的数据存储方式，如磁盘存储、磁带存储、云存储等。2.建立数据存储备份机制，定期对重要数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）存储安全1.对存储设备进行安全防护，设置访问权限，限制未经授权的人员访问。2.采取数据加密技术，对敏感数据进行加密存储，确保数据在存储过程中的保密性。3.定期检查存储设备的运行状态，及时处理硬件故障和软件问题，保证数据存储的稳定性。（三）数据分类与标识1.按照数据的性质、用途和敏感程度等进行分类，如财务数据、业务数据、客户数据等。2.为每类数据赋予唯一的标识，便于数据的识别、查询和管理。（四）数据清理与归档1.定期对存储的数据进行清理，删除过期、无用的数据，释放存储空间。2.将已处理完毕且具有长期保存价值的数据进行归档，建立归档管理制度，确保数据可追溯和查询。五、数据使用与共享（一）使用权限1.根据员工的工作职责和业务需求，设定不同的数据使用权限，确保员工只能访问和使用与其工作相关的数据。2.对于涉及公司机密的数据，严格限制访问权限，实行专人专管。（二）使用规范1.使用数据时应遵循数据使用目的，不得擅自更改或滥用数据。2.对数据的使用过程进行记录，包括使用时间、使用人员、使用内容等，以便进行审计和追溯。（三）数据共享1.确需共享数据的，应按照公司规定的流程进行审批，明确共享的范围、目的和方式。2.在数据共享过程中，要采取必要的安全措施，确保共享数据的安全性和保密性。六、数据安全与保密（一）安全措施1.建立数据安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击。2.加强内部网络安全管理，规范员工的网络行为，禁止在公司网络上进行非法活动。3.定期进行数据安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。（二）保密制度1.与员工签订保密协议，明确员工在数据保密方面的责任和义务。2.对涉及公司机密的数据，严格限制知悉范围，采取加密、隔离等措施进行保护。3.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因人为疏忽导致数据泄露。（三）数据安全事件应急处理1.制定数据安全事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.一旦发生数据安全事件，应立即启动应急预案，采取措施控制事件影响范围，及时进行数据恢复和调查处理。3.对数据安全事件进行总结分析，提出改进措施和防范建议，防止类似事件再次发生。七、数据质量监控与考核（一）监控机制1.建立数据质量监控指标体系，对数据的准确性、完整性、及时性等进行量化考核。2.定期对数据质量进行检查和评估，通过数据比对、抽样检查等方式发现数据质量问题。3.设立数据质量反馈渠道，及时收集各部门和员工对数据质量问题的反馈和建议。（二）考核办法1.将数据质量纳入部门和员工的绩效考核体系，对数据质量不达标的部门和个人进行相应的扣分或处罚。2.对在数据管理工作中表现突出、数据质量高的部门和个人给予奖励，激励员工积极参与数据管理工作。八、数据审计与监督（一）内部审计1.定期开展内控数据管理内部审计工作，检查数据管理制度的执行情况、数据处理流程的合规性以及数据质量状况。2.审计人员应具备专业的审计知识和技能，按照审计程序和方法进行审计工作，出具审计报告，提出审计意见和建议。（二）外部监督1.积极配合外部监管机构的检查和监督，及时提供相关内控数据和资料。2.关注行业数据管理的最新要求和趋势，不断完善公司的数据管理工作，以适应外部监管环境的变化。九、培训与宣传（一）培训计划1.制定数据管理培训计划，根据员工的岗位需求和技能水平，提供针对性的数据管理培训课程。2.培训内容包括数据管理基础知识、数据处理软件操作、数据安全保密等方面，提高员工的数据管理能力。（二）宣传推广1.通过内部刊物、宣传栏、公司网站等渠道，宣传内控数据管理的重要性和相关制度，提高员工的数据管理意识。2.定期发布数据管理工作动