会议提案与决策实施制度

会议提案与决策实施制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》等相关国家法律法规，结合《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于风险防控、合规经营的管理要求，并针对公司业务发展过程中面临的市场竞争、运营管理、数据安全等专项风险防控需求，为规范会议提案与决策实施行为，明确管理职责，防范操作风险，提升决策科学性，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：（一）重大经营决策的提案与审批流程；（二）专项投资项目的可行性论证与实施监督；（三）重大风险事项的评估与处置决策；（四）跨部门协作项目的资源调配与进度管控；（五）涉及公司资产处置、合同签订、信息披露等关键业务环节的决策实施。第三条本制度下列术语定义如下：（一）会议提案专项管理：指通过规范的会议机制，对业务建议、风险处置方案、资源分配等事项进行讨论、审议并形成决策的过程管理，包括提案发起、材料准备、会议评审、决议执行等全流程管控。（二）决策实施风险：指在决策执行过程中可能因执行偏差、外部环境变化、资源保障不足等原因导致预期目标无法实现，或引发经济损失、声誉损害、法律纠纷等后果的潜在不确定性。（三）合规决策机制：指在决策制定与实施全过程中，遵循法律法规、内部规章及行业准则，通过风险识别、审查评估、责任追究等手段确保决策行为的合法性、合理性及可操作性的制度安排。第四条专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有决策层级与业务场景，确保无死角、无遗漏；（二）责任到人：明确各层级、各岗位在提案、决策、实施、监督中的具体职责；（三）风险导向：以风险防控为核心，优先识别与处置重大、高频风险事项；（四）持续改进：定期评估管理有效性，动态优化流程与标准；（五）协同高效：加强跨部门协作，确保决策与执行的高效联动。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议提案与决策实施工作负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导作为直接责任人，负责统筹协调分管领域的专项管理工作，监督制度执行情况。第六条设立“会议提案与决策实施管理领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括公司办公室、风险管理部门、财务部门、法务合规部等关键部门负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司专项管理制度建设，协调跨部门管理资源；（二）审议重大决策事项的风险评估报告及实施方案；（三）监督决策实施过程中的合规性，对重大风险事件进行决策授权；（四）每季度召开例会，通报管理进展，研究解决重点问题。第七条明确三类主体在专项管理中的职责分工：（一）牵头部门（公司办公室）：负责统筹专项管理制度建设，牵头组织会议提案的初审与材料准备，监督制度执行，开展培训宣贯，建立管理台账；（二）专责部门（风险管理部门、法务合规部）：分别负责专项领域的风险识别、合规审查、流程优化及处置；（三）业务部门/下属单位：落实本领域专项管理要求，开展日常风险排查，提交决策所需材料，执行最终决议，定期报送管理报告。第八条基层执行岗位员工应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守决策实施操作规范，对职责范围内的业务行为负责；（二）在执行过程中发现重大风险或偏差时，及时上报并暂停操作；（三）签署岗位合规承诺书，对所提交材料的真实性、准确性负责；（四）参与相关培训后，确保掌握必要的管理流程与风险防控知识。第三章专项管理重点内容与要求第九条业务提案的合规标准：（一）业务部门提交的提案须附可行性分析报告，包括市场调研、成本效益测算、风险识别及应对预案；（二）涉及关联交易的提案，必须提交利益冲突声明及第三方评估意见；（三）重大投资、合作项目需附法律顾问出具的风险评估意见。第十条会议评审的合规要求：（一）会议议程须提前三天发布，确保参会人员充分准备；（二）决策评审应逐项记录，关键意见及分歧点需明确记录；（三）涉及专业领域的问题，应邀请技术专家列席评审。第十一条决策决议的规范要求：（一）决议形式包括会议纪要、正式批复文件或系统电子记录；（二）决议内容应明确实施主体、时间节点、责任部门及监督方式；（三）重大决策决议需经领导小组审议通过后，方可下达执行。第十二条决策实施的操作规范：（一）实施部门须制定详细执行计划，分阶段推进关键任务；（二）涉及跨部门协作的，牵头部门应建立定期沟通机制；（三）执行过程中发生重大变更，须重新履行决策审批程序。第十三条禁止性行为：（一）严禁以提案谋取不正当利益，如利益输送、信息泄露等；（二）严禁在决策评审中发表虚假意见或阻挠客观评估；（三）严禁未经批准擅自变更决议内容或扩大执行范围。第十四条专项风险防控重点：（一）决策执行中的资金风险：重点监控资金审批权限、支付流程合规性；（二）业务操作的法律风险：确保合同签订、资质使用等符合监管要求；（三）资源调配的效率风险：避免因部门协调不力导致执行延期或成本超支。第十五条风险应对措施：（一）一般风险由业务部门制定预案并报专责部门备案；（二）重大风险需启动应急预案，领导小组协调资源处置；（三）风险事件处置完毕后，须提交复盘报告，完善管理漏洞。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）公司办公室牵头，每年第一季度结合法规变化、业务调整修订制度；（二）专责部门每月梳理风险案例，补充管理条款；（三）修订后的制度需经公司管理层审议通过，并发布正式通知。第十七条风险识别预警机制：（一）业务部门每月填报风险清单，专责部门按季度组织排查；（二）风险等级分为一般、重大、特别重大，对应不同的管控措施；（三）预警信息通过公司内网发布，接收范围覆盖相关岗位人员。第十八条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入以下关键节点：1.业务提案提交阶段，由专责部门出具合规意见；2.决策会议评审时，指定合规官记录关键问题；3.决策实施前，执行部门提交合规自查表；（二）任何业务活动未经合规审查，不得进入决策流程。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，专责部门跟踪问效；（二）重大风险需成立专项工作组，领导小组协调资源；（三）特别重大风险启动公司级应急响应，及时上报监管机构。第二十条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于：违反决策流程、隐瞒重大风险、执行严重偏差等；（二）处罚措施包括：经济处罚、降级、撤职，情节严重的移交纪律委员会处理；（三）责任追究需结合绩效考核、内部审计结果综合认定。第二十一条评估改进机制：（一）每年由领导小组组织对制度有效性进行评估，重点考核风险防控成效；（二）评估结果作为制度修订、资源调整的重要依据；（三）建立管理案例库，定期分析典型问题，优化管理流程。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导干部应定期听取专项管理汇报，及时解决重大问题；（二）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人负责对接；（三）领导小组每半年组织一次管理复盘，通报进展。第二十三条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核指标，权重不低于20%；（二）个人绩效与风险事件处置成效挂钩，优秀案例纳入评优范围；（三）对推动管理进步的部门和个人，给予专项奖励。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层培训：每季度开展合规履职培训，内容涵盖决策权限、风险责任等；（二）一线员工培训：每月组织操作规范培训，通过案例分析强化风险意识；（三）发布管理手册，全文覆盖制度要点及操作指引。第二十五条信息化支撑：（一）开发“决策管理系统”，实现提案提报、评审跟踪、执行监控的全流程数字化；（二）系统自动预警超期事项、风险临界值，并生成管理报告；（三）建立电子签章功能，确保决议存档的完整性。第二十六条文化建设：（一）发布《会议提案与决策实施合规手册》，覆盖制度条款及操作案例；（二）每年签署全员合规承诺书，明确岗位职责与违规后果；（三）设立“合规月”活动，通过知识竞赛、情景演练等形式培育合规理念。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险须在2小时内上报至专责部门，48小时内提交处置方案；（二）年度管理报告：每年12月31日前，牵头