采购管理流程与审批制度标准化模板

采购管理流程与审批制度标准化模板一、适用范围与核心价值二、标准化操作流程详解（一）需求提出与初审需求发起各部门根据业务需要，填写《采购申请单》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价、用途说明、期望交货期等关键信息。涉及固定资产、大型设备或特殊服务的采购，需附《可行性分析报告》（含成本效益、必要性说明）。部门初审部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核，重点核查需求与部门年度工作计划的匹配度，以及是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。初审通过后，在《采购申请单》“部门负责人审批”栏签字确认，提交至采购部。（二）预算确认与合规性审查预算核对采购部对接财务部，核对采购申请是否纳入年度/季度预算，预算金额是否与申请金额一致。若超预算，需由申请部门提交《预算调整申请》，说明调整原因，经财务部审核、分管领导审批后，方可进入下一环节。合规性检查采购部审查采购内容是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标等），以及是否涉及关联交易（需披露关联方信息并单独审批）。合规性审查通过后，采购部在《采购申请单》“采购部审核”栏签字，并根据采购金额分级启动审批流程（详见审批权限表）。（三）供应商选择与管理供应商寻源采购部根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式筛选供应商。小额采购（如单笔金额≤5000元）可从《合格供应商名录》中选择至少2家供应商进行比价；大额采购（单笔金额＞50000元）必须公开招标，且供应商需提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、产品检测报告等材料。供应商评估与确定采购部组织使用部门、技术部（如涉及技术参数）组成评估小组，对供应商的资质、报价、交货期、质量保障能力、售后服务、过往合作记录等进行综合评分（详见《供应商评估表》模板二）。评估结果经采购部负责人确认后，确定中标/成交供应商，并在公司内部公示3个工作日（无异议后生效）。（四）合同签订与执行合同拟定采购部根据采购需求与供应商洽谈，拟定《采购合同》（详见模板三），明确双方权利义务、标的物详情、质量标准、交货时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等条款。涉及技术复杂或金额重大的合同，需法务部审核条款合法性，保证无法律风险。合同审批与签订《采购合同》按审批权限逐级报批（部门负责人→采购部→财务部→分管领导→总经理），审批通过后由法定代表人或授权代表签字盖章，供应商同步盖章生效。合同签订后，采购部将原件分发至财务部、使用部门存档，并扫描电子版同步至OA系统。订单执行采购部根据《采购合同》向供应商下达《采购订单》（模板四），明确交货批次、数量、时间及运输要求。供应商发货后，采购部跟踪物流信息，保证按时到货；若遇延迟，需及时协调供应商调整计划，并通知使用部门。（五）验收与付款货物/服务验收到货后，使用部门联合采购部、质检部（如涉及质量）进行现场验收，核对数量、规格型号、外观质量、技术参数等是否符合合同约定。验收合格后，填写《验收单》（模板五），由使用部门负责人、采购部负责人、质检员签字确认；验收不合格的，需在《验收单》中注明问题，供应商需在3个工作日内整改或退换，整改后重新验收。付款申请与审批供应商根据《验收单》开具合规发票（发票内容需与合同、订单一致），提交至采购部。采购部核对发票信息无误后，填写《付款申请单》（模板六），附《采购合同》《验收单》《发票》等材料，按财务审批流程付款（详见付款审批权限表）。（六）档案归档与复盘档案管理采购部负责整理采购全流程资料（含《采购申请单》《供应商评估表》《采购合同》《验收单》《付款申请单》、发票等），按“一单一档”原则分类归档，保存期限不少于5年。电子档案同步至公司档案管理系统，保证可追溯、可查询。流程复盘每季度末，采购部组织使用部门、财务部召开采购复盘会，分析采购成本控制效果、供应商履约情况、流程执行问题等，提出优化建议并持续改进。