电梯维保单保管制度规范

PAGE电梯维保单保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司电梯维保单的保管与管理，确保维保单的完整性、准确性和可追溯性，保障电梯维护保养工作的规范开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司负责的所有电梯维保单的保管工作，包括电梯日常维护保养合同中涉及的维保单，以及因电梯维修、改造、更新等项目产生的维保单。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及电梯行业相关标准，确保维保单的保管工作合法合规。2.安全保密原则：保障维保单的安全存储，防止信息泄露，维护公司及客户的合法权益。3.分类管理原则：按照维保单的类别、时间、项目等进行分类管理，便于查询和使用。4.责任明确原则：明确各部门及人员在维保单保管过程中的职责，确保工作落实到位。二、维保单的分类与编号（一）分类1.日常维护保养维保单：记录电梯日常维护保养工作的相关内容，包括维护保养时间、项目、人员等信息。2.维修维保单：针对电梯出现故障或需要维修的情况，记录维修工作的详细信息，如维修时间、故障描述、维修措施、更换部件等。3.改造维保单：当电梯进行改造项目时，记录改造的具体内容、过程、验收情况等信息。4.更新维保单：涉及电梯更新的项目，记录更新的设备信息、安装调试情况、验收结果等。（二）编号1.维保单编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号格式为：[年份][项目类别代码][顺序号]。2.年份：用四位数字表示维保单产生的年份，如“2023”。3.项目类别代码：日常维护保养用“R”表示，维修用“W”表示，改造用“G”表示，更新用“X”表示。4.顺序号：按照维保单产生的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，2023年第5份维修维保单的编号为“2023W005”。三、维保单的获取与填写（一）获取1.公司与电梯维护保养单位签订日常维护保养合同后，由维护保养单位负责提供维保单的空白表格。2.对于电梯维修、改造、更新项目，由项目负责人根据实际情况向相关部门或供应商索取维保单。（二）填写要求1.维保单应使用黑色或蓝色钢笔、中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。如有错误需要更正，应在更正处加盖更正章或签名确认。2.填写内容应完整、准确，包括电梯基本信息（如型号、编号、安装位置等）、维护保养或维修改造项目内容、时间、人员签名等。3.对于维修、改造、更新项目，应详细记录故障原因、维修措施、更换部件清单及规格型号等信息。更换部件应注明品牌、产地、规格型号等，确保可追溯性。4.维保单上的签名应真实有效，相关人员应在规定位置签字确认，不得代签。四、维保单的审核与审批（一）审核1.维保单填写完成后，由维护保养单位或项目负责人提交至本部门负责人进行审核。2.审核内容包括维保单填写的完整性、准确性、合规性等。审核人员应仔细核对各项信息，确保与实际工作情况相符，如有问题应及时要求填写人员进行更正。（二）审批1.经部门负责人审核通过的维保单，提交至公司分管领导进行审批。2.分管领导应根据公司相关规定和项目实际情况，对维保单进行审批。审批通过后，维保单方可生效。3.对于涉及金额较大、技术复杂或存在重大安全隐患的维修、改造、更新项目维保单，需经公司总经理审批。五、维保单的保管（一）保管部门1.日常维护保养维保单由公司电梯管理部门负责保管。2.维修、改造、更新维保单由项目实施部门负责保管，项目结束后移交至电梯管理部门统一保管。（二）保管方式1.纸质维保单：应存放在专门的文件柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。文件柜应具备防火、防潮、防虫等功能，确保维保单的安全保存。2.电子维保单：对于已录入电子系统的维保单，应定期进行备份，备份存储介质应妥善保管。电子维保单应建立索引目录，方便快速查询和检索。（三）保管期限1.日常维护保养维保单的保管期限为电梯使用周期结束后至少2年。2.维修、改造、更新维保单的保管期限为该项目完成后至少5年。（四）保管要求1.保管人员应定期对维保单进行整理和核对，确保维保单的完整性和准确性。如发现维保单有缺失或损坏，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。2.严格限制维保单的查阅和借阅权限，未经批准，任何人不得擅自查阅、复印或借阅维保单。确因工作需要查阅或借阅维保单的，应填写《维保单查阅/借阅申请表》，经相关部门负责人和分管领导批准后，方可查阅或借阅，并在规定时间内归还。查阅或借阅人员应妥善保管维保单，不得随意涂改、损坏或丢失。3.维保单保管期间，如遇公司内部审计、外部检查等情况，保管人员应积极配合，提供相关维保单资料。六、维保单的查阅与使用（一）查阅流程1.公司内部人员因工作需要查阅维保单时，应填写《维保单查阅申请表》，注明查阅原因、维保单编号、查阅内容等信息。2.将申请表提交至电梯管理部门负责人审核，审核通过后，由电梯管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员不得擅自将维保单带出指定查阅地点，如需复印或摘录相关内容，应经电梯管理部门负责人批准，并在复印件或摘录件上注明用途和日期。（二）使用范围1.维保单主要用于电梯维护保养工作的记录与追溯、故障分析与处理、质量监督与检查、安全评估与管理等方面。2.公司内部各部门在开展与电梯相关的工作时，如需参考维保单信息，应按照查阅流程进行查阅和使用。3.对外提供维保单信息时，应严格按照公司保密制度的规定进行审批，确保信息安全。未经公司批准，不得向任何单位或个人提供维保单的全部或部分内容。七、维保单的销毁（一）销毁条件1.维保单保管期限届满后，由电梯管理部门提出销毁申请，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。2.对于因特殊原因需要提前销毁的维保单，应提供充分的理由和相关证明材料，经公司总经理批准后，方可实施销毁。（二）销毁方式1.纸质维保单的销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保维保单信息无法恢复。2.电子维保单的销毁应通过专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理，防止数据被恢复。（三）销毁记录1.维保单销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁时间、销毁方式、维保单编号、数量等信息。2.销毁记录