医药生产公司行政制度

PAGE医药生产公司行政制度一、总则（一）目的本行政制度旨在规范医药生产公司内部行政事务的管理，确保公司各项工作高效、有序运行，保障公司生产经营活动的顺利开展，维护公司及员工的合法权益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于医药生产公司全体员工，包括公司总部及各分支机构、子公司的所有在职人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及相关政策规定，确保公司行政行为合法合规。2.规范性原则：明确各项行政事务的流程、标准和要求，实现规范化管理，提高工作效率和质量。3.公正性原则：对待所有员工一视同仁，在行政事务处理中做到公平、公正，保障员工的合法权益。4.服务性原则：行政部门以服务公司各部门和员工为宗旨，积极主动提供优质、高效的服务，满足公司运营和员工工作生活的需求。二、组织架构与职责（一）行政部门组织架构行政部门设行政经理一名，全面负责行政部门的管理工作。行政经理下设行政专员若干，分别负责行政管理、人力资源管理、后勤保障、法务合规等具体工作。（二）各岗位职责1.行政经理职责负责制定和完善公司行政管理制度，并监督执行。组织协调公司行政工作，确保各项行政事务顺利开展。负责行政部门团队建设，指导、培训和考核行政专员工作。参与公司重大决策，提供行政支持和建议。协调公司与外部相关部门的关系，维护公司良好形象。2.行政管理专员职责负责公司文件、档案的管理，做好文件的收发、传阅、归档等工作。安排公司会议、活动，做好会议记录、活动组织和安排工作。负责公司办公用品的采购、发放和管理。协助行政经理处理日常行政事务，完成领导交办的其他工作任务。3.人力资源管理专员职责负责公司员工招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等人力资源管理工作。制定人力资源规划，优化人员配置，提高员工素质和工作效率。办理员工入职、离职、调动等手续，维护员工人事档案的完整性和准确性。处理员工关系问题，协调解决员工之间及员工与公司之间的矛盾和纠纷。4.后勤保障专员职责负责公司办公区域的环境卫生管理，定期进行清洁和消毒。维护公司办公设备、设施的正常运行，及时处理设备故障和维修需求。管理公司车辆，做好车辆调度、保养和维修工作。负责公司食堂、宿舍等后勤服务的管理，保障员工的生活需求。5.法务合规专员职责负责审查公司各类合同、协议等法律文件，防范法律风险。处理公司涉法事务，包括诉讼、仲裁等法律纠纷的应对和处理。开展法律培训和宣传工作，提高员工的法律意识和合规意识。跟踪国家法律法规和行业政策的变化，及时调整公司行政制度和业务流程，确保公司合法合规运营。三、行政办公管理（一）办公环境管理1.员工应保持办公区域整洁、卫生，不得随意丢弃垃圾，办公用品摆放整齐有序。2.办公区域内禁止吸烟、大声喧哗、打闹等行为，保持安静的工作环境。3.爱护办公设备和设施，不得擅自拆卸、损坏或挪用公司财物。如发现设备设施故障，应及时通知后勤保障专员进行维修。4.节约使用水电资源，下班后关闭电脑、打印机、空调等电器设备。（二）文件与档案管理1.文件管理公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件包括公司规章制度、会议纪要、工作计划、报告等；外部文件包括政府文件、行业标准、合作协议等。文件的起草、审核、批准应按照规定的流程进行。内部文件由相关部门起草，经部门负责人审核后，报行政经理批准；涉及重要事项的文件需经公司领导审批。外部文件由行政部门负责收集、整理，并按照规定进行传阅和存档。文件的收发应进行登记，注明文件名称、文号、来源、日期、份数等信息。文件传阅应按照规定的范围和顺序进行，确保文件及时传达给相关人员。传阅完毕后，文件应及时归还行政部门进行归档。行政部门应定期对文件进行整理和归档，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。档案的保管期限应根据文件的性质和重要程度按照国家相关规定执行。2.档案管理公司档案包括人事档案、财务档案、业务档案、行政档案等。各类档案应按照分类标准进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。人事档案由人力资源管理专员负责管理，包括员工个人基本信息、学历证书、工作经历、培训记录、绩效考核、薪酬福利等资料。人事档案应严格保密，未经员工本人同意，不得擅自查阅和泄露。财务档案由财务部门负责管理，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等资料。财务档案的保管期限和销毁程序应按照国家财务法规执行。