综合办公室办事规范制度

PAGE综合办公室办事规范制度一、总则（一）目的为加强综合办公室管理，规范办公室各项工作流程，提高工作效率和服务质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本办事规范制度。（二）适用范围本制度适用于综合办公室全体工作人员，以及公司各部门与综合办公室有业务往来的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效务实原则：优化工作流程，提高工作效率，注重工作实效，为公司发展提供有力支持。3.服务至上原则：树立服务意识，以公司各部门和员工需求为导向，提供优质、高效的服务。4.团结协作原则：加强团队协作，形成工作合力，共同完成各项工作任务。二、岗位职责（一）办公室主任岗位职责1.负责综合办公室的全面管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调公司各部门之间的工作关系，确保各项工作顺利衔接。3.负责办公室人员的工作安排、绩效考核和培训发展。4.审核重要文件、报告等，确保文件质量和工作准确性。5.代表综合办公室与外部单位进行沟通协调，维护公司良好形象。（二）行政事务岗岗位职责1.负责公司行政文件的收发、登记、传阅、归档等工作。2.安排公司会议、活动，做好会议记录和活动组织工作。3.管理公司办公用品、设备，做好采购、发放和维护工作。4.负责公司车辆调度、使用管理和驾驶员的日常管理。5.办理公司员工的入职、离职、请假等手续，维护员工人事档案。（三）后勤保障岗岗位职责1.负责公司办公区域的环境卫生、安全保卫工作。2.管理公司食堂，确保饮食安全和质量，合理安排餐饮服务。3.维护公司水电、空调等设施设备，及时处理故障和维修需求。4.负责公司宿舍的管理，为员工提供必要的生活保障。5.做好公司节能减排工作，倡导绿色办公理念。（四）档案管理岗岗位职责1.制定公司档案管理制度，规范档案管理流程。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目和归档工作。3.建立档案检索系统，方便档案查询和利用。4.做好档案的保管、保密工作，防止档案损坏、丢失和泄密。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的完整性和有效性。三、工作流程规范（一）文件管理流程1.收文处理办公室收到外部文件后，应及时进行签收、登记，注明文件来源、文号、标题、日期等信息。对文件进行初步审核，根据文件内容和性质，确定传阅范围和处理意见。将文件按照传阅范围进行传阅，相关人员应在文件传阅单上签字确认，注明传阅时间和意见。对于需要办理或回复的文件，由办公室主任指定专人负责跟进，及时处理，并将处理结果反馈给相关部门和人员。文件处理完毕后，按照档案管理要求进行归档保存。2.发文处理各部门需要发文时，应填写发文审批表，注明发文事由、文件内容、主送单位、抄送单位等信息，经部门负责人审核签字后，提交综合办公室。办公室对发文审批表进行审核，重点审核文件内容是否符合法律法规和公司政策，格式是否规范，语言是否准确等。审核通过后，由办公室负责文件的起草、校对和排版工作，确保文件质量。文件排版完成后，经办公室主任审核签字，加盖公司公章后印发。办公室负责将发文的纸质文件和电子文件进行归档保存，并按照规定的范围进行分发。（二）会议管理流程1.会议筹备根据会议需求，由办公室确定会议时间、地点、参会人员、会议主题等信息，并提前通知相关人员。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等，确保资料齐全、准确。安排会议场地，调试音响、投影仪等设备，确保会议设施正常运行。准备会议所需的文具、茶水等物品，为参会人员提供良好的会议环境。2.会议组织会议开始前，办公室工作人员应提前到达会场，检查会议准备情况，引导参会人员签到入场。会议期间，做好会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项、责任人和完成时间节点等信息。维护会议秩序，确保会议顺利进行，如有突发情况及时进行处理。3.会议纪要会议结束后，办公室应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应准确、客观地反映会议主要内容和决议事项，经办公室主任审核后，发送给参会人员和相关部门。相关部门应按照会议纪要要求，及时落实会议决议事项，并将执行情况反馈给办公室。（三）办公用品管理流程1.需求申报各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品名称、规格、数量、需求时间等信息，提交给综合办公室。办公室对需求申请表进行审核，结合库存情况，合理确定办公用品的采购数量和时间。2.采购审批办公室根据审核后的需求申请表，编制办公用品采购计划，填写采购审批表，经办公室主任审批后，提交公司领导审批。公司领导审批通过后，办公室负责办公用品的采购工作。3.采购执行办公室按照采购审批表确定的供应商和采购方式进行采购，确保采购的办公用品质量合格、价格合理。采购过程中，应与供应商签订采购合同，明确双方权利义务，确保采购活动的合法性和规范性。4.验收入库办公用品采购到货后，办公室应组织相关人员进行验收，检查办公用品的规格、数量、质量等是否符合采购合同要求。验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写入库单，注明办公用品名称、规格、数量、入库时间等信息，并将入库单交财务部门记账。