企业档案归档与保管制度

企业档案归档与保管制度第一章总则第一条为规范企业档案管理，确保档案资料的完整性、安全性、可用性，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及集团母公司关于档案管理的相关制度要求，结合公司实际发展需要，防控档案管理风险，提升档案利用效益，特制定本制度。本制度旨在明确档案归档与保管的责任主体、操作流程、管控标准及保障措施，为公司可持续发展提供基础支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营管理的各类文件材料、电子数据、音视频资料等档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全生命周期管理活动。具体场景包括但不限于经营管理决策、合同签订、项目执行、财务管理、人力资源、技术研发、行政事务等业务领域。第三条本制度中下列术语含义：（一）“档案专项管理”是指公司对档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节进行系统性控制，确保档案符合合规性要求，并实现有效利用的管理活动。（二）“档案管理风险”是指因档案管理不善可能导致档案丢失、损毁、泄密、篡改或无法有效利用，进而影响公司经营决策、合规运营及声誉形象的潜在风险。（三）“档案合规”是指档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度的要求，确保档案管理的合法性、真实性、完整性及安全性。第四条档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：档案管理范围覆盖公司所有业务领域及档案类型，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的档案管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦档案管理中的重点风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估档案管理体系的有效性，优化管理流程，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案专项管理负总责，承担首要领导责任；分管领导对公司档案专项管理工作负直接领导责任，负责统筹协调、监督考核及资源保障。第六条公司设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门、下属单位负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调公司档案专项管理工作，审批重大档案管理决策。（二）监督评估各部门、下属单位档案管理制度的执行情况。（三）决策审批档案管理中的重大事项，如档案管理体系的重大调整、重大风险处置等。第七条公司档案专项管理领导小组下设办公室，办公室设在[牵头部门名称]，负责日常档案管理工作，主要职责包括：（一）制定和完善档案专项管理制度，组织开展档案管理培训。（二）定期开展档案管理风险排查，提出改进建议。（三）协调解决档案管理中的跨部门问题，推动制度落地。第八条档案专项管理职责划分如下：（一）牵头部门（[牵头部门名称]）：1.统筹档案专项管理制度建设，确保制度与公司战略及业务需求相匹配。2.组织开展档案管理风险识别与评估，制定风险防控措施。3.监督考核各部门、下属单位档案管理制度的执行情况，定期通报结果。4.负责档案管理信息化建设，推动系统工具的应用。5.组织开展档案管理培训与宣贯，提升全员档案意识。（二）专责部门（[专责部门名称]）：1.负责档案管理业务合规审核，确保档案管理活动符合法律法规及公司制度。2.优化档案管理流程，推动标准化、规范化建设。3.参与重大档案管理事件的处置，提供专业支持。4.定期开展档案管理流程复盘，提出优化建议。（三）业务部门/下属单位：1.落实本领域档案管理要求，确保档案及时、完整、准确归档。2.开展日常档案管理风险防控，及时发现并上报问题。3.配合档案专项管理领导小组开展检查、评估及改进工作。第九条基层执行岗（如业务人员、行政人员等）对档案管理负有直接责任，主要职责包括：（一）严格遵守档案管理制度，规范档案的形成、收集与整理。（二）妥善保管业务文件，防止丢失、损毁或泄密。（三）及时向专责部门或牵头部门报告档案管理问题。（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在档案管理中的责任。