业务档案由相关业务部门负责管理，包括合同、订单、项目资料、技术文件等。业务档案应按照业务流程进行整理和归档，便于业务查询和追溯。行政档案由行政部门负责管理，包括公司文件、会议记录、办公用品采购记录、车辆使用记录等资料。行政档案应定期进行整理和归档，为公司行政管理提供支持。（三）会议与活动管理1.会议管理公司会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括公司周会、月会、季度会等；不定期会议根据工作需要临时召开。会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并通知相关人员做好准备。会议通知应明确会议议程、要求和注意事项。会议主持人应提前到达会议现场，做好会议准备工作。会议过程中，主持人应引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，确保会议秩序和效率。会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议讨论要点、决策事项、责任人和完成时间等信息。会议结束后，会议组织部门应及时整理会议记录，形成会议纪要，并按照规定的流程进行审批和发放。会议纪要应明确会议决策事项和工作要求，确保相关人员知晓并落实。2.活动管理公司组织的活动包括员工培训、团建活动、节日庆祝活动等。活动组织部门应提前制定活动方案，明确活动主题、时间、地点、内容、参与人员等信息，并报行政经理批准。活动组织部门应做好活动的筹备工作，包括场地布置、物资采购、人员安排等。活动过程中，应确保活动安全、有序进行，保障参与人员的人身安全和财产安全。活动结束后，活动组织部门应及时总结活动经验，收集参与人员的反馈意见，为今后活动的开展提供参考。四、人力资源管理（一）员工招聘与录用1.根据公司发展战略和业务需求，人力资源管理专员制定年度招聘计划，明确招聘岗位、人数、要求等信息。2.通过多种渠道发布招聘信息，包括招聘网站、社交媒体、校园招聘、人才市场等，吸引符合条件的人员应聘。3.对应聘人员进行资格审查和初步筛选，确定参加面试的人员名单。面试分为初试和复试，由人力资源管理专员、用人部门负责人等组成面试小组进行面试。面试过程中，应全面了解应聘人员的专业知识、工作经验、职业素养、沟通能力等方面的情况。4.根据面试结果，确定拟录用人员名单，并进行背景调查。背景调查内容包括应聘人员的学历、工作经历、违法违纪记录等信息。经背景调查合格的人员，方可办理录用手续。5.新员工入职前，人力资源管理专员应通知其准备相关入职资料，包括身份证、学历证书、离职证明等。新员工入职时，应填写入职登记表，签订劳动合同，办理入职手续，包括领取办公用品、安排办公座位、介绍公司规章制度等。（二）员工培训与发展1.人力资源管理专员根据公司发展战略和员工培训需求，制定年度培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间、对象等信息。2.培训方式包括内部培训、外部培训、在线学习等。内部培训由公司内部专业人员或邀请外部专家进行授课；外部培训根据培训需求，组织员工参加外部培训机构举办的培训课程；在线学习通过公司内部学习平台提供的在线课程，供员工自主学习。3.培训过程中，应建立培训档案，记录员工的培训情况，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等信息。培训结束后，应组织员工进行培训考核，考核方式包括考试、撰写培训心得、实际操作等。考核合格的员工，颁发培训证书；考核不合格的员工，应进行补考或重新参加培训。4.为员工提供职业发展规划指导，根据员工的个人兴趣、专业技能和工作表现，帮助员工制定职业发展目标和计划。鼓励员工参加各类职业资格考试和技能竞赛，提升自身职业素养和竞争力。（三）绩效考核与激励1.人力资源管理专员制定绩效考核制度，明确绩效考核的标准、流程、方法和周期。绩效考核分为月度考核、季度考核和年度考核，考核内容包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面。2.考核过程中，员工应填写绩效考核自评表，对自己的工作表现进行自我评价。部门负责人应根据员工的工作实际情况，填写绩效考核评价表，对员工进行评价。人力资源管理专员汇总考核结果，进行审核和反馈。3.根据绩效考核结果，对表现优秀的员工进行表彰和奖励，奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升等；对表现不佳的员工进行辅导和改进，如连续两个考核周期考核不合格，公司有权解除劳动合同。4.建立员工激励机制，除绩效考核奖励外，还可通过设立创新奖励、团队奖励等方式，激发员工的工作积极性和创造力，提高员工的工作效率和业绩。