集团办公室规范管理制度

PAGE集团办公室规范管理制度一、总则（一）目的为加强集团办公室管理，提高工作效率，确保各项工作规范、有序、高效运行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于集团办公室全体工作人员，以及与办公室业务相关的其他部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，加强部门间协作，提高整体工作效率。3.服务至上原则：以服务集团各部门和员工为宗旨，提供优质、高效的服务。4.规范透明原则：各项工作流程和标准明确、透明，便于执行和监督。二、组织架构与职责（一）组织架构集团办公室设主任一名，副主任若干名，下设行政、文秘、档案、后勤等岗位。（二）职责分工1.主任职责全面负责集团办公室的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调办公室与其他部门的工作关系，确保各项工作顺利开展。审核重要文件和报告，对重大事项提出决策建议。负责办公室人员的考核、培训和晋升等工作。2.副主任职责协助主任开展工作，负责分管领域的具体工作安排和落实。审核分管工作的文件和报告，提出修改意见。组织协调分管工作的相关会议和活动。及时向主任汇报分管工作进展情况和存在的问题。3.行政岗位职责负责集团办公用品的采购、管理和发放。做好办公设备的日常维护和保养，确保设备正常运行。安排集团会议、活动的场地布置和后勤保障工作。负责集团车辆的调度、管理和维护。4.文秘岗位职责负责集团各类文件的起草、审核、印发和归档工作。做好集团公文的收发、登记、传阅和保管工作。组织撰写集团工作报告、总结等综合性材料。负责集团信息的收集、整理和报送工作。5.档案岗位职责制定集团档案管理制度，规范档案管理工作流程。负责集团各类档案的收集、整理、归档和保管工作。做好档案的查阅、借阅和利用工作，确保档案安全。定期对档案进行鉴定和销毁，做好档案统计工作。6.后勤岗位职责负责集团办公区域的环境卫生清扫和维护工作。做好集团食堂的管理工作，确保饮食安全和质量。负责集团宿舍的管理和分配工作。协助做好集团其他后勤保障工作。三、工作流程与规范（一）文件管理1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合法律法规和集团相关规定。文件起草完成后，由部门负责人审核签字，送办公室文秘岗位进行格式和文字审核。2.文件审核文秘岗位对文件进行审核，重点审核文件内容的准确性、完整性、规范性和逻辑性。对于涉及重要事项或多个部门的文件，应组织相关部门进行会审。3.文件印发审核通过的文件，由文秘岗位进行编号、排版，送办公室主任签发。办公室主任签发后的文件，交文印室印发，并做好文件发放登记工作。4.文件归档文件印发后，文秘岗位及时将文件原稿、印发件和相关附件整理归档，确保文件资料的完整性。定期对归档文件进行整理和清查，确保文件存放有序，便于查阅。（二）会议管理1.会议计划集团办公室根据集团工作安排，制定年度会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程等。各部门如需召开会议，应提前向办公室提交会议申请，经批准后纳入会议计划。2.会议筹备办公室根据会议计划，负责会议的筹备工作，包括场地布置、设备调试、资料准备等。提前通知参会人员会议时间、地点和议程，确保参会人员按时参会。3.会议组织会议期间，办公室负责会议的组织和服务工作，包括签到、记录、茶水供应等。做好会议记录，会后及时整理会议纪要，经办公室主任审核后印发给参会人员和相关部门。4.会议跟进办公室负责对会议决议的执行情况进行跟进，及时向相关部门了解决议落实情况。对未按时完成的决议事项，督促相关部门说明原因，并提出整改措施。（三）档案管理1.档案收集各部门应及时将本部门形成的文件、资料、报表等档案材料移交办公室档案岗位。档案岗位定期对各部门移交的档案材料进行检查和核对，确保档案材料的完整性。2.档案整理档案岗位按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作。对破损、褪色的档案材料进行修复和复制，确保档案质量。3.档案归档整理好的档案材料按照年度、类别、保管期限等进行归档，存入档案库房。建立档案索引和检索工具，便于档案的查阅和利用。4.