供应商管理流程与审核标准化文档

供应商管理流程与审核标准化文档一、适用范围与场景描述本标准化文档适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门、供应链管理部门及相关协作岗位，用于规范供应商从准入到退出的全生命周期管理。具体场景包括：新供应商合作前的资质审核与评估、现有供应商的日常绩效监控与定期复审、供应商合作异常情况（如质量不达标、交付延迟）的处理，以及供应商淘汰与替换的决策流程。通过标准化操作，保证供应商选择合规、合作高效、风险可控，支撑企业采购目标的实现。二、标准化操作流程详解（一）供应商寻源与初步筛选寻源渠道：通过行业展会、供应商自荐、第三方平台推荐、同行企业引荐等渠道收集潜在供应商信息，优先选择具备行业资质认证、市场口碑良好的供应商。初步筛选：采购部门根据企业需求（如产品规格、产能、价格区间、服务要求），对供应商提交的《供应商基本信息表》（见模板1）进行初步审核，剔除明显不符合基本要求的供应商（如无营业执照、经营范围与需求不符）。（二）资质文件审核审核内容：要求供应商提供以下资质文件（复印件需加盖公章，并与原件核对一致）：营业执照（三证合一）；行业专项资质（如ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证、医疗器械生产许可证等，根据行业特性确定）；近三年财务报表（资产负债表、利润表，评估供应商财务稳定性）；产品/服务认证文件（如3C认证、CE认证、检测报告等）；其他证明文件（如专利证书、荣誉证书、主要客户合作案例）。审核方式：由采购部门牵头，联合质量部门、法务部门共同审核，重点核查资质文件的真实性、有效性与合规性。输出结果：填写《供应商资质审核表》（见模板2），明确“通过”“不通过”或“补充材料”结论，审核人签字确认。（三）现场考察与评估考察组织：对资质审核通过的供应商，由采购部门组织质量、技术、生产等部门人员组成考察小组（至少3人），提前3个工作日向供应商发出《现场考察通知书》，明确考察时间、内容及配合要求。考察内容：生产/服务环境：现场整洁度、设备设施配置、安全管理措施；管理体系：生产计划流程、质量控制流程、库存管理规范性；技术能力：研发团队配置、技术专利情况、工艺先进性；质量控制：原材料检验标准、过程监控措施、成品检测流程；合作意愿：对长期合作的重视程度、响应问题的及时性。输出结果：考察小组现场填写《供应商现场考察评分表》（见模板3），根据评分标准（总分100分）量化评估，形成《现场考察报告》，明确“推荐合作”“暂缓合作”或“不予合作”意见。（四）供应商分级与合同签订分级标准：根据现场考察评分结果，将供应商分为三级：A级（≥90分）：优秀供应商，优先合作，可享受付款周期优惠；B级（70-89分）：合格供应商，正常合作，需定期监控绩效；C级（60-69分）：待改进供应商，限期整改，整改后复审仍不达标则淘汰；D级（<60分）：不合格供应商，直接淘汰。合同签订：对A级、B级供应商，由采购部门拟定《采购合同》，经法务部门审核无误后，双方签字盖章。合同需明确：产品/服务规格、价格条款、交付周期、质量标准、违约责任、保密协议等内容。（五）日常绩效监控监控指标：每月/季度对供应商绩效进行跟踪，核心指标包括：交付及时率：按约定时间交付的订单批次/总订单批次×100%；质量合格率：验收合格的批次/总交付批次×100%；服务响应速度：问题响应时间≤24小时，解决时间≤48小时；成本控制：价格波动幅度≤合同约定范围。数据收集：采购部门每月5日前收集上月交付数据，质量部门反馈质量问题记录，填写《供应商绩效评估表》（见模板4）。（六）定期复审与动态调整复审周期：每年12月对现有供应商进行全面复审，结合年度绩效表现、资质有效性、市场变化等因素，评估是否继续合作。调整措施：A级/B级供应商：续签合同，可适当增加合作份额；C级供应商：发出《整改通知书》，明确改进项及时限（一般不超过30天），整改后复评仍为C级则降级为D级；D级供应商：终止合作，启动新供应商寻源流程。档案更新：复审完成后，更新《供应商管理档案》，记录供应商等级变化、整改情况及合作终止原因。三、核心流程配套表单模板模板1：供应商基本信息表供应商名称统一社会信用代码注册地址经营地址联系人职务联系方式电子邮箱主营业务注册资本成立时间员工人数主要客户及合作案例（列举3-5家核心客户）备注（如特殊资质、优势说明）模板2：供应商资质审核表供应商名称审核日期审核项目文件名称及编号营业执照行业资质认证近三年财务报表产品/服务认证文件其他证明文件综合审核结论□通过□不通过□补充材料（需补充：_________）审核人签字部门负责人签字模板3：供应商现场考察评分表供应商名称考察日期考察地点考察小组成员XX、YY、*ZZ考察维度评分标准得分（0-100分）生产/服务环境（20分）现场整洁度、设备完好度、安全管理管理体系（25分）流程规范性、文档完整性、信息化水平质量控制（25分）检测标准、过程监控、追溯体系技术能力（20分）研发投入、专利数量、工艺先进性合作意愿（10分）沟通顺畅度、问题响应速度、合作诚意总分等级评定□A（≥90）□B（70-89）□C（60-69）□D（<60）考察结论□推荐合作□暂缓合作□不予合作考察小组签字模板4：供应商绩效评估表供应商名称评估周期评估日期评估指标权重（%）目标值交付及时率30≥95%质量合格率40≥98%服务响应速度20≤24小时响应成本控制10价格稳定总分100等级评定□A（≥90）□B（75-89）□C（60-74）□D（<60）改进建议（如：优化交付流程，缩短响应时间）评估人签字部门负责人签字四、执行关键要点与风险规避（一）资质审核环节需严格核对资质文件原件，复印件需加盖供应商公章并由审核人签字确认，避免虚假资质；行业专项资质（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）需在有效期内，且与经营范围一致；财务报表需经第三方审计（若供应商为大型企业），评估其偿债能力与经营稳定性。（二）现场考察环节考察小组需包含跨部门人员（质量、技术、采购），避免单一视角主观判断；考察过程需拍照或录像留存（涉及供应商商业秘密的部分除外），保证考察结果可追溯；对考察中发觉的问题（如现场管理混乱），需与供应商负责人当面沟通，明确改进方向。（三）合同签订环节合同条款需由法务部门审核，明确违约责任（如质量不达标时的赔偿标准、延迟交付的违约金）；涉及知识产权、保密协议的内容需单独约定，避免后续纠纷；合同签订后，需在供应商管理档案中留存原件复印件，注明合同编号与有效期。（四）绩效监控环节绩效数据需客观、量化，避免“印象分”，可引入供应商自评与客户反馈（如内部使用部门评价）相结合的方式；对连续两次绩效评估为C级的供应商，需启动淘汰流程，避免影响生产或服务质量；绩效评估结果需与供应商沟通确认，保证双方对评估结果无异议。（五）档案管理环节供应商档案需包含：基本信息表、资质文件、审核报告、考察报告、合