公司资产管理维护规范书

公司资产管理维护规范书一、总则为规范公司资产全生命周期管理，提高资产使用效率，保障资产安全完整，降低运营风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范适用于公司各部门、全体员工及参与资产管理的外部合作单位，涵盖资产从采购、入库、使用、维护到报废处置的全流程管理。二、适用范围与核心目标（一）适用范围资产类型：包括但不限于固定资产（如办公设备、生产设备、车辆、房屋建筑物）、无形资产（如软件著作权、商标权）、低值易耗品（如办公文具、劳保用品）等。适用对象：公司总部及各分支机构的所有部门、员工，以及负责资产采购、维护、服务的供应商或服务商。业务场景：资产新增、调拨、维修、盘点、报废等全生命周期管理活动。（二）核心目标规范化：统一资产标准与管理流程，避免操作随意性。透明化：实现资产信息实时可查，保证账实一致。高效化：优化资源配置，减少闲置浪费，延长资产使用寿命。合规化：防范资产流失、损坏等风险，保证管理行为符合公司制度与法律法规要求。三、资产全生命周期管理流程（一）资产采购与入库管理操作步骤：需求提报各部门根据业务需求，填写《资产采购申请表》（模板见第五章），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人等信息，经部门负责人*审核后提交至行政部（或资产管理专员）。大额资产（单笔超10万元）需附详细可行性分析报告，由分管领导*审批。预算与审批行政部汇总需求，结合年度资产预算，提交财务部审核预算合规性。审批通过后，按公司采购管理制度选择采购方式（公开招标、询价、单一来源采购等）。采购执行采购部门与供应商签订合同，明确资产质量、交付时间、保修条款、售后服务等内容。资产到货后，使用部门、行政部、财务部共同验收：核对资产信息与合同一致、检查外观与功能是否正常、索取发票等合规凭证。入库登记验收合格后，行政部资产管理人员在资产管理系统中录入资产信息（唯一资产编号），打印并粘贴资产标签（含编号、名称、使用部门、责任人等信息）。填写《资产入库登记表》（模板见第五章），同步更新财务台账，保证账账、账实相符。（二）资产日常使用与维护操作步骤：领用与登记员工领用资产时，需填写《资产领用申请表》（模板见第五章），经部门负责人*审批后，至行政部办理领用手续，签字确认《资产领用登记表》。资产移交时，原使用人需保证资产完好，双方在《资产交接单》（模板见第五章）上签字确认，行政部更新系统中的“使用人”与“存放地点”信息。日常维护使用人责任：按说明书规范操作资产，保持清洁卫生，做好日常检查（如设备运行状态、软件更新等），发觉异常及时报修。部门责任：每季度组织一次部门资产自查，检查资产使用状况、标签完整性，提交《资产自查表》（模板见第五章）至行政部。专业维护：对于大型设备、IT资产等，行政部需联系专业服务商定期维护（如每半年一次），填写《资产维护记录表》（模板见第五章），记录维护时间、内容、费用等信息。维修管理资产故障时，使用人填写《资产维修申请表》（模板见第五章），说明故障现象、原因初步判断，经部门负责人*审批后提交行政部。行政部评估维修必要性：小故障（如软件问题）由IT部门*处理；大故障或硬件损坏，联系供应商或第三方维修机构，明确维修费用承担方（保修期内由供应商承担，超保修期由公司或使用部门承担）。维修完成后，使用人验收签字，行政部更新资产状态（如“维修中”“正常使用”）。（三）资产定期盘点操作步骤：盘点周期全面盘点：每年12月由行政部牵头，财务部、各部门负责人参与，对公司所有资产进行一次全面清查。抽盘盘点：每季度由行政部随机抽取30%以上的资产进行抽查，重点核查高频使用、高价值资产。盘点流程准备阶段：行政部提前3个工作日下发盘点通知，明确盘点范围、时间、分工；各部门核对本部门资产台账，准备资产清单。实施阶段：盘点人员采用“实地盘点+系统核对”方式，逐项核对资产编号、名称、数量、使用人、存放地点等信息，记录差异点（如盘盈、盘亏、毁损）。复盘阶段：对盘点差异进行二次核查，确认是否为操作失误（如标签脱落、信息录入错误）或真实问题，形成《资产盘点报告》（模板见第五章）。差异处理盘盈资产：查明来源（如未及时入库、供应商多送），经行政部、财务部审核后，补办入库手续，纳入资产管理。盘亏资产：分析原因（如丢失、人为损坏），明确责任人，填写《资产盘亏审批表》（模板见第五章），按权限审批后（小额资产由行政部负责人审批，大额资产由总经理审批），进行账务核销。（四）资产报废与处置操作步骤：报废申请资产达到报废条件（如使用年限到期、损坏无法修复、技术淘汰等），使用部门填写《资产报废申请表》（模板见第五章），附资产现状照片、报废原因说明，经部门负责人*审核。鉴定与审批行政部组织技术专家*（如IT工程师、设备工程师）对资产进行技术鉴定，确认是否具备报废价值，形成《资产报废鉴定表》。根据资产价值审批权限：低值易耗品由行政部负责人审批；固定资产（单笔超5万元）由分管领导审批；重大资产（单笔超50万元）需总经理办公会*审批。处置与账务核销报废资产处置方式：残值回收（如变卖、拆解零件再利用）、无害化处理（如电子垃圾交专业机构），优先选择环保合规渠道。行政部凭《资产报废审批表》《处置交接单》等资料，在资产管理系统中注销资产信息，财务部同步进行账务核销，保证资产账面价值归零。四、部门职责分工部门职责行政部统筹资产管理，制定流程规范，组织采购、盘点、报废；维护资产管理系统，更新台账。财务部审核资产预算，核算资产价值，监督账实一致性，参与资产验收与报废审批。使用部门提报资产需求，负责日常使用与维护，配合盘点，承担资产保管责任。IT部门负责IT资产（电脑、服务器等）的技术维护、软件更新及故障处理。采购部执行资产采购，保证供应商合规与合同履行。五、标准化工具模板模板一：资产采购申请表申请部门申请日期资产名称规格型号单位数量预估单价（元）总价（元）用途使用人部门负责人审核分管领导审批备注：需附资产参数要求、可行性分析（大额资产）、历史采购记录（如有）。模板二：资产台账表资产编号资产名称规格型号类别采购日期使用部门使用人存放地点账面价值（元）状态（正常/维修/报废）责任人模板三：资产盘点报告盘点部门盘点日期盘点资产总数盘盈数量盘亏数量账实一致率差异原因说明处理意见盘点人审核人模板四：资产报废申请表资产编号资产名称报废日期使用年限报废原因原值（元）累计折旧（元）净值（元）鉴定结果部门负责人审批行政部审批总经理审批六、风险提示与合规要求（一）常见风险与防范账实不符：加强日常盘点与台账更新，使用人离职时必须办理资产交接，避免资产遗漏。资产损坏/丢失：明确使用人保管责任，重要资产（如笔记本电脑）建议安装定位设备，购买财产保险。采购违规：严格执行采购审批流程，禁止化整为零规避招标，保证供应商资质合规。报废处置风险：报废资产需经技术鉴定，禁止随意丢弃或变卖给个人，保证残值回收合规。（二）合规要求数据安全：资产信息（含编号、价值、使用人等）需加密存储，严禁非授权人员查询或泄露。流程追溯：所有资产管理环节（采购、领用、维修、报废）需保留书面或电子记录，保存期限不少于5年。责任追究：对因故意