第三章专项管理重点内容与要求第十条档案收集与整理：业务操作的合规标准：各部门、下属单位应按档案管理制度要求，及时收集、整理业务文件，确保档案来源可靠、程序规范、内容真实。禁止性行为：严禁选择性归档、伪造档案或隐瞒重要档案信息。专项风险防控：重点关注档案收集的及时性、完整性，防止因延迟或遗漏导致档案信息缺失。第十一条档案归档与分类：业务操作的合规标准：归档档案应按分类方案进行分类、编号、上架，确保档案标识清晰、检索便捷。禁止性行为：严禁擅自销毁、转移或处置归档档案。专项风险防控：加强归档档案的物理安全防护，防止因环境因素（如温湿度、火灾）导致档案损毁。第十二条档案保管与安全：业务操作的合规标准：归档档案应存放在符合要求的档案库房，定期检查保管条件，确保档案安全。禁止性行为：严禁非授权人员接触、复制或转移归档档案。专项风险防控：建立档案库房安全管理制度，包括门禁管理、视频监控、温湿度控制等，防范自然灾害及人为破坏。第十三条档案利用与借阅：业务操作的合规标准：档案利用应履行审批手续，明确利用目的、范围及期限，确保档案合理利用。禁止性行为：严禁未经审批擅自复制、摘录或外借归档档案。专项风险防控：建立档案利用台账，记录利用人、利用目的、利用时间及归还情况，防止档案遗失或不当使用。第十四条档案鉴定与销毁：业务操作的合规标准：档案鉴定应由档案管理专家或业务部门共同参与，明确档案保存期限，对到期档案按规定销毁。禁止性行为：严禁擅自销毁或处置未达保存期限的档案。专项风险防控：建立档案鉴定制度，确保销毁档案符合法律法规及公司制度要求，防止重要信息泄露。第十五条电子档案管理：业务操作的合规标准：电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性及安全性。禁止性行为：严禁篡改、删除或泄露电子档案信息。专项风险防控：建立电子档案备份机制，定期进行数据备份，防范系统故障或黑客攻击导致数据丢失。第十六条档案数字化建设：业务操作的合规标准：推动档案数字化，实现档案的电子化存储、检索及利用，提升档案管理效率。禁止性行为：严禁在数字化过程中泄露或篡改档案信息。专项风险防控：建立数字化档案管理制度，确保数字化档案的质量及安全，防止数据错误或丢失。第十七条档案保密管理：业务操作的合规标准：涉密档案应按规定进行分级管理，落实保密措施，防止信息泄露。禁止性行为：严禁非授权人员接触涉密档案，严禁擅自复印、摘录或外传涉密信息。专项风险防控：建立涉密档案管理制度，包括保密教育培训、物理隔离、技术防护等措施，确保涉密档案安全。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：公司档案专项管理制度应根据国家法律法规、行业准则及公司业务变化，每年至少进行一次评估，必要时及时修订。修订后的制度由公司主要负责人审批，并发布实施。第十九条风险识别预警机制：公司档案专项管理领导小组每年至少开展一次档案管理风险排查，对识别出的风险进行分级评估，发布风险预警通知，并督促相关部门制定整改措施。第二十条合规审查机制：公司档案专项管理领导小组将档案管理合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”的原则，确保档案管理活动符合合规要求。第二十一条风险应对机制：对一般风险，由业务部门/下属单位负责整改；对重大风险，由公司档案专项管理领导小组牵头处置，明确应急流程、责任协同及上报要求，确保风险得到有效控制。第二十二条责任追究机制：对违反档案管理制度的个人或部门，根据违规情形、后果及责任大小，给予绩效扣减、纪律处分等处理，情节严重的依法移交司法机关处理。第二十三条评估改进机制：公司档案专项管理领导小组每年至少开展一次档案管理有效性评估，对制度执行情况、风险防控效果等进行综合评价，优化流程漏洞，提升管理水平。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：公司各层级领导对档案专项管理工作负有推进责任，各部门、下属单位应指定专人负责档案管理工作，确保制度有效落地。第二十五条考核激励机制：将档案管理合规情况纳入部门及个人的年度考核，与绩效、评优挂钩，对表现突出的部门和个人给予奖励，对违反制度的部门和个人进行处罚。第二十六条培训宣传机制：公司分层级开展档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，通过宣传栏、内部平台等渠道普及档案管理知识，提升全员档案意识。第二十七条信息化支撑：公司推动档案管理信息化建设，通过系统工具实现档案的电子化存储、检索及利用，实时监控档案管理状态，提升管理效率。第二十八条文化建设：公司通过发布档案管理合规手册、签订合规承诺书等方式，营造全员合规氛围，使档案管理成为企业文化的重要组成部分。第二十九条报告制度：公司各部门、