（四）薪酬福利管理1.人力资源管理专员根据公司薪酬政策和市场行情，制定薪酬体系，明确薪酬结构、薪资标准、调整机制等内容。薪酬结构包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴等部分。2.每月按时核算员工工资，确保工资准确无误发放到员工手中。工资发放应严格按照国家法律法规和公司规定进行，不得拖欠或克扣员工工资。3.为员工缴纳社会保险和住房公积金，包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险。按照国家规定和公司政策，为员工提供其他福利待遇，如带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期，以及节日福利、生日福利、定期体检等。4.定期对薪酬福利体系进行评估和调整，根据公司经营状况、市场行情和员工反馈意见，优化薪酬福利结构和标准，提高薪酬福利的竞争力和激励作用。五、后勤保障管理（一）办公用品管理1.行政管理专员负责制定办公用品采购计划，根据公司各部门的需求，定期采购办公用品。采购过程中，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应。2.建立办公用品库存管理制度，对采购的办公用品进行分类、登记和保管。办公用品的领用应进行登记，注明领用日期、领用部门、领用人、办公用品名称和数量等信息。3.定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于库存积压或过期的办公用品，应及时进行清理和处理。4.鼓励员工节约使用办公用品，提倡无纸化办公，减少纸张浪费。对于可重复使用的办公用品，应进行回收和再利用。（二）办公设备与设施管理1.后勤保障专员负责公司办公设备和设施的日常管理和维护，包括电脑、打印机、复印机、传真机、空调、电梯等设备，以及办公桌椅、文件柜等设施。2.建立办公设备和设施档案，记录设备设施的型号、购置时间、维修记录、保养情况等信息。定期对办公设备和设施进行检查和维护，及时发现和处理设备设施故障，确保设备设施正常运行。3.对于需要维修或更换的办公设备和设施，后勤保障专员应及时填写维修申请单或采购申请单，报行政经理审批后进行维修或采购。维修和采购过程中，应选择正规的维修厂家和供应商，确保维修质量和采购价格合理。4.员工应爱护办公设备和设施，不得擅自拆卸、损坏或挪用公司财物。如因个人原因造成设备设施损坏，应按照公司规定进行赔偿。（三）车辆管理1.公司车辆由后勤保障专员统一管理和调度，根据工作需要安排车辆使用。车辆使用应进行登记，注明使用日期、使用部门、使用人、目的地、事由等信息。2.建立车辆档案，记录车辆的型号、购置时间、行驶里程、维修记录、保养情况等信息。定期对车辆进行检查和保养，确保车辆性能良好，安全行驶。3.驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。不得酒后驾车、疲劳驾车、超速行驶等违规行为。车辆使用完毕后，应及时返回公司，将车辆停放在指定位置，并做好车辆清洁和交接工作。4.车辆维修和保养应按照规定的流程进行，由后勤保障专员填写维修申请单或保养计划，报行政经理审批后进行维修和保养。维修和保养过程中，应选择正规的维修厂家和供应商，确保维修质量和保养效果。（四）食堂与宿舍管理1.后勤保障专员负责公司食堂的管理，确保食堂食品安全、卫生、营养。制定食堂管理制度，规范食堂工作人员的操作流程和服务标准。2.定期对食堂进行清洁和消毒，检查食品原材料的采购渠道和质量，确保食品符合国家食品安全标准。合理安排食堂饭菜品种和口味，满足员工的饮食需求。3.公司为员工提供宿舍的，后勤保障专员应负责宿舍的管理和维护。制定宿舍管理制度，规范员工的住宿行为。定期对宿舍进行检查和维修，确保宿舍设施完好，安全舒适。4.员工应遵守食堂和宿舍管理制度，爱护公共设施，保持环境卫生。不得在宿舍内使用大功率电器、私拉乱接电线等违规行为。六、法务合规管理（一）合同管理1.法务合规专员负责审查公司各类合同、协议等法律文件，防范法律风险。合同签订前，应要求业务部门提供合同草案，并对合同条款进行严格审查，重点审查合同主体资格、合同内容合法性、合同条款完整性、合同履行可能性等方面。审查意见应及时反馈给业务部门，并协助业务部门与对方协商修改合同条款。2.合同签订过程中，法务合规专员应监督合同签订程序的合法性，确保合同签订符合公司规定的流程。合同签订后，应及时将合同文本归档，并跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，法务合规专员应组织相关部门进行专题讨论和风险评估，制定应对措施，确保公司合法权益得到