三、关键环节配套表单模板模板一：采购申请单申请单号申请部门申请人联系方式申请日期采购物品/服务名称规格型号/技术参数单位数量预估单价（元）用途说明□生产制造□办公用品□设备维修□项目建设□其他：_________期望交货期预算科目预算金额（元）是否超预算□是□否部门负责人审批采购部审核财务部审核分管领导审批总经理审批签字：_________日期：_________签字：_________日期：_________签字：_________日期：_________签字：_________日期：_________签字：_________日期：_________备注□急件□招标采购□单一来源采购模板二：供应商评估表供应商名称联系人联系方式评估日期采购项目名称报价（元）交货期（天）质量认证□ISO9000□行业资质□无过往合作记录□优秀□良好□一般□较差评估维度评分标准（满分100分）得分资质与信誉（30分）营业执照齐全（10分），行业资质完备（10分），无不良记录（10分）价格竞争力（25分）低于市场均价10%以上（25分），持平（15分），高于5%以内（10分）质量保障（25分）提供检测报告（10分），质保期≥1年（10分），售后响应及时（5分）交付能力（20分）按时交付（15分），包装规范（5分）总分评估结论□推荐合作□备选□淘汰评估小组签字使用部门：_________采购部：_________技术部：_________模板三：采购合同（简版）合同编号：_________甲方（采购方）：_________公司地址：_________联系人：_________乙方（供应商）：_________公司地址：_________联系人：_________第一条采购内容物品/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）交货期第二条质量标准乙方所提供物品/服务需符合_________标准（如国家标准、行业标准或双方约定技术参数），并提供质量保证书。第三条交货与验收交货地点：甲方指定地点（_________）。验收：甲方应在收到货物后_个工作日内验收，验收合格签字确认；不合格的，乙方需在_个工作日内整改。第四条付款方式甲方在验收合格后_个工作日内，向乙方支付合同总款的_%（即____元）；剩余_%（即_元）作为质保金，质保期满无质量问题后支付。第五条违约责任乙方逾期交货，每延迟1天按合同总额的____%支付违约金；甲方逾期付款，每延迟1天按应付金额的____%支付违约金。第六条争议解决本合同履行过程中发生争议，双方协商解决；协商不成的，提交_________仲裁委员会仲裁。甲方（盖章）：_________法定代表人/授权代表：_________日期：_________乙方（盖章）：_________法定代表人/授权代表：_________日期：_________模板四：采购订单订单编号采购合同号供应商名称订单日期物品/服务名称规格型号单位数量交货批次批次数量交货时间交货地点备注□分批交货□一次性交货采购部负责人订单员供应商确认签字：_________签字：_________签字：_________日期：_________模板五：验收单验收单号采购订单号供应商名称验收日期物品/服务名称规格型号单位数量验收项目标准要求验收结果是否合格数量□符合□不符合（差异：_________）外观□无破损□有破损技术参数□达标□不达标（具体：_________）验收结论□合格□不合格（整改要求：_________）验收人员签字使用部门：_________采购部：_________质检部：_________备注□初验□终验模板六：付款申请单申请单号合同编号供应商名称申请日期付款事由□预付款□到货款□质保金付款金额（元）收款账户信息开户行：_________账户名：_________账号：_________附件清单□《采购合同》□《验收单》□发票□其他：_________审批流程采购部：_________财务部：_________分管领导：_________总经理：_________签字采购部：_________日期：_________财务部：_________日期：_________分管领导：_________日期：_________总经理：_________日期：_________四、执行要点与风险规避（一）审批权限分级管理根据采购金额划分审批权限：5000元以下：部门负责人审批；5000-20000元：部门负责人+采购部+财务部审批；20000-50000元：部门负责人+采购部+财务部+分管领导审批；50000元以上：部门负责人+采购部+财务部+分管领导+总经理审批。严禁越级审批或口头审批，保证流程可追溯。（二）供应商动态管理建立《合格供应商名录》，每年对供应商进行年度评估（依据履约率、质量合格率、价格竞争力等），淘汰不合格供应商；新供应商需经过资质审核、样品测试、小批量试用（3个月）后方可入库；关键物料供应商需备选至少2家，避免单一供应风险。（三）成本控制与合规性严格执行预算管理，超预算采购需提前申请调整，未经审批不得执行；大额采购必须公开招标，禁止化整为零规避招标；合同条款需经法务审核，避免模糊表述（如“大概”“左右”），明确违约责任。（四）风险防范措施验收环节需多方参