综合行政管理工作处理指南

综合行政管理事务处理指南为规范公司综合行政管理事务流程，提升工作效率，保证各项工作有序开展，特制定本指南。本指南适用于公司各部门及全体员工，涵盖日常行政事务的核心环节，旨在通过标准化操作实现管理精细化、服务高效化。一、适用范围与典型场景本指南适用于公司各类行政管理事务，包括但不限于会议组织、公文处理、办公用品管理、固定资产管理、印章使用、来访接待及档案整理等典型场景。例如：部门例会筹备、跨部门协作文件流转、月度办公用品申领、新购设备登记、外部单位来访接待、年度档案归档等。二、核心事务操作流程（一）会议管理事务操作步骤：会议筹备明确会议议题、目标及预期成果，确定会议时间（避开部门高峰期）、地点（会议室容量适配），梳理参会人员名单（含主持人、记录人）。提前3个工作日准备会议材料（议程、背景资料、PPT等），调试会议室设备（投影仪、麦克风、空调等），保证正常运行。会议通知通过OA系统或邮件发送会议通知，注明会议名称、时间、地点、参会人员、议程及需提前准备的材料，要求参会人员确认出席情况。会中服务会议开始前30分钟布置会场（摆放席卡、资料、饮用水），引导参会人员签到；会议期间记录关键内容（时间、议题、决议、待办事项），保证设备使用顺畅。会后整理24小时内整理会议纪要（含决议、责任部门、完成时限、负责人*），经部门负责人审核后分发至参会人员及相关部门；回收会议材料，整理会议室至初始状态。（二）公文处理事务操作步骤：拟稿根据工作需求明确公文主题，使用规范公文格式（标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期），内容简洁准确，避免歧义。审核拟稿人自查无误后，提交部门负责人审核（重点审核内容合规性、数据准确性）；涉及跨部门事项，需提前征求相关部门意见并会签。签发按公文审批权限逐级报批（一般事项由部门负责人签发，重要事项由分管领导签发），明确公文生效日期。印发公文排版后打印（加盖公章），通过OA系统或纸质形式分发至相关部门，同步在《文件传阅单》上登记传阅信息。归档公文办理完毕后，按“一事一档”原则整理（原件、审批单、传阅单），于次月初移交行政部门归档。（三）办公用品管理事务操作步骤：需求统计每月25日前，各部门统计次月办公用品需求（名称、规格、数量），填写《办公用品申领单》，经部门负责人审批后提交行政部门。采购执行行政部门汇总需求，按采购流程比价后采购（优先选择定点供应商），验收入库时核对物品名称、数量、质量，填写《办公用品入库登记表》。领用发放员工凭OA审批通过的《办公用品申领单》到仓库领取，领用人在《办公用品领用登记表》上签字（注明领用日期、物品名称、数量）。库存盘点每季度末进行库存盘点，核对台账与实物，保证账实相符；对易耗品设置安全库存，不足时及时补充。（四）固定资产管理事务操作步骤：资产入库新购固定资产（如电脑、打印机）到货后，行政部门核对采购合同与实物，填写《固定资产登记表》（资产编号、名称、规格型号、购置日期、金额、使用部门、责任人*），粘贴资产标签。领用登记使用部门领用时，填写《固定资产领用单》，领用人签字确认，明保证管责任；资产转移时（部门内部或跨部门），需提交《固定资产转移申请单》，更新登记信息。日常维护使用人负责日常清洁与简单维护，出现故障及时报修（填写《设备维修申请表》）；行政部门每半年对固定资产进行全面检查，保证设备完好。报废处置资产达到使用年限或损坏无法修复时，使用部门提交《固定资产报废申请表》，经技术鉴定和领导审批后，由行政部门统一处置（如回收、变卖），并在台账中标注“报废”状态。年度盘点每年12月开展固定资产全面盘点，编制《固定资产盘点表》，核对资产数量、状态与台账，对盘盈、盘亏情况查明原因并上报处理。（五）印章使用管理事务操作步骤：用印申请用印人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、用途、份数、用印部门，经部门负责人审核后，按权限报批（一般用印由部门负责人审批，重要合同/文件由分管领导审批）。审核与用印行政人员核对申请表与文件内容是否一致，检查审批手续是否完备；确认无误后，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印日期、文件名称、申请人、审批人、用印人等信息。印章保管印章由行政部门专人保管（存放于带锁保险柜），非工作时间锁入保险柜；严禁带出办公场所（特殊情况需经总经理批准并由专人陪同）。