龙湖供应商管理制度规范

PAGE龙湖供应商管理制度规范一、总则（一）目的为加强龙湖供应商管理，规范供应商选择、评估、合作及管理流程，确保供应商提供优质的产品和服务，保障龙湖项目的顺利进行，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于龙湖集团及其下属各公司与供应商之间的合作管理活动，包括但不限于工程建设、材料供应、设备采购、服务外包等领域。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评估和管理过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，依据客观标准进行评价和决策。2.质量优先原则：将供应商提供产品和服务的质量作为首要考量因素，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商合作。3.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同促进业务发展，实现双方利益最大化。4.合规合法原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规定，确保供应商管理活动合法合规。二、供应商选择（一）供应商准入标准1.资质要求具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）。具备与所供应产品或服务相应的生产、经营资质，如建筑施工资质、生产许可证等。遵守国家法律法规，近三年内无重大违法违规记录。2.业绩要求具有一定年限的相关行业从业经验，在类似项目或业务领域有良好的业绩表现。提供近三年的业绩证明材料，包括合同、验收报告等，以证明其具备相应的供应能力和服务水平。过往合作项目中无严重质量问题或违约行为。3.财务状况具备良好的财务状况，资产负债率合理，具有较强的资金实力和偿债能力。提供近一年的财务审计报告或财务报表，以评估其财务健康程度。4.技术能力拥有先进的生产设备、技术工艺和研发能力，能够满足龙湖项目对产品质量和技术规格的要求。具备专业的技术团队，能够提供及时有效的技术支持和售后服务。5.信誉口碑在行业内具有良好的信誉口碑，无不良信用记录，受到客户、合作伙伴等的认可和好评。通过第三方信用评级机构的评级，信用等级达到一定标准。6.环保要求所提供的产品或服务符合国家环保标准，在生产经营过程中注重环境保护，无环境污染违法违规行为。（二）供应商信息收集1.主动收集采购部门、项目管理部门等相关部门定期通过行业展会、网络平台、供应商推荐等方式，主动收集潜在供应商信息。建立供应商信息数据库，对收集到的供应商信息进行分类整理和存储，包括企业基本信息、联系方式、经营范围、产品或服务介绍等。2.供应商自荐设立供应商自荐渠道，如公司官网、电子邮箱等，接受供应商主动提交的合作意向书和相关资料。对自荐供应商进行初步筛选，对于符合基本准入条件的数据进行进一步跟进和评估。（三）供应商筛选与审批1.初步筛选根据供应商准入标准，对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商。对筛选后的供应商进行实地考察或问卷调查，了解其实际情况，核实所提供信息的真实性。2.详细评估成立供应商评估小组，由采购部门、项目管理部门、技术部门、质量部门等相关人员组成。对通过初步筛选的供应商进行详细评估，评估内容包括资质文件审核、业绩考察、财务状况分析、技术能力评估、信誉口碑调查等。评估小组根据评估结果，填写供应商评估报告，对供应商进行综合打分，并给出评估结论。3.审批决策将供应商评估报告提交给公司管理层进行审批决策。根据管理层审批意见，确定最终入围的供应商名单，并通知相关部门与供应商开展合作洽谈。三、供应商评估（一）定期评估1.评估周期对已合作的供应商每年进行一次定期评估，评估时间为每年的[具体月份]。对于合作项目较多、重要性较高的供应商，可适当增加评估频次。2.评估内容产品质量：评估供应商所提供产品的质量稳定性，是否符合龙湖项目的质量标准和技术规范要求。通过检验报告、现场抽检、客户反馈等方式进行评估。交货期：考察供应商是否能够按照合同约定的时间准时交货，交货期的准确率和及时性。通过订单执行记录、交货凭证等进行评估。价格合理性：分析供应商所提供产品或服务的价格是否合理，与市场价格水平相比是否具有竞争力。定期收集市场价格信息，进行价格比较和分析。服务水平：评估供应商的售前、售中、售后服务质量，包括技术支持、培训服务及时性、响应速度、问题解决能力等。通过客户满意度调查、服务反馈记录等进行评估。合作配合度：考察供应商在合作过程中的配合程度，是否积极响应龙湖方的需求，遵守合同约定和项目管理规定。通过合作项目中的沟通协调记录、协作事项完成情况进行评估。3.评估方式文件审查：要求供应商提交年度工作总结、质量报告、财务报表、技术创新报告等相关文件，审查其经营状况、产品质量、技术能力等方面的情况。现场考察：评估小组对供应商的生产经营场所进行实地考察，了解其生产设备、工艺流程、质量管理体系、仓储物流等实际情况。数据分析：收集和分析供应商的交货记录、质量检验数据、客户投诉数据等，评估其绩效表现。客户满意度调查：向龙湖项目相关部门、人员发放客户满意度调查问卷，了解对供应商产品和服务的满意度评价。4.评估结果处理根据评估结果，对供应商进行分类评级，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为优秀的供应商，给予表彰和奖励，如优先合作机会、增加订单量、提供合作优惠政策等。对于评估结果为良好的供应商，提出改进建议，要求其在一定期限内进行整改，并持续关注其表现。对于评估结果为合格的供应商，发出警示通知，要求其加强管理，提高绩效，如在规定期限内仍无明显改进，考虑减少合作份额或终止合作。