供应商入库制度

供应商入库制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国合同法》等国家相关法律法规，参照《XX行业管理准则》《XX集团母公司内部控制管理办法》等行业及集团规定，结合公司内部供应链管理实际需求，为防控供应商入库环节的专项风险、规范业务流程、提升管理效能，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及全体员工在供应商入库管理活动中的行为规范，涵盖供应商信息收集、资质审核、合同签订、入库验收、绩效评估等全流程管理场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”指公司针对供应商入库环节的风险识别、防控、处置及持续优化的系统性管理活动。（二）“XX风险”指供应商资质不符、产品质量问题、廉洁合规风险等可能对公司经营造成损害的潜在风险。（三）“XX合规”指供应商入库管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保管理行为的合法性与合理性。（四）“XX管理闭环”指从风险识别到整改落实、效果验证的全流程闭环管理机制。第四条供应商入库管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，确保所有入库供应商均纳入制度管理范畴；（二）责任到人原则，明确各层级、各岗位的管理职责；（三）风险导向原则，重点关注高风险供应商及关键环节管控；（四）持续改进原则，定期评估管理效果并优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司供应商入库管理工作的全面负责，承担第一责任人的领导责任；分管领导承担直接责任，负责组织制定管理制度、监督执行情况及重大风险处置。第六条设立“供应商入库管理专项领导小组”（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、采购部等相关部门负责人。领导小组职能包括：统筹协调供应商入库管理工作、审议重大风险处置方案、监督考核各责任主体履职情况。第七条明确以下三类主体职责：（一）采购部为牵头部门，负责统筹供应商入库制度建设、风险识别与评估、供应商资质审核、合同模板管理、培训宣贯及绩效考核；（二）法务部为专责部门，负责审核供应商资质文件的法律合规性、合同条款的法律风险、处理合规争议及提供法律支持；（三）各业务部门及下属单位为业务执行主体，负责落实本领域供应商入库管理要求、开展日常风险排查、执行入库验收标准、反馈供应商绩效信息。第八条基层执行岗位包括但不限于采购专员、仓库管理员、质检人员等，其职责包括：（一）严格按照制度要求执行供应商入库操作，确保业务行为符合合规标准；（二）如实记录业务操作过程，妥善保管相关文件资料；（三）发现异常情况或潜在风险时，及时向专责部门报告，并配合调查处置。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商信息收集与尽职调查供应商入库前，采购部应通过官方渠道（如企业信用信息公示系统、行业黑名单库）核实供应商基本信息，重点关注企业注册合法合规性、经营状态稳定性、信用记录完整性。对涉及重大采购的供应商，需开展第三方征信或实地考察，形成尽职调查报告存档备查。第十条资质审核与合规要求供应商入库必须提供以下资质文件并经法务部审核确认：企业法人营业执照、行业准入许可证、生产或服务能力证明、安全生产资质（如适用）、纳税及社保合规证明。资质文件需在有效期范围内，且不存在法律纠纷或行政处罚记录。第十一条招标采购流程规范（一）采购金额超过XX万元的供应商选择，必须采用公开招标或邀请招标方式，并经领导小组审批；（二）招标文件需明确技术标准、商务条款、评审规则，确保过程公开透明；（三）中标结果需公示X日，接受员工监督，无异议后方可签订合同。第十二条合同签订与履约管理（一）合同条款应包含质量标准、交货周期、违约责任、知识产权保护等核心内容，并由法务部进行法律风险审核；（二）供应商需在合同签订后X日内提供履约保证金或保函（金额根据风险评估确定）；（三）采购部需建立合同履约跟踪机制，每月评估供应商交付准时率、质量合格率等指标。