（六）来访接待管理事务操作步骤：接待申请接待部门提前1个工作日填写《来访接待申请表》，注明来访单位/人员、职务、联系方式、来访时间、目的、陪同人员，经部门负责人审批后提交行政部门。接待准备行政部门根据安排预定会议室（摆放席卡、准备茶水），准备相关资料（如公司介绍、项目材料）；如需用餐，提前预定餐厅并确认标准。接待实施来访人员到达时，前台引导至会议室，陪同人员热情接待；洽谈过程中注意礼仪，记录关键信息（如来访需求、达成的共识）。接待总结接待结束后，陪同人员整理《来访接待记录》（含时间、地点、参与人员、内容、待办事项），反馈给相关部门；对重要来访，3个工作日内形成《来访纪要》存档。（七）档案整理管理事务操作步骤：文件收集各部门于每月最后5个工作日内，将上月办理完毕的应归档文件（纸质版+电子版）移交行政部门，文件需齐全、完整（含正本、附件、审批单）。分类整理行政部门按文件类别（如行政类、财务类、业务类）、时间顺序、部门进行分类，对破损文件进行修复，对电子文件命名规范化（如“2023-10-XX部门-XX文件”）。编目归档编制《档案目录》（档号、题名、责任者、日期、页数、存放位置），纸质文件装订成册（加装封面、目录），电子文件刻录光盘或存储至服务器，存入档案柜（标注“档案”标识）。借阅管理借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案室借阅（原则上不外借，确需外借的需经分管领导批准，借阅期限不超过3个工作日）。到期处置对超过保管期限的档案，由行政部门鉴定（含涉密文件），对无保存价值的文件填写《档案销毁申请表》，经领导审批后，由2人以上监销并记录销毁情况。三、常用模板表格表1：会议安排表会议名称日期时间地点主持人参会部门/人员议题议程负责人*备注准备材料第三季度工作总结会2023-10-1514:00-16:00301会议室张三各部门负责人总结Q3工作Q3工作汇报、Q4计划李四请提前10分钟到场工作总结PPT、数据报表表2：办公用品申领单申领部门申领人日期物品名称规格型号单位数量用途申请人签字部门负责人审批采购意见领用签字发放日期行政部王五2023-10-10A4纸80g包10日常办公同意已采购2023-10-11表3：固定资产登记表资产编号资产名称规格型号类别购置日期金额（元）使用部门使用人*存放地点资产状态备注ZC-2023-001笔记本电脑联想小新Pro电子设备2023-09-205999市场部赵六市场部办公室在用含鼠标、适配器表4：来访接待登记表来访日期来访单位/人员来访人职务联系方式接待部门接待人接待事由接待时间接待地点陪同人员接待记录备注2023-10-12XX科技有限公司总经理XXXX技术部周七商谈合作项目10:00-11:30205会议室技术部经理初步达成合作意向需提供项目方案表5：文件传阅单文件标题密级主送部门传阅范围传阅顺序传阅人签字传阅日期归档说明关于2024年预算编制的通知普通各部门总经理、分管领导、各部门负责人总经理→财务部→各部门2023-10-09存行政部四、执行要点与风险规避（一）会议管理提前确认参会人员availability，避免临时缺席影响会议进程；重要会议需提前准备备用设备（如麦克风电池、投影仪备用灯泡）。会议纪要需明确“谁负责、何时完成”，避免决议事项悬而未决；会后3天内未收到反馈的，由会议组织人跟进落实。（二）公文处理公文内容需符合公司制度及国家法律法规，避免使用口语化表述；涉密文件需标注密级，按保密规定管理。电子公文通过OA系统流转，严禁通过私人邮箱传输；纸质公文需留存原件，复印件需注明“复印件”字样。（三）办公用品管理严格执行“按需申领、杜绝浪费”原则，非必需品不得申领；易耗品（如笔、本）实行“以旧换新”制度。采购需选择合格供应商，索要采购凭证（如发票），保证质量与价格合规；严禁个人代购办公用品。（四）固定资产管理资产标签不得随意撕毁或覆盖，转移时需同步更新标签信息；严禁将公司资产带离办公场所（个人使用）。维修记录需详细（故障现象、维修内容、费用、维修方），作为资产处置的依据；报废资产需交由行政部门统一处理，不得自行丢弃或变卖。（五）印章使用严禁在空白纸张、空白合同或未审批文件上用印；用印文件需与审批内容一致，不得擅自涂改。印章保管人需定期检查印章状态，保证清晰可用；如印章丢失或损坏，需立即报告并申请刻制新印章。（六）来访接待接待人员需着装得体，言行规范，保守公司机密；涉及敏感信息的洽谈，需在独立会议室进行并关闭录音设备。外部来访需核实身份（如查看证件号码、介绍信），无关人员不得进入办公区域；重要来访需提前向总经理汇报。（