公章使用规范管理制度

PAGE公章使用规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章的管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在使用公司公章时的管理。（三）基本原则1.严格审批原则：公章的使用必须经过严格的审批流程，确保使用事由合法合规。2.登记备案原则：对每次公章使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。3.专人保管原则：指定专人负责公章的保管，确保公章存放安全。4.规范使用原则：公章使用必须符合法律法规和公司规定，不得擅自扩大使用范围。二、公章的种类及用途（一）公司公章公司公章是公司对外行使权力的象征，用于公司各类重要文件、合同、协议等的签署。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的法律文件或需要法定代表人签字确认的场合。（三）财务专用章财务专用章用于公司财务相关的票据、凭证、报表等的签章。（四）合同专用章合同专用章用于公司对外签订合同、协议等法律文件。（五）部门章部门章用于本部门内部工作文件、通知等的盖章，不得用于对外签订合同或涉及公司重大权益的文件。三、公章的保管（一）保管人员1.公司公章由[具体保管部门或人员]负责保管。2.法定代表人章由法定代表人本人或其授权的专人保管。3.财务专用章由财务部门指定专人保管。4.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。5.部门章由各部门负责人指定专人保管。（二）保管要求1.公章保管人员应具备高度的责任心，妥善保管公章，确保公章存放安全。2.公章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，实行双人保管、双人锁匙制度。3.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，不得在未经批准的情况下携带公章外出。4.如因工作需要携带公章外出，必须经公司领导批准，并办理相关手续，确保公章在使用过程中的安全。四、公章的使用流程（一）申请1.凡需使用公司公章的部门或个人，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称及份数、用章时间等信息。2.申请部门或个人应确保申请内容真实、准确，并对申请事项的合法性和真实性负责。（二）审批1.《公章使用申请表》应按照公司内部审批流程进行审批。2.一般事项由部门负责人审批；涉及公司重大决策、合同签订、对外担保等重要事项，需经公司分管领导、总经理或董事长审批。3.审批人应认真审核申请事项，确保用章事由合法合规，符合公司利益。如不同意用章，应在申请表上注明理由。（三）用章登记1.公章保管人员在接到经审批的《公章使用申请表》后，应进行详细的用章登记。2.登记内容包括申请日期、申请部门或个人、用章事由、用章文件名称及份数、用章时间、批准人等信息。3.用章登记应使用专门的《公章使用登记簿》，确保登记信息完整、准确、可追溯。（四）用章1.公章保管人员应严格按照审批意见和登记内容用章。2.用章时应确保章面清晰、端正，用章位置准确无误。3.如因文件格式等原因需要在空白纸张上盖章，必须在盖章前填写完整文件内容，并由用章申请人签字确认。（五）盖章后文件的处理1.用章完毕后，公章保管人员应将盖章后的文件原件及《公章使用申请表》妥善保存。2.对于需留存复印件的文件，应在复印件上注明“与原件一致”字样，并由用章申请人签字确认。3.盖章后的文件应按照公司档案管理规定进行归档保存，以便日后查阅。五、特殊情况用章规定（一）紧急情况1.如遇紧急情况需立即使用公章，且无法按照正常审批流程进行审批时，申请部门或个人应电话请示公司相关领导同意后，方可先行用章，但事后必须及时补办审批手续。2.补办审批手续时，申请部门或个人应提交书面情况说明，详细说明紧急情况的事由、用章时间、用章文件名称及份数等信息，并由批准人签字确认。（二）异地用章1.因业务需要在异地使用公司公章时，原则上应将用章文件邮寄回公司，按照正常流程办理用章手续。2.如因特殊原因无法邮寄回公司，且确需在异地用章的，申请部门或个人应提前与公司相关领导沟通，并通过传真、电子邮件等方式提交用章申请及相关文件资料。经公司领导批准后，可委托当地可靠人员携带公司介绍信及相关文件资料前往指定地点办理用章事宜。（三）电子印章1.随着信息技术的发展，公司在部分业务场景中可使用电子印章。电子印章的使用应符合国家相关法律法规和行业标准，确保其法律效力。2.电子印章的申请、审批、使用流程应参照本制度执行，并结合电子印章管理系统的特点进行相应调整。3.使用电子印章时，应确保电子印章的安全性和可靠性，防止电子印章被盗用、冒用等情况发生。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责定期对公章使用情况进行审计监督，检查公章使用是否符合本制度规定，审批流程是否规范，用章登记是否完整准确等。2.公司行政部门负责对公章保管情况进行日常检查，确保公章存放安全，保管人员履行职责到位。（二）违规处理1.如发现有违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于情节较轻的违规行为，给予批评教育、责令改正等处理；对于情节严重的违规行为，如给公司造成重大损失或不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任，并给予相应的