第十三条入库验收与质量管控（一）仓库管理员需依据采购订单、质检报告等核对到货数量、规格型号，并配合质检部门进行抽样检测；（二）发现质量问题的，需及时通知采购部与供应商协商退换货事宜，并形成质量异常报告；（三）对关键物料建立溯源机制，记录供应商批次号、生产日期、检测数据等信息。第十四条廉洁风险防控（一）严禁采购人员接受供应商任何形式的礼金、礼品或宴请；（二）供应商不得以任何名义向采购人员提供有价证券、旅游娱乐等利益输送；（三）对金额超过XX万元的采购项目，需执行双人复核制度。第十五条持续绩效评估（一）采购部每季度组织业务部门、法务部对供应商履约情况、质量表现、价格竞争力等进行评分；（二）评估结果作为供应商分级分类管理的主要依据，优秀供应商可优先获得合作机会；（三）对连续两次评估不合格的供应商，需启动淘汰机制并分析改进方案。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制（一）采购部每年X月组织评估制度适用性，根据法规变化、业务调整提出修订建议；（二）涉及重大制度调整的，需经领导小组审议通过后印发实施，并开展全员宣贯；（三）定期收集业务部门反馈，将实践中的有效做法转化为制度条款。第十七条风险识别预警机制（一）采购部每月编制供应商风险清单，对资质异常、违约频次高的供应商实施重点监控；（二）法务部每季度分析行业合规风险趋势，发布预警通知；（三）建立风险预警等级标准：红色（重大风险）、橙色（较大风险）、黄色（一般风险），并匹配相应管控措施。第十八条合规审查机制（一）将供应商入库审查嵌入以下关键节点：供应商准入阶段、合同签订前、重大采购审批中、履约验收时；（二）未经合规审查的供应商，不得签订采购合同；（三）审查中发现问题的，需立即停止入库并要求供应商整改，整改通过前不得继续合作。第十九条风险应对机制（一）一般风险由采购部牵头处置，重大风险由领导小组成立专项工作组协同处理；（二）突发事件需在X小时内启动应急流程，涉及金额超过XX万元的需上报公司主要负责人；（三）明确责任部门与协同部门，建立风险处置台账并定期复盘。第二十条责任追究机制（一）违规情形及处罚标准：如采购人员收受回扣的，按公司《员工违规处理办法》处理；（二）对供应商违规行为的，依法解除合同并列入黑名单，情节严重的可向司法部门举报；（三）将责任追究结果纳入绩效考核，连续两次违规的直接责任人不得晋升。第二十一条评估改进机制（一）每年X月组织供应商管理效果评估，考核指标包括入库及时率、质量合格率、投诉率等；（二）通过数据分析识别制度漏洞，如某个环节投诉率持续偏高，需重点优化；（三）评估报告需提交领导小组审议，并转化为制度修订方案。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障（一）公司主要负责人每年听取供应商管理工作汇报，解决重大障碍；（二）分管领导每周召开协调会，解决跨部门协作问题；（三）采购部设立专项管理岗位，配备专业人才。第二十三条考核激励机制（一）将供应商合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）对发现重大风险的员工，给予绩效加分；（三）评选年度“供应商管理先进部门/个人”，奖励金额不低于XX元。第二十四条培训宣传机制（一）管理层培训：每年X月组织分管领导学习最新法规政策；（二）业务培训：新员工必须参加供应商管理专项培训，考核合格后方可上岗；（三）定期发布《供应商管理简报》，通报典型案例及合规要点。第二十五条信息化支撑（一）开发供应商管理信息系统，实现资质文件电子化存档、风险自动预警、履约数据智能分析；（二）系统需与财务、质检等模块互联，确保数据一致性与实时更新；（三）采购部每年X月评估系统运行效果，根据需求优化功能。第二十六条文化建设（一）编制《供应商合规手册》，明确双方权利义务及违规后果；（二）要求供应商签署《合规承诺书》，将廉洁条款作为合同附件；（三）设立举报邮箱，鼓励员工对违规行为进行监督。第二十七条报告制度（一）风险事件报告：重大风险事件需在X小时内上报至领导小组，同时抄送法务部；（二）年度管理报告：每年X月30日前提交《供应商管理年度报告》，内容包括：1.合规审查发现的问题及整改情况；2.风险处置典型案例及经验教训；3.制度优化建议及落地效果。第六章附则