对于评估结果为不合格的供应商，立即终止合作关系，并在公司内部进行通报，禁止其在一定期限内参与龙湖供应商合作项目。（二）不定期评估1.触发情形在合作过程中，如发现供应商出现重大质量问题、交货延迟、违约行为、客户投诉等情况，立即启动不定期评估。根据项目需求变化、市场环境变化等因素，对供应商进行不定期的专项评估，如新产品供应能力评估、环保措施评估等。2.评估程序由相关部门提出不定期评估申请，说明评估的原因、范围和重点。组建专项评估小组，制定评估计划和方案，明确评估方法、步骤和时间安排。按照评估计划开展评估工作，收集相关证据和资料，进行分析和判断。形成不定期评估报告，提出评估结论和处理建议，提交公司管理层审批。3.结果应用根据不定期评估结果，采取相应的措施，如要求供应商限期整改、暂停合作、调整合作条款、终止合作等。将不定期评估结果纳入供应商年度综合评估体系，作为调整供应商等级和合作策略的重要依据。四、供应商合作（一）合作协议签订1.合同起草：采购部门根据与供应商洽谈的结果，起草合作协议文本。协议内容应明确双方的权利义务、产品或服务规格、价格条款、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。2.审核会签：合作协议文本起草完成后，提交公司内部相关部门进行审核会签，包括法务部门、财务部门、项目管理部门等。各部门根据职责对协议条款进行审核，提出修改意见和建议，确保协议合法合规、公平合理、风险可控。3.协议签订：经审核会签通过的合作协议，由龙湖方与供应商正式签订。签订后的合作协议具有法律效力，双方应严格按照协议约定履行各自的义务。（二）订单下达与执行1.订单下达：项目管理部门或采购部门根据项目需求，向供应商下达采购订单。订单应明确产品或服务的规格、数量、交货时间、交货地点等具体要求。2.订单跟踪：建立订单跟踪机制，采购部门或项目管理部门定期跟踪订单执行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量控制、物流配送等环节的信息。如发现问题，及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决。3.变更管理：如因项目需求变更、设计调整等原因需要对订单进行变更，采购部门应及时与供应商协商，签订订单变更协议，明确变更的内容、价格调整、交货期变化等事项，并确保双方按照变更协议执行。（三）交货与验收1.交货要求：供应商应按照订单约定的时间、地点和方式进行交货。交货时应提供产品质量证明文件、发货清单、运输单据等相关资料。2.验收标准：龙湖方按照合作协议和相关质量标准对供应商交货的产品或服务进行验收。验收内容包括产品规格、数量、质量、性能、外观等方面。3.验收流程供应商交货前，应提前通知龙湖方验收时间和地点。龙湖方组织相关人员组成验收小组进行验收。验收小组根据验收标准对交货产品或服务进行检验、测试、核查等工作，填写验收报告。如验收合格，验收小组签署验收意见，龙湖方按照合同约定支付货款；如验收不合格，验收小组应出具不合格报告，明确不合格事项，要求供应商限期整改或重新供货，直至验收合格为止。（四）付款管理1.付款原则：按照合作协议约定的付款方式和时间节点进行付款，确保付款的及时性和准确性，维护供应商的合法权益。2.付款流程供应商交货并验收合格后，提交付款申请，附上验收报告、发票等相关凭证。采购部门对付款申请进行审核，核实交货情况、验收结果、发票信息等是否符合合同约定。审核通过后，采购部门将付款申请提交给财务部门，财务部门进行资金安排和支付操作。3.逾期付款处理：如因龙湖方原因逾期付款，应按照合同约定向供应商支付逾期违约金；如因供应商原因导致付款延迟，如发票开具不及时、交货不符合要求等，龙湖方有权暂停付款，并要求供应商承担相应责任。五、供应商激励与约束（一）激励措施1.合作奖励：对于在产品质量、交货期、服务水平等方面表现优秀的供应商，给予合作奖励，如颁发荣誉证书、给予一定金额的奖金、增加合作份额、提供优先合作机会等。2.培训支持：为供应商提供技术培训、管理培训、质量培训等方面的支持，帮助其提升自身能力和水平，更好地满足龙湖项目需求。3.信息共享：与优质供应商建立信息共享机制，及时向其通报龙湖项目的发展规划、需求变化等信息，使其能够提前做好准备，优化生产和供应计划。4.合作创新：鼓励供应商与龙湖方开展合作创新，共同研发新产品、新技术、新工艺，对于取得显著成果的合作项目，给予奖励和支持。（二）约束措施1.违约责任追究：如供应商违反合作协议约定，出现质量问题、交货延迟、违约行为等，龙湖方有权按照合同约定追究其违约责任，要求其承担赔偿损失、支付违约金等责任。2.合作限制：对于多次出现严重问题、违约行为屡教不改的供应商，在一定期限内限制其参与龙湖供应商合作项目，直至其整改合格后重新评估通过。3.法律诉讼：如供应商的违约行为给龙湖方造成重大损失，且通过协商无法解决的，龙湖方将依法提起诉讼，通过法律手段维护自身合法权益。六、供应商关系维护（一）沟通机制1.定期沟通会议：建立供应商定期沟通会议制度，每季度或半年召开一次会议，由采购部门或项目管理部门主持，与供应商就合作项目进展、质量情况、交货期、问题解决等方面进行沟通交流，共同协商解决合作中存在的问题。2.日常沟通渠道：明确采购部门、项目管理部门等与供应商的日常沟通联系人及联系方式，建立多种沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，确保双方能够及时、有效地沟通信息。3.投诉与建议处理：设立供应商投诉与建议渠道，如专门的电子邮箱、热线电话等，接受供应商的投诉和建议。对于供应商提出的问题和建议，应及时进行处理和反馈，做到事事有回应，件件有着落。（二）关系管理1.供应商关怀：关注供应商的经营状况和发展需求，在力所能及的范围内为供应商提供帮助和支持，如协助解决资金周转问题、提供市场信息等，增强供应商对龙湖的认同感和忠诚度。2.合作风险预警：建立供应商合作风险预警机制，及时关注供应商的经营动态