合同审查及标准化管理流程指南

合同审查及标准化管理流程指南一、适用业务场景与对象本流程指南适用于企业日常经营中各类合同的审查、签订、履行及归档管理全流程，覆盖但不限于以下场景：业务合作场景：采购合同、销售合同、服务合同（如咨询、技术服务、外包服务）、合作开发合同等商业合作类文件的审查与管理；劳动关系场景：劳动合同、保密协议、竞业限制协议等人力资源相关合同的规范与风险控制；资产处置场景：房屋租赁合同、设备采购/租赁合同、知识产权转让/许可合同等资产权属相关文件的审核；内部管理场景：部门间协作协议、费用报销协议等内部契约文件的标准化制定。涉及部门包括业务部门、法务部门、财务部门、人力资源部门等，需多方协同完成合同全生命周期管理。二、合同审查及标准化管理全流程操作步骤（一）合同发起与前置准备需求提出：业务部门根据合作需求，明确合同类型、合作方基本信息、合作核心内容（如标的、数量、价款、履行期限等），填写《合同立项申请表》（模板见附件1），经部门负责人*业务负责人审批后发起合同流程。材料收集：业务部门负责收集合作方主体资格材料，包括：企业法人：营业执照复印件（需加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人）；其他组织：登记证书、负责人证件号码明；自然人：证件号码复印件、住址证明（如涉及大额合同）。材料需保证真实、有效，并在合同签订前完成更新核验（如营业执照是否在有效期内、是否存在经营异常）。（二）合同起草与初步审核模板选用：优先使用企业标准化合同模板库中的对应模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），如需定制模板，需由业务部门与法务部门共同拟定，保证模板条款覆盖核心风险点。内容填写：业务部门根据合作细节填写合同条款，重点明确：合同主体：双方全称、统一社会信用代码、地址、联系方式；核心条款：标的名称/规格、数量、质量标准、价款/报酬（含税费承担方式）、履行期限/地点/方式、验收标准与流程；权利义务：双方主要权利、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（优先约定企业所在地法院管辖或仲裁）；附件清单：技术参数、服务方案、验收表等作为合同组成部分的文件名称及份数。内部初审：业务部门负责人*业务负责人对合同内容的真实性、完整性、可行性进行审核，重点核对业务需求与合同条款的一致性，签署《合同内部审核表》（模板见附件2）。（三）法务专项审查审查范围：法务部门收到完整合同材料及《合同内部审核表》后，在2个工作日内完成审查，重点包括：主体资格：合作方是否具备相应民事行为能力（如经营范围是否包含业务内容、是否涉及特许经营）；条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；风险识别：违约责任是否明确且对等，知识产权归属是否清晰，保密条款是否覆盖保密范围、期限及泄密责任，不可抗力条款是否合理；程序合规：是否需履行招投标、审批等特殊程序（如涉及国有资产、重大采购）。审查反馈：法务部门出具《合同审查意见表》（模板见附件3），对存在问题的条款标注修改建议（如“建议明确逾期付款违约金计算标准上限为LPR的4倍”），并通过OA系统反馈至业务部门。修订确认：业务部门根据法务意见修改合同，如存在争议条款，需组织业务部门与法务部门沟通协商，达成一致后形成终稿。（四）财务与合规复核财务审核：财务部门对合同中的财务条款进行复核，重点包括：价款/报酬是否合理，是否符合企业定价政策；付款方式（预付款、进度款、尾款比例）、票据类型（增值税专用发票/普通发票）、税费承担是否清晰；是否涉及大额资金支付，是否符合企业资金管理制度。财务部门签署《合同财务复核表》（模板见附件4），无异议后进入下一环节；存在异议的，与业务部门、法务部门共同协商调整。合规性审查：如合同涉及数据安全、反垄断、出口管制等特殊领域，需由合规部门或聘请外部专家进行专项审查，保证符合行业监管要求。（五）审批签署与用印管理审批流程：根据合同金额、类型及企业授权制度，逐级提交审批：金额≤10万元：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总*分管副总；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管副总→总经理*总经理；金额＞50万元：增加董事长审批权限。用印管理：审批通过后，由行政部门核对合同文本与审批表一致性，加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同用印）；如需法定代表人签字，需由法定代表人本人或其授权代理人签字，签字笔迹需与预留样本一致。（六）合同履行与跟踪管理履行交底：业务部门负责向合作方履行合同义务（如交付货物、提供服务），同步向法务、财务部门提交《合同履行交底表》（模板见附件6），明确关键节点（如验收时间、付款节点）。过程监控：业务部门定期跟踪合同履行情况，记录履行进度（如“已完成60%服务内容，对方无异议”），发觉对方违约或履行异常（如延迟交付、质量不达标），需在3个工作日内书面通知对方并留存证据，同时向法务部门报告。验收确认：合同履行完成后，业务部门组织双方按照约定标准验收，填写《合同验收确认书》（模板见附件7），由双方签字盖章确认；涉及款项支付的，需连同验收表提交财务部门办理结算。（七）合同归档与后续管理归档整理：合同签订后，业务部门在5个工作日内将合同正本（含附件、审批表、审查意见表等）移交至档案管理部门，档案部门按“一合同一档”原则编号归档，建立《合同台账》（模板见附件8），记录合同编号、名称、主体、签订日期、履行期限、归档号等信息。借阅与保管：合同原件原则上不得借出，确需查阅的，需经法务部门及分管副总批准，由档案部门提供复印件并登记借阅信息；合同保管期限一般为合同履行完毕后10年，涉及知识产权、争议解决的合同保管期限至相关权利义务终止后15年。三、标准化管理工具模板附件1：合同立项申请表项目名称合作方名称合同类型申请部门业务需求简述预计签订日期申请人核心条款概要（标的、价款、期限等）部门负责人意见签字：_________法务初审意见财务初审意见附件3：合同审查意见表合同名称编号审查人审查日期审查项目具体内容问题点修改建议主体资格合作方营业执照经营范围未包含XX业务建议增加“合作方需具备XX资质”违约责任逾期付款条款未约定违约金上限建议补充“不超过LPR的4倍”争议解决约定仲裁未明确仲裁机构建议修改为“XX仲裁委员会”附件8：合同台账合同编号合同名称签订日期甲方乙方合同金额（元）履行期限归档号备注2024-XX-001采购合同2024-03-01A公司本公司100,0002024-03-01至2024-08-31GZ2024-001已验收四、关键风险提示与操作规范（一）主体资格风险合作方为企业的，需核实营业执照副本（复印件需加盖公章）、法定代表人证件号码明，并通过“国家企业信用信息公示系统”查询其是否为失信被执行人、经营异常；合作方为自然人的，需核对证件号码原件，留存复印件，并确认其具备完全民事行为能力（如涉及未成年人、精神病人，需法定代理人代理）。（二）条款完整性风险合同必须包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等），避免使用“按双方约定”“具体以实际为准”等模糊表述；附件（如技术参数、图纸）需在合同中列明名称、份数，并作为合同组成部分，与具有同等法律效力。（三）履行过程风险业务部门需全程跟踪合同履行，及时向合作方发出履行通知（如发货通知、验收通知），并保留送达凭证（快递签收记录、邮件回执等）；对方违约时，应在法定诉讼时效（一般为3年）内主张权利，通过发送《律师函》、协商、诉讼/仲裁等方式维护企业权益，避免因超过时效导致权利丧失。（四）档案管理风险合同正本由档案部门统一保管，业务部门可留存复印件，复印件需注明“与原件一致”并加盖公章；电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠的电子签名（如CA认证），并存储于企业指定的安全服务器，保证电子档案的真实性、完整性