医院采购相关制度规范

PAGE医院采购相关制度规范一、总则（一）目的为加强医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购效率，保证采购质量，满足医院医疗、教学、科研等工作需要，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于医院各部门、科室涉及的各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资、基建工程、信息系统建设等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受各方监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到性价比最优的物资、设备和服务。4.公正原则：采购决策应基于客观事实和公正标准，不得偏袒任何一方供应商。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和采购效益的最大化，实现医院资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购工作的重大政策、制度和规划。审定年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式、采购金额、供应商选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.设置：根据医院实际情况设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责贯彻执行国家法律法规和医院采购制度规范，负责具体采购业务的实施。编制采购预算和采购计划，经审批后组织实施。收集、整理采购需求信息，进行市场调研，选择合适的供应商。组织采购谈判、招标、询价等采购活动，签订采购合同。负责采购合同的执行、验收、付款等工作，协调处理采购过程中的纠纷。建立采购档案，妥善保管采购文件、合同及相关资料。定期对采购工作进行总结分析，提出改进建议。（三）需求部门1.职责根据医院业务发展和工作需要，提出物资、设备、服务等采购需求。参与采购需求的论证和审核，提供技术参数、性能要求等详细信息。协助采购部门进行市场调研，提供供应商推荐意见。负责采购物资、设备的验收工作，对验收结果负责。配合采购部门处理采购过程中的相关事宜，反馈使用过程中的问题。（四）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的意见和建议。负责采购资金的筹集、支付和核算，确保资金安全和合理使用。对采购合同的付款条款进行审核，监督采购款项的支付。定期对采购资金使用情况进行分析和监督，防范财务风险。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否符合法律法规和医院制度规范。审查采购预算执行情况、采购合同履行情况等。对采购过程中的违规违纪行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据医院年度工作计划和实际业务需求，结合上一年度采购情况，于每年[具体时间]前编制本部门下一年度采购预算草案，详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合医院财务状况和发展规划，编制医院年度采购预算草案，报采购管理委员会审议。3.采购管理委员会根据医院总体发展战略和资源状况，对年度采购预算草案进行审定，报医院领导批准后下达执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.需求部门应配合采购部门做好采购预算的执行工作，确保采购需求的合理性和准确性。如因业务发展等原因需要增加采购项目或调整采购数量，应及时提出申请，经审批后纳入预算调整范围。（三）预算监督与考核1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向采购管理委员会报告预算执行情况。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和有效性。3.医院建立采购预算考核制度，对预算执行情况良好的部门和个人给予奖励，对预算执行不力的部门进行通报批评，并追究相关责任人的责任。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大医疗安全的采购项目，需求部门应组织相关专家进行论证，形成论证报告，作为采购申请的附件。（二）采购审批1.《采购申请表》提交至采购部门后，采购部门对采购申请的完整性、合理性进行初审。2.初审通过后，采购部门将采购申请提交至采购管理委员会或相关授权领导进行审批。审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得采购管理委员会或相关授权领导的批准，并按照规定的程序办理审批手续。2.供应商选择采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择符合要求的供应商参与采购活动。对于新的供应商，采购部门应进行实地考察或要求其提供相关证明材料，确保其具备供应能力和履约能力。3.采购文件编制根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件编制完成后，应组织相关人员进行审核，确保采购文件的准确性和完整性。4.采购活动组织公开招标采购项目应按照国家有关法律法规和招标程序，发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标、竞争性谈判、询价采购等项目应按照规定的程序，邀请合格供应商参与投标、谈判或询价，组织评审和确定成交供应商。单一来源采购项目应按照规定的程序，与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购部门应根据评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，应提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性和经济性。审核通过后，由授权代表签字盖章生效。（五）验收付款1.验收采购物资、设备到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资、设备的数量、规格型号、质量等进行检查和测试，确保符合要求。对于大型医疗设备等重要采购项目，应邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收，出具验收报告。验收合格后，需求部门应在验收报告上签字确认。2.付款验收合格后，需求部门应填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告等相关资料，提交至财务部门审核。财务部门根据合同约定和资金状况，对付款申请进行审核，审核通过后报医院领导审批。审批通过后，财务部门按照规定的程序办理付款手续。五、采购风险管理与内部控制（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量不合格、法律纠纷等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）内部控制措施1.岗位分离：采购业务的审批、执行、验收、付款等环节应相互分离，避免一人兼任多个关键岗位，防止舞弊行为的发生。2.授权审批：明确各采购环节的审批权限和审批程序，严格执行授权审批制度，确保采购活动在授权范围内进行。3.合同管理：加强采购合同的签订、履行、变更、终止等环节的管理，建立合同台账，跟踪合同执行情况，及时处理合同纠纷。4.监督检查：审计部门定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时督促整改。采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，不断完善内部控制制度。（三）风险管理应对1.对于供应商违约风险，应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的履约能力，必要时采取更换供应商等措施。2.对于采购价格波动风险，应加强市场调研和价格监测，建立价格预警机制，在采购谈判中争取有利的价格条款，或采用套期保值等金融工具进行风险防范。3.对于质量不合格风险，应加强采购物资、设备的验收管理，严格执行质量标准，要求供应商提供质量保证承诺，对不合格产品及时进行退换货或索赔处理。4.对于法律纠纷风险，应加强对采购法律法规的学习和培训，确保采购活动合法合规。在签订采购合同前，应进行法律审核，避免合同条款存在法律风险。如发生法律纠纷，应及时聘请专业律师进行处理。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.需求部门应及时向采购部门提供采购需求变化信息，以便采购部门及时调整采购计划和策略。（二）采购信息分析与利用1.采购部门应定期对收集到的采购信息进行分析和整理，形成采购信息报告，为采购决策提供参考依据。2.通过对采购信息的分析，了解市场动态和供应商情况，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。（三）采购信息公开1.医院应建立采购信息公开制度，定期在医院内部网站或其他显著位置公开采购项目信息、采购结果信息等，接受医院职工和社会公众的监督。2.采购信息公开应包括采购项目名称、采购方式、采购金额、采购结果及中标（成交）供应商等内容，确保信息真实、准确、完整。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请文件、采购预算文件、采购审批文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证、供应商资料等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购文件进行分类、编号、装订。2.采购档案应及时归档，确保档案资料的完整性和准确性。归档后的采购档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三