档案查阅集团内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人和办公室主任批准后，到档案岗位查阅。查阅档案时，档案岗位工作人员应在场监督，确保档案安全。5.档案借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、办公室主任和集团分管领导批准后，办理借阅手续。借阅档案应在规定时间内归还，如需延期，应办理续借手续。6.档案鉴定与销毁档案岗位定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。对已到保管期限且无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经办公室主任和集团分管领导批准后，进行销毁。档案销毁应指定专人负责，确保档案销毁过程的安全和保密。（四）办公用品管理1.采购计划行政岗位根据集团各部门办公用品的使用情况，制定年度办公用品采购计划。采购计划应明确办公用品的名称、规格、数量、预算等。2.采购实施行政岗位按照采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格遵守采购流程，确保采购物品的质量和价格合理。3.入库管理办公用品采购到货后，行政岗位负责组织验收，核对物品的名称、规格、数量、质量等。验收合格的办公用品办理入库手续，填写入库单，登记入账。4.发放管理各部门根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后，到行政岗位领取。行政岗位按照申请表发放办公用品，并做好发放记录。5.库存盘点行政岗位定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对盘盈、盘亏的办公用品，应查明原因，及时调整账目。（五）办公设备管理1.设备采购各部门根据工作需要提出办公设备采购申请，经办公室主任审核后，报集团领导审批。办公室按照审批意见进行设备采购，选择合适的供应商和设备型号。2.设备验收设备到货后，办公室组织相关人员进行验收，检查设备的外观、性能、数量等。验收合格的设备办理入库手续，填写入库单，登记入账。3.设备安装与调试办公室安排专业人员对办公设备进行安装和调试，确保设备正常运行。设备安装调试完成后，组织使用部门进行培训，使其熟悉设备的操作方法和注意事项。4.设备使用与维护使用部门负责办公设备的日常使用和维护，严格按照操作规程进行操作。办公室定期对办公设备进行检查和维护，及时发现和解决设备故障。5.设备报废对于已损坏无法修复或已达到使用年限的办公设备，使用部门填写设备报废申请表，经办公室审核后，报集团领导审批。批准报废的设备由办公室统一处理，做好报废设备的登记和销账工作。（六）车辆管理1.车辆调度行政岗位负责集团车辆的调度工作，根据工作需要合理安排车辆使用。各部门如需使用车辆，应提前向行政岗位提交用车申请，说明用车时间、地点、事由等。2.车辆使用驾驶员接到派车任务后，应按时到达指定地点，确保车辆安全、准时送达目的地。驾驶员在行车过程中应严格遵守交通规则，确保行车安全。3.车辆维护行政岗位负责制定车辆维护计划，定期对车辆进行保养和维修。驾驶员应做好车辆的日常检查和维护工作，发现问题及时报告。4.车辆费用管理行政岗位负责车辆费用的核算和报销工作，严格控制车辆费用支出。车辆费用报销应按照集团财务制度的规定进行审批和报销。（七）后勤管理1.环境卫生管理后勤岗位负责集团办公区域的环境卫生清扫和维护工作，制定环境卫生管理制度。定期对办公区域进行清扫、消毒，保持环境整洁卫生。2.食堂管理后勤岗位负责集团食堂的管理工作，制定食堂管理制度。加强食堂食品安全管理，确保饮食安全和质量。合理安排食堂饭菜品种，满足员工不同口味需求。3.宿舍管理后勤岗位负责集团宿舍的管理和分配工作，制定宿舍管理制度。做好宿舍设施设备的维护和管理工作，为员工提供良好的住宿条件。加强宿舍安全管理工作，确保员工人身和财产安全。四、工作纪律与考核（一）工作纪律1.遵守国家法律法规和集团各项规章制度，自觉维护集团形象。2.按时上下班，不迟到、不早退、不旷工。如需请假，应按照集团请假制度办理手续。3.工作时间内，应专心工作，不得从事与工作无关的事情。4.严格遵守保密制度，不得泄露集团机密信息。5.团结协作，积极配合其他部门和同事工作，不得推诿扯皮。（二）考核办法1.办公室定期对工作人员的工作表现进行考核，考核内容包括工作