个人信用档案制度

个人信用档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国征信业管理条例》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于企业风险管理、合规经营的总体要求制定，旨在规范公司内部个人信用档案的管理工作，有效防控信用风险，保障业务安全稳定运行，促进企业可持续发展。结合公司业务发展实际，为强化信用风险防控能力、完善内部治理体系，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖个人信用档案的建立、使用、更新、存储、查询、披露等全流程管理。具体适用场景包括但不限于：信贷业务审批、供应商资信评估、员工背景审查、合作项目尽职调查等涉及个人信用信息的业务活动。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）个人信用档案专项管理：指公司为确保个人信用信息的合法收集、合规使用、安全存储及有效保护，所建立的一整套管理规范、操作流程和监督机制。其核心在于通过制度约束和技术保障，实现个人信用信息管理的标准化、规范化、透明化。（二）专项风险：指因个人信用信息管理不当可能引发的法律责任、经济损失或声誉损害等风险，包括信息泄露、不当使用、违规披露、数据造假等情形。（三）合规操作：指所有涉及个人信用信息的管理人员及业务人员，在履行职责时必须严格遵守本制度及相关法律法规，确保操作行为的合法性、正当性、必要性。第四条个人信用档案专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有业务场景下的个人信用信息管理均纳入制度监管范围，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门在个人信用信息管理中的职责分工，实现责任闭环。（三）风险导向：以防范和化解信用风险为工作重点，优先识别、评估和处置高风险环节。（四）持续改进：根据法规变化、业务发展及风险实践，动态优化管理制度和流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司个人信用档案专项管理工作负总责，承担最终决策和监督责任；分管领导承担直接管理责任，负责组织落实、风险管控和考核监督。第六条公司设立个人信用档案专项管理领导小组，作为全公司专项工作的统筹决策机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、人力资源部、法务合规部、信息技术部等关键部门负责人。领导小组主要职责包括：（一）审议专项管理制度及重大风险处置方案；（二）统筹协调跨部门专项管理工作，解决重大问题；（三）定期评估专项管理成效，提出优化建议。第七条个人信用档案专项管理领导小组下设办公室，办公室设在法务合规部，负责日常统筹协调、信息汇总、文件起草等工作。第八条牵头部门（法务合规部）职责：（一）负责专项管理制度建设、修订和解释；（二）组织开展专项风险排查和合规审查；（三）监督各部门执行情况，推动问题整改；（四）组织专项培训，提升全员合规意识。第九条专责部门职责：（一）财务部：负责信贷业务、资金审批等环节的个人信用风险评估与审核；（二）人力资源部：负责员工招聘背景调查、离职人员信用信息管理等；（三）信息技术部：负责个人信用档案系统的建设、维护和安全管理；（四）业务部门：根据业务需求，提出个人信用信息使用申请，配合开展尽职调查。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域个人信用信息管理要求，开展日常风险防控；（二）建立内部信息使用台账，明确查询审批流程；（三）及时上报异常事件或违规行为，配合调查处理。第十一条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人信息保护义务；（二）严格按流程操作，禁止私自收集、传播或滥用个人信用信息；（三）发现异常情况或潜在风险，及时向主管或专责部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条信贷业务领域：个人信用信息的收集必须基于业务真实需求，遵循最小必要原则，确保信息来源合法、获取方式合规。供应商或客户信用评估需经财务部审核，严禁以不正当利益换取信用评级。第十三条招投标领域：投标主体资格审核需结合征信报告、经营状况等综合评估，禁止通过伪造材料或利益输送规避审查。所有投标信息需实时归档，保存期限不少于三年。第十四条员工背景审查：人力资源部在招聘中涉及征信查询时，必须获得候选人书面授权，并经部门负责人审批。审查结果仅用于录用决策，禁止泄露或用于其他用途。第十五条资金审批领域：大额资金拨付前，财务部需核查交易对手征信状况，重点关注违约风险。资金流向异常或高风险交易需启动专项核查。第十六条税务合规要求：税务部门在开展信用评级时，需确保数据真实完整，禁止因人情关系或利益交换调整信用结果。所有评级记录需双重复核。第十七条数据安全管控：信息技术部需建立个人信用档案加密存储机制，限制内部访问权限，定期开展渗透测试，防范数据泄露风险。第十八条风险处置标准：（一）一般风险：由专责部门牵头整改，限期消除；（二）重大风险：启动应急预案，由领导小组协调处置，必要时上报监管机构。第十九条跨部门协作要求：涉及多部门联动的个人信用信息核查，需明确牵头部门和配合部门，建立会商机制，确保信息共享高效、安全。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）法务合规部每年联合各专责部门评估制度适用性；（二）根据国家政策调整或业务变化，及时修订制度条款；（三）重大修订需经领导小组审议通过。第二十一条风险识别预警机制：（一）每季度开展专项风险排查，重点关注数据安全、合规操作、利益冲突等；（二）信息技术部建立风险预警模型，实时监控异常行为；（三）风险等级划分为“低、中、高”，高等级风险需立即上报。第二十二条合规审查机制：（一）个人信用信息使用需经法务合规部前置审查；（二）重大业务场景需签订《个人信用信息使用授权书》；（三）违反“未经审查不得实施”原则的，严肃追究责任。第二十三条风险应对流程：（一）一般风险：专责部门制定整改方案，3日内报告结果；（二）重大风险：领导小组24小时内启动应急方案，必要时聘请第三方协助处置；（三）风险事件处置需形成书面报告，存档备查。第二十四条责任追究机制：（一）违规情形包括：擅自查询、泄露信息、伪造数据、未授权使用等；（二）处罚标准：情节轻微的通报批评，情节严重的取消绩效奖金或纪律处分；（三）违规行为纳入个人征信记录，影响年度评优。第二十五条评估改进机制：（一）每年开展专项管理成效评估，指标包括制度执行率、风险处置及时性等；（二）评估结果用于优化流程、完善制度；（三）评估报告需经领导小组审议，并向公司主要负责人汇报。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）各级领导干部需定期参加专项管理培训，考核合格后方可履职；（二）建立责任倒查机制，因管理失职导致风险事件的责任人必须追责。第二十七条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核，权重不低于10%；（二）对突出贡献的个人或团队予以奖励，包括奖金、评优等；（三）连续三年考核不合格的部门，取消评优资格。第二十八条培训宣传机制：（一）新员工入职必须接受专项合规培训，考核合格后方可接触个人信用信息；（二）定期组织专题培训，更新法规政策及业务要求；（三）通过内部平台发布合规案例，强化警示教育。第二十九条信息化支撑：（一）建设个人信用档案管理系统，实现全流程电子化监管；（二）系统具备权限分级、操作留痕、自动预警等功能；（三）定期进行系统安全检测，确保数据完整性和保密性。第三十条文化建设：（一）制定《个人信用档案合规手册》，作为员工行为准则；（二）每年开展“合规月”活动，宣传制度要求；（三）全体员工需签署《合规承诺书》，明确法律责任。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告需在2小时内提交至专责部门，24小时内上报领导小组；（二）年度管理情况报告需包含风险数据、处置结果、改进措施等；（