合同管理风险控制标准化模板

合同管理风险控制标准化模板适用场景与范围标准化操作流程一、合同准备阶段：需求确认与主体资格审查操作要点：需求梳理：业务部门根据项目或合作需求，明确合同标的、数量、质量、价格、履行期限等核心要素，填写《合同需求表》（见模板1），经部门负责人审批后启动合同流程。主体资格审查：对方主体：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等公开渠道查询对方营业执照、经营范围、注册资本、涉诉记录、行政处罚等信息；若为特殊行业（如医疗、建筑），需核查其行业资质证书（如资质等级、许可证有效期）；我方主体：确认我方签约主体是否具备相应资质（如分公司签约需提供总公司授权书），避免超越经营范围签约。风险初评：法务部门结合审查结果，对对方履约能力（如财务状况、历史履约记录）及合作风险进行初步评估，形成《主体风险评估报告》。二、合同起草阶段：模板选用与条款拟定操作要点：模板优先原则：优先使用企业标准化合同模板（如采购模板、销售模板），模板需包含核心必备条款（当事人信息、标的、数量质量、价款支付、履行期限地点方式、违约责任、争议解决等）。条款细化与风险规避：标的条款：明确名称、规格、型号、技术参数等，避免模糊描述（如“优质产品”需定义具体标准）；价款条款：明确单价、总价、币种、支付方式（如银行转账需注明账号）、发票类型（如增值税专用发票）及开具时间；履约条款：约定履行期限（具体到年/月/日）、地点（如“甲方所在地仓库”）、方式（如“分批交付”及验收标准）；违约责任：量化违约金（如逾期付款按日万分之五支付违约金）或约定违约损失计算方式，明确解除合同的条件；争议解决：优先约定诉讼管辖（如“甲方所在地人民法院”），避免约定模糊的“由某地法院管辖”。特殊条款补充：根据合作性质补充保密条款（如保密范围、期限）、知识产权条款（如成果归属）、不可抗力条款（如定义及处理方式）等。三、合同审核阶段：部门协同与法律审查操作要点：部门会签：起草部门将合同草案及《合同需求表》提交至法务、财务、业务负责人等部门会签：业务部门：审核标的、履约条款是否符合实际需求；财务部门：审核价款支付、发票、税费条款是否合规，资金安排是否合理；法务部门：审核合同合法性、条款完整性、风险点及法律风险防控措施。审核反馈与修改：各部门在2个工作日内反馈审核意见，起草部门汇总修改后形成终稿，重大争议需提交分管领导协调。法律意见书：法务部门对终稿出具《法律意见书》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”及修改意见，存档备查。四、合同签署阶段：授权管理与用印规范操作要点：签署主体确认：核实签约人身份及授权权限，如对方为法人代表，需提供证件号码复印件；如为授权代表，需提供《授权委托书》（载明授权范围、期限）及授权人证件号码复印件。签署流程：纸质合同：按照审批顺序由各方签约人签字（或盖章）并填写签署日期，禁止先盖章后签字或空白合同盖章；电子合同：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力。用印管理：合同需经法定代表人或授权代表审批后，由行政部门加盖合同专用章（或公章），用印登记台账记录合同编号、用印日期、用印人等信息。五、合同履行阶段：履约跟踪与变更控制操作要点：履约跟踪：业务部门作为履约责任部门，建立《合同履约跟踪表》（见模板2），定期记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对逾期或异常情况（如质量不达标）及时预警，并书面通知对方。变更管理：履行过程中如需变更合同内容（如标的、数量、履行期限），需签订《合同变更协议》（明确变更事项、原因及原合同处理方式），履行原审批流程；禁止口头变更，所有变更需书面确认，避免后续争议。争议处理：发生争议时，优先通过协商解决；协商不成，依据合同约定通过仲裁或诉讼解决，争议期间应继续履行无争议条款。六、合同归档阶段：资料整理与电子化存储操作要点：资料收集：合同签署后，收集合同文本（含附件、补充协议）、审批单、法律意见书、履约凭证（如验收单、付款凭证）、变更协议等完整资料。归档管理：纸质合同：按“合同编号”分类整理，装入档案盒，标注合同名称、签约日期、保管期限，移交档案室保管；电子合同：扫描纸质合同形成PDF文件，与电子签约文件一并存储至企业合同管理系统，设置查阅权限，保证信息安全。保管期限：根据《档案法》及企业规定，明保证管期限（如采购/销售合同保管期限不少于10年，重要合作合同长期保管）。核心工具模板模板1：合同需求表合同名称合同编号需求部门需求提出人联系方式合作标的合作方类型□企业□个人核心需求描述（如：采购XX设备100台，单价XX元，30日内交付）履行期限付款方式特殊要求（如：需提供3年质保）部门负责人审批签字：__________日期：__________模板2：合同履约跟踪表合同编号合同名称对方主体履约期限关键节点计划时间实际时间完成情况风险预警责任部门跟踪人CG2024001设备采购合同XX科技有限公司2024.01.01-2024.03.31首批交付2024.02.152024.02.20已交付无采购部张三验收2024.02.252024.03.05验收不合格质量问题，需协商采购部张三模板3：合同变更申请表原合同编号原合同名称变更事项变更原因变更后内容对方意见内部审核意见审批结果CG2024001设备采购合同交付数量需求调整100台→80台同意法务：无法律风险；财务：价款调整同意变更业务：需重新签订补充协议模板4：合同管理台账合同编号合同名称签约方签约日期合同金额（元）履行状态归档日期归档人备注CG2024001设备采购合同XX科技2024.01.10500,000履行中2024.01.15李四首批交付完成XF2024002服务合同XX咨询2024.02.01200,000已完成2024.03.01王五无争议关键风险提示与注意事项主体风险：严禁与无营业执照、超越经营范围或处于失信状态的主体签约，特殊行业需核查资质有效性，避免因主体不适格导致合同无效。条款风险：禁止使用“大概”“左右”等模糊表述，价款、履行期限等核心条款需量化；违约责任需明确具体，避免“承担相应责任”等无效约定。流程风险：严禁“先签后批”或“越权签署”，合同必须经需求部门、法务、财务等会签后签署，用印前需核对审批流程完整性。履约风险：业务部门需定期跟踪履约进度，对逾期、违约等情况及时书面函告，保留催告证据（如邮件、快递签收记录），避免因未及时主张权利导致损失扩大。档案风险：合同资料需完整归档，电子档案需定期备份，避免因资料丢失、损毁导致无法举证；涉密合同需单独保管，限制查阅权限。责任风险：明确各部门职责（业务部门负责履约、法务负责法律审查、财务负责资金审