生产物资报销制度

PAGE生产物资报销制度一、总则（一）目的为了加强公司生产物资的管理，规范生产物资报销流程，确保公司生产经营活动的顺利进行，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产经营需要发生的生产物资采购、使用及报销等相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则：生产物资的采购、使用及报销必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确、完整地反映生产物资的采购及使用情况。3.合理性原则：生产物资的采购应根据公司生产经营实际需要，合理安排采购数量和金额，避免浪费和积压。4.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行报销审批，确保审批环节严谨、规范。二、生产物资的分类及定义（一）原材料指构成产品实体的各种原料及主要材料，如生产产品所需的钢材、木材、塑料颗粒等。（二）辅助材料有助于产品形成但不构成产品实体的材料，如润滑油、油漆、胶水等。（三）备品备件为了保证设备正常运行，用于替换磨损或损坏零部件的物资，如机器设备的轴承、齿轮、阀门等。（四）周转材料多次使用但不构成产品实体的材料，如模具、夹具、量具等。（五）其他生产物资包括生产过程中使用的办公用品、劳保用品、工具等与生产直接相关的物资。三、生产物资采购流程（一）需求申请1.各部门根据生产计划、设备维护计划等实际需求，填写《生产物资需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。2.《生产物资需求申请表》需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《生产物资需求申请表》后，对需求的合理性进行初步审核。2.对于金额较小（具体金额标准由公司根据实际情况设定，如[X]元以下）的生产物资采购，采购部门负责人可直接审批；对于金额较大的采购项目，需提交至公司管理层进行审批。3.审批通过后，采购部门方可开展采购工作。（三）供应商选择与采购1.采购部门根据审批后的需求，通过多种渠道选择合格的供应商，如招标、询价、邀请报价等方式。2.与供应商签订采购合同，明确物资的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。3.采购人员跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）验收入库1.物资到货后，采购部门通知质量检验部门、仓库管理部门等相关人员共同进行验收。2.质量检验部门按照相关质量标准对物资进行检验，出具检验报告。如检验合格，仓库管理部门办理入库手续，填写《生产物资入库单》，注明物资名称、规格型号、数量、供应商等信息；如检验不合格，采购部门负责与供应商协商解决退货、换货等事宜。四、生产物资报销规定（一）报销凭证要求1.生产物资采购发票必须是由供应商开具的正规发票，发票内容应包括物资名称、规格型号、数量、单价、金额、发票号码、开票日期等，且发票应加盖供应商发票专用章。2.除发票外，还需提供以下相关凭证：《生产物资需求申请表》复印件，证明采购需求的合理性。《生产物资入库单》原件，作为物资已入库的证明。采购合同复印件（如有），明确采购的具体条款。其他与采购相关的证明材料，如运输发票、检验报告等。（二）报销流程1.采购人员在完成生产物资采购并取得相关报销凭证后，按照公司财务报销流程填写《费用报销单》，将报销凭证粘贴在《费用报销单》后面，并详细注明报销事由、金额等信息。2.《费用报销单》经部门负责人审核签字，确认采购事项的真实性、合理性及必要性。3.财务部门对报销凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，以及报销金额与采购合同、发票等是否一致。如审核通过，财务部门负责人签字；如审核不通过，财务部门应及时通知采购人员补充或更正相关凭证。4.审核通过的《费用报销单》提交至公司管理层进行最终审批。审批通过后，财务部门按照公司财务制度进行报销付款。（三）报销时间限制生产物资采购报销应在取得报销凭证后的规定时间内（如[X]个工作日）办理完毕，逾期未办理的，需重新提交申请并说明原因。五、生产物资的使用与管理（一）领用制度1.各部门根据生产需要，填写《生产物资领用单》，注明领用物资的名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.仓库管理部门根据《生产物资领用单》发放物资，同时在《生产物资领用单》上签字确认，并登记物资台账。3.领用人员应妥善保管领用的生产物资，不得随意转借、挪用或浪费。（二）库存管理1.仓库管理部门应定期对生产物资进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成《生产物资盘点报告》，如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。2.对于积压、过期、损坏等不再使用的生产物资，仓库管理部门应填写《生产物资处置申请表》，经相关部门审核批准后进行处置，处置方式包括报废、变卖等。处置收入应及时入账。（三）成本核算1.财务部门应按照公司成本核算制度，将生产物资的采购成本合理分摊到产品成本中，准确计算产品生产成本。2.定期对生产物资的成本进行分析，评估采购价格的合理性、物资使用效率等情况，为公司成本控制提供依据。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对生产物资采购、使用及报销情况进行审计，检查是否符合本制度规定，是否存在违规操作、浪费等问题。（二）日常监督1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格等进行评估，确保供应商的稳定性和可靠性。2.仓库管理部门应加强对生产物资的日常管理，确保物资的安全、完整。3.财务部门应加强对报销凭证的审核，严格把关报销流程，防范财务风险。（三）违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。对于因违规