出口企业清关制度规范

PAGE出口企业清关制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范出口企业清关流程，确保货物顺利出口，遵守相关法律法规，保障企业合法合规经营，提高清关效率，降低清关风险。（二）适用范围本制度适用于本公司所有涉及出口业务的部门及人员，包括但不限于销售部门、物流部门、单证部门等。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家及国际贸易相关法律法规，确保清关行为合法合规。2.准确性原则提供的清关文件和信息必须准确无误，避免因错误导致清关延误或受阻。3.及时性原则各部门应密切协作，按照规定的时间节点完成清关相关工作，确保货物按时出口。4.保密性原则对清关过程中涉及的商业秘密、客户信息等予以保密。二、清关流程规范（一）出口申报前准备1.订单确认销售部门在接到出口订单后，应及时与客户确认订单细节，包括货物名称、数量、规格、价格、交货期等，确保订单信息准确无误。2.资料收集收集货物相关资料，如产品说明书、质量检验证书、原产地证明等。准备商业发票、装箱单、提单等清关文件模板，并根据订单信息填写准确内容。3.商品归类及编码确定依据《商品名称及编码协调制度》等相关规定，准确确定出口货物的商品归类及海关编码。对于复杂商品或不确定归类的商品，可咨询专业报关行或海关预归类部门。（二）报关申报1.报关单填制单证部门根据收集的资料和确定的商品归类，准确填制报关单。报关单内容应包括经营单位、发货单位、申报日期、运输方式、运输工具名称、提运单号、收货单位、贸易方式、征免性质、许可证号、起运国（地区）、运抵国（地区）、境内货源地、批准文号、成交方式、运费、保费、杂费、合同协议号、件数、包装种类、毛重、净重、集装箱号、随附单据、用途、标记唛码及备注等。2.报关单提交单证部门完成报关单填制后，应进行认真审核，确保无误后通过电子口岸系统向海关提交报关申报数据。同时，将纸质报关单及随附单证一并准备齐全，按照规定时间递交至海关报关窗口。（三）海关查验1.查验通知海关在接受报关申报后，可能会根据风险分析等情况决定对货物进行查验。海关发出查验通知后，物流部门应及时通知公司相关人员。2.查验准备公司应安排专人负责配合海关查验工作，提前了解查验要求和时间。准备好货物及相关单证，确保货物包装完好、标识清晰，单证齐全且与报关申报一致。3.查验实施海关查验人员到货物存放地进行查验时，公司配合人员应协助海关人员开箱、拆包，核对货物的实际情况与报关单申报内容是否相符。对于海关提出的疑问，应如实、准确地进行解答，并提供相关证明文件。（四）税费缴纳及放行1.税费计算海关根据报关单及查验情况确定应缴纳的税费种类及金额，包括关税、增值税、消费税等。财务部门应及时进行税费计算。2.税费缴纳财务部门根据海关确定的税费金额，通过指定的银行账户缴纳税费。缴纳税费后，获取银行出具的税费缴纳凭证。3.海关放行海关在收到税费缴纳凭证且审核无误后，对货物予以放行。物流部门应及时安排货物出运，确保按时交付客户。三、清关文件管理规范（一）文件种类及要求1.商业发票必须由公司正式开具，内容包括买卖双方信息、货物描述、数量、价格、贸易方式、运输方式等，且与合同内容一致。发票金额应准确反映货物的实际成交价格，不得虚开或低开。2.装箱单详细列出货物的包装形式、数量、重量、体积等信息，与实际装箱情况相符。装箱单上的货物描述应与商业发票一致，便于海关核对。3.提单由船公司或货代签发，是货物运输合同的证明和货物所有权凭证。提单内容应包括托运人、收货人、通知人、货物名称、数量、重量、体积、船名、航次、装货港、卸货港、提单号等，且与报关单及其他清关文件相关信息一致。4.原产地证明根据货物实际原产国及相关规定办理，如一般原产地证书（CO）、普惠制原产地证书（FORMA）等。证书内容应真实、准确，不得伪造或冒用。5.质量检验证书由具备资质的检验机构出具，证明货物符合相关质量标准。证书应注明检验依据、检验结果等信息，且检验项目应符合进口国要求。（二）文件制作与审核1.制作各相关部门按照职责分工负责清关文件的制作。单证部门负责商业发票、装箱单、提单等主要文件的制作，其他部门配合提供相关资料。文件制作人员应严格按照规定格式和要求进行填写，确保内容准确、完整、清晰。2.审核清关文件制作完成后，应进行严格审核。首先由制作部门内部审核，确保文件内容无误。然后提交至相关部门负责人进行审核，重点审核文件与订单、合同的一致性以及是否符合清关要求。最后由公司指定的审核人员进行终审，审核通过后的文件方可用于清关申报。（三）文件存档与保管1.存档清关文件在完成清关申报及货物出运后，应按照档案管理规定进行存档。存档期限应符合国家法律法规及公司内部要求，一般为[X]年。2.保管设立专门档案库或使用电子存储设备对清关文件进行妥善保管，确保文件的安全性和完整性。定期对档案进行检查和维护，防止文件损坏、丢失或泄露。四、清关风险防控规范（一）风险识别与评估1.风险识别建立清关风险识别机制，定期收集、分析清关过程中可能出现的风险因素，包括政策法规变化、海关查验重点调整、贸易伙伴信誉等。加强与海关、货代、报关行等相关机构的沟通，及时了解行业动态和潜在风险。2.风险评估根据风险识别结果，对清关风险进行评估，确定风险等级。风险等级可分为高、中、低三级。根据风险等级制定相应的防控措施。（二）风险防控措施1.政策法规跟踪安排专人关注国家及国际贸易政策法规变化，及时调整清关策略。参加相关培训和研讨会，确保公司清关业务人员了解最新政策法规要求。2.海关沟通协调与当地海关建立良好的沟通渠道，定期汇报公司出口业务情况，及时了解海关工作重点和要求。对于海关提出的疑问或问题，积极配合解答和处理，争取海关的理解和支持。3.供应商管理对供应商进行严格筛选和评估，确保其提供的货物符合质量标准和清关要求。与供应商签订明确的质量保证协议和违约责任条款，督促供应商履行义务。4.内部培训与监督定期组织清关业务培训，提高员工的业务水平和风险意识。在公司内部建立清关业务监督机制，对清关流程各环节进行检查和监督，及时发现和纠正违规行为。（三）应急处置预案1.制定原则应急处置预案应遵循快速响应、有效应对、减少损失的原则，确保在清关过程中出现突发风险事件时能够及时、妥善处理。2.预案内容明确应急处置的组织机构和职责分工，包括应急指挥小组、各成员部门的具体职责等。针对不同类型风险事件制定详细的处置流程和措施，如海关查验不通过、税费缴纳异常