5.发放领用各部门需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后，到办公室领取。办公室工作人员根据领用申请表，按照库存情况进行发放，并在领用申请表上签字确认。定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。（四）车辆管理流程1.车辆调度公司各部门因工作需要使用车辆时，应提前填写车辆使用申请表，注明用车事由、目的地、用车时间等信息，提交给综合办公室。办公室根据车辆使用情况和驾驶员工作安排，合理调度车辆，确保车辆使用需求得到满足。对于紧急用车需求，办公室应优先安排车辆，并及时通知驾驶员做好出车准备。2.车辆使用驾驶员接到出车任务后，应提前检查车辆状况，确保车辆性能良好、安全设施齐全。出车过程中遵守交通规则，安全驾驶，不得擅自改变行车路线和用车用途。如遇特殊情况需要临时改变行车路线或延长用车时间，驾驶员应及时向办公室报告，并征得同意。3.车辆维护办公室应制定车辆维护计划，定期安排车辆进行保养、维修，确保车辆性能良好。驾驶员发现车辆故障或异常情况时，应及时向办公室报告，并将车辆送到指定的维修厂进行维修。维修厂维修车辆后，驾驶员应检查维修质量，确认无误后在维修清单上签字，并将维修清单交办公室审核。办公室根据维修清单进行费用结算，并做好车辆维修记录。4.车辆费用管理车辆费用包括燃油费、维修费（含保养费）、保险费、年检费、停车费等。驾驶员应妥善保管车辆费用相关票据，定期交办公室审核报销。办公室按照公司财务制度对车辆费用进行审核，确保费用支出合理合规。四、服务规范（一）接待服务规范1.接待准备接到接待任务后，办公室应了解来访人员的基本情况、来访目的、行程安排等信息，并制定详细的接待方案。根据接待方案，安排接待人员，准备接待资料，如公司简介、产品资料、会议室等。提前与来访人员沟通，确认接待时间、地点、方式等细节，确保接待工作顺利进行。2.接待实施接待人员应提前到达接待地点，做好迎接准备工作，如摆放欢迎牌、准备茶水等。接待过程中，接待人员应热情、礼貌、周到地为来访人员提供服务，介绍公司情况，解答疑问，安排参观考察等活动。如有会议安排，应提前调试好会议设备，准备好会议资料，确保会议顺利进行。接待结束后，接待人员应与来访人员保持联系，及时了解来访人员对接待工作的反馈意见，不断改进接待服务质量。（二）电话服务规范1.接听电话办公室工作人员应在电话铃响三声内接听电话，使用礼貌用语，如“您好，[公司名称]综合办公室”。认真倾听对方讲话，记录重要信息，如对方姓名、单位、联系电话、事项内容等。对于能够当场解答的问题，应及时给予准确答复；对于不能当场解答的问题，应告知对方会及时转达相关人员，并在规定时间内给予回复。2.拨打电话拨打电话前，应明确通话目的，整理好通话内容，确保表达清晰、准确。接通电话后，先确认对方身份，使用礼貌用语，如“您好，请问是[对方姓名]吗？”简要说明通话事由，避免冗长和无关的话题，如有重要事项需要详细沟通，应提前征得对方同意。通话结束时，应使用礼貌用语，如“感谢您的接听，再见！”（三）邮件服务规范1.邮件发送发送邮件前，应认真核对收件人邮箱地址、邮件主题、邮件内容等信息，确保准确无误。邮件内容应简洁明了、条理清晰，语言规范，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇。重要邮件应提前进行备份，并在邮件中注明相关事项的紧急程度和重要性。发送邮件后，应及时确认邮件是否成功发送，并关注收件人是否有回复。2.邮件接收定期查看邮箱，及时接收邮件，对于重要邮件应优先处理。认真阅读邮件内容，理解邮件意图，如有疑问及时与发件人沟通。根据邮件内容和工作需要，及时进行回复、转发、存档等操作，并做好邮件管理工作。五、保密规范（一）保密制度1.综合办公室应建立健全保密制度，明确保密工作的范围、责任、措施等内容。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要信息进行严格保密管理。3.加强对办公室工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）文件保密1.严格控制文件的传阅范围，按照规定的流程进行传阅，不得私自扩大传阅范围。2.对涉及保密内容的文件，应在文件上加盖“机密”“秘密”等保密标识，并采取加密存储、专人保管等措施。3.文件传阅完毕后，应及时收回，不得随意放置或丢失。如需借阅，应办理借阅手续，限期归还。（三）信息系统保密1.加强对公司信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问公司信息系统。2.对信息系统中的数据进行定期备份，确保数据安全。3.在使用信息系统过程中，不得泄露系统账号、密码等信息，不得在非工作时间使用公司信息系统进行与工作无关的操作。（四）人员保密1.办公室工作人员应严格遵守保密制度，不得将公司机密信息泄露给外部人员。2.在对外交往中，应注意言行举止，不得随意透露公司敏感信息。3.离职人员应在离职前办理保密资料交接手续，归还所有涉及公司机密的文件、资料、设备等。六、考核与奖惩（一）考核1.综合办公室定期对工作人员的工作表现进行考核，考核内容包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、服务态度、团队协作等方面。2.考核方式采用自评、上级评价、同事评价相结合的方式，确保考核结果客观、