行政公文标准撰写格式指南

行政公文标准撰写格式指南一、行政公文规范的意义与应用场景行政公文是各类组织（机关、企事业单位、社会团体等）在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达实施方针政策、部署指导工作、请示和答复问题、通报和交流情况的重要工具。规范撰写行政公文，能够保证信息传递的准确性、权威性和严肃性，提升行政效率，维护组织形象。常见应用场景事务性通知：如会议安排、放假通知、工作部署等；请示与报告：如经费请示、工作进展报告、专项事项汇报等；函件往来：如跨部门协调函、业务咨询函、答复函等；规章制度发布：如管理办法、实施细则、工作规范等；表彰与通报：如先进表彰通报、问题情况通报等。二、公文撰制的标准化操作流程（一）明确发文目的与核心信息动笔前需清晰界定“为什么发文”（目的）、“发文对象是谁”（主送机关）、“需解决什么问题”（核心事项）。例如若为召开会议，需明确会议目的、时间、地点、参会人员等核心要素；若为请示经费，需说明经费用途、金额、测算依据等。（二）确定恰当的公文文种根据行文关系和内容性质选择合适的文种，避免混用。常见文种适用范围通知：用于发布规章、转发文件、部署工作、告知事项等；请示：用于向上级机关请求指示、批准（需一文一事，不得抄送下级机关）；报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问（不得夹带请示事项）；函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。（三）收集整理基础资料围绕核心信息收集相关依据，如政策文件、数据支撑、附件材料（如会议议程、经费明细表、征求意见汇总等），保证内容真实、数据准确、依据充分。（四）拟写规范标题标题应简明扼要，一般由“发文机关+事由+文种”三要素构成，居中排版。例如：“XX公司办公室关于2024年端午节放假安排的通知”“XX部门关于申请购置办公设备的请示”。若发文机关在版头（红头文件）中已标注，可发文机关，仅保留“事由+文种”。（五）撰写结构是公文的核心，需逻辑清晰、层次分明，一般分为“开头-主体-结尾”三部分：开头：说明发文依据、背景或目的，常用“根据……”“为……现就……事项通知如下”等表述；主体：阐述具体事项、措施、要求等，可分条列项（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号标注，做到条理清晰）；结尾：根据文种提出执行要求或总结，如“请遵照执行”“特此请示”“以上报告，请审阅”等。（六）规范附件标注若内容需补充说明或支撑材料，应在下空一行左空二字标注“附件：”，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.2024年度会议安排表”）。如有多个附件，用阿拉伯数字标注序号（附件1、附件2……），附件名称后不加标点符号。（七）审核与定稿初稿完成后，需经部门负责人审核内容准确性、合规性，再按管理流程报请相关领导签发。重点检查：是否存在表述歧义、数据错误、格式不规范、文种使用不当等问题，保证内容无误后方可定稿。（八）落款与成文日期发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称，位于右空四字位置；成文日期：以领导签发日期为准，使用阿拉伯数字标注（年、月、日齐全，如“2024年5月20日”），右空四字与发文机关署名对应；印章：联合行文时，发文机关印章应一一对应，居中下压发文机关署名和成文日期；单一机关行文时，印章下压成文日期，骑年盖月（印章顶部年份数字，底部压月日）。三、通用公文格式模板要素详解要素位置要求内容规范示例版头公文首页红色分割线以上包含发文机关标志（如“XX公司文件”）、发文字号（机关代字〔年份〕序号，如“XX办发〔2024〕10号”）、签发人（上行文需标注，姓名后加“签发：”）发文字号：“XX办发〔2024〕10号”；签发人：“张*（总经理）签发：”标题版头下方，居中发文机关+事由+文种，字体为二号小标宋体，分一行或多行居中排列（换行时词意完整，长短匀称）“XX公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知”主送机关标题下方，顶格公文的主要受理机关，全称或规范化简称，后加全角冒号；多个机关用顿号分隔，换行时与上一机关对齐“公司各部门、各子公司：”主送机关下方，每段首行缩进两字符三号仿宋体字，行距设置为固定值28磅；层次序号依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，第一层黑体、第二层楷体、第三层仿宋加粗、第四层仿宋“一、检查时间2024年6月1日至6月30日……”附件说明下方，空一行左空二字标注“附件：”，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点“附件：1.2024年度安全生产大检查评分表”发文机关署名成文日期上方，右空四字机关全称或规范化简称，联合行文时主办机关在前“XX公司办公室”成文日期发文机关署名下方，右空四字阿拉伯数字标注（年、月、日），年份标全称，月、日不编虚位（如“1”不写“01”）“2024年5月20日”版记公文末页（首尾页）包抄送机关（如需要）、印发机关和印发日期（“印发：XX公司办公室2024年5月21日印发”）“抄送：公司领导。印发：XX公司办公室2024年5月21日印发”四、撰写过程中的关键注意事项1.标题规范，避免歧义标题需准确概括公文核心内容，不得使用模糊或口语化表述。例如“关于XX项目的事”表述不规范，应明确为“关于XX项目经费请示的通知”。2.主送机关单一明确请示类公文原则上只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应采用抄送形式；通知、通报等文种可根据需要确定多个主送机关，但需避免“多头主送”导致责任不清。3.逻辑严谨，表述准确使用规范的书面语，避免口语、网络用语（如“搞定”“差不多”等）；数字用法统一（如“一”“1”“1st”根据公文要求规范使用，日期、金额等需准确无误）；专业术语首次出现时需注明解释（如涉及“ISO9001质量管理体系”需简要说明）。4.附件与一致附件名称需与标注完全一致，附件内容需与相关，且需单独编制页码（在附件左上角标注“附件1：XXX”）。5.印章与日期规范印章需清晰、完整，不得模糊或压盖关键内容；成文日期以签发日期为准，不得提前或推后，电子文件需用电子签名（符合《电子签名法》要求）。6.格式统一，排版整洁纸张采用A4型，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字体、字号、行距严格按模板要求，避免随意调整；页码位于页脚居中，阿拉伯数字标注（如“-1-”）。7.内容合规，严守保密公文内容需符合国家法律法规、组织内部规章制度，不得涉及敏感信息（如未公开数据、内部决策过程等）；涉密公文需按《保密法》标注密级、保密期限，并按规定管理。8.发文前多级审核严格执行“拟稿人部门负责人审核-办公室核稿-领导签发”流程，保证内容无误、