信息登记制度

信息登记制度第一章总则第一条为适应国家相关法律法规及行业监管要求，规范企业内部信息登记管理活动，有效防控数据安全风险，提升信息化管理水平，依据《企业信息安全管理规范》及集团母公司关于数据治理的指导意见，结合企业实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过系统性管理措施，确保信息登记工作的合法性、合规性、安全性与高效性，防范因信息登记不当引发的合规风险、操作风险及安全事件。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖所有业务场景下的信息登记活动，包括但不限于业务数据、客户信息、供应商资料、财务记录、技术文档、系统账号等信息的创建、采集、传输、存储、使用、销毁等全生命周期管理。第三条本制度中下列术语含义：（一）XX专项管理：指针对信息登记活动制定的系统性管理规范，包括政策依据、操作标准、风险防控、监督考核等内容，旨在实现信息资源的规范化管理。（二）XX风险：指因信息登记行为不规范或管理缺失导致的数据泄露、滥用、丢失、篡改等风险，可能引发合规处罚、声誉损失或业务中断。（三）XX合规：指信息登记活动严格遵守国家法律法规、行业准则及企业内部制度的要求，确保信息处理的合法性、正当性与必要性。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有信息登记活动纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位在信息登记中的职责，实行责任追溯。（三）风险导向：聚焦高风险信息登记场景，优先配置资源，强化防控措施。（四）持续改进：定期评估信息登记管理效果，动态优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对信息登记工作的合规性、安全性负总责；分管领导为公司XX专项管理的直接责任人，负责具体组织协调、决策审批与监督考核。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调XX专项管理工作，审议重大管理事项。（二）决策审批XX专项管理的重要制度、标准及资源配置。（三）监督评价XX专项管理的效果，指导持续改进。第七条设立XX专项管理办公室（由信息管理部牵头），负责日常管理事务，主要职责包括：（一）组织制定XX专项管理制度与操作指南。（二）开展信息登记风险识别与评估，发布预警提示。（三）监督业务部门落实XX专项管理要求，处置违规行为。第八条明确三类主体职责：（一）牵头部门（信息管理部）：统筹XX专项管理制度建设，定期组织风险排查，监督考核结果应用，开展培训宣贯。（二）专责部门（法务部、财务部、技术部等）：分别负责业务合规审核、财务数据规范、系统安全管控，提出优化建议。（三）业务部门/下属单位：落实XX专项管理要求，开展日常风险防控，确保信息登记准确、完整、及时。第九条基层执行岗（如业务员、数据录入员等）需履行以下合规操作责任：（一）严格按制度要求进行信息登记，确保内容真实、格式规范。（二）签署岗位合规承诺书，明确自身在XX专项管理中的义务。（三）发现异常或潜在风险时，及时上报至部门负责人或XX专项管理办公室。第三章专项管理重点内容与要求第十条业务数据登记管理：业务操作合规标准：需通过审批流程采集客户信息、交易记录等敏感数据，采用脱敏、加密等技术手段保护数据安全。禁止性行为：严禁非法获取、篡改或泄露客户隐私数据，禁止将业务数据用于非授权用途。重点防控点：加强数据采集源头的合规审查，防止“一揽子”数据过度采集。第十一条供应商信息登记管理：业务操作合规标准：建立供应商尽职调查机制，登记供应商资质、法律关系、财务状况等信息，确保证照齐全、无重大失信记录。禁止性行为：严禁与关联方进行利益输送，禁止隐瞒供应商重大风险（如税务违法、安全事故等）。重点防控点：定期复核供应商信息有效性，及时更新或淘汰高风险供应商。第十二条财务信息登记管理：业务操作合规标准：严格遵循资金审批权限规定，登记资金流向、票据信息、税务申报等数据，确保账实一致。禁止性行为：严禁虚列支出、违规拆分单据，禁止未经授权的财务数据共享。重点防控点：强化大额资金交易的实时监控，建立异常交易自动预警机制。第十三条技术文档登记管理：业务操作合规标准：登记技术文档的版本号、变更记录、作者信息，确保证文可追溯。禁止性行为：严禁擅自修改已归档文档，禁止泄露核心算法或设计参数。重点防控点：加强文档存储介质的管理，防止物理载体丢失或非法复制。第十四条系统账号登记管理：业务操作合规标准：实行账号分级授权，登记账号使用人、权限范围、有效期等信息，定期进行权限核查。禁止性行为：严禁一人多账号、超权限操作，禁止将账号密码泄露给非授权人员。重点防控点：建立账号异常登录自动告警机制，及时处置闲置或离职人员账号。第十五条员工个人信息登记管理：业务操作合规标准：仅登记履行岗位职责所必需的个人信息，明确使用目的并取得员工书面同意。禁止性行为：严禁强制收集无关信息，禁止将个人信息用于考核或奖惩。重点防控点：每年开展个人信息保护培训，确保登记行为符合“最小必要”原则。第十六条数据传输登记管理：业务操作合规标准：通过加密通道传输敏感数据，登记传输时间、对象、介质等信息，确保证据完整性。禁止性行为：严禁通过公共网络传输涉密数据，禁止未授权的数据跨境传输。重点防控点：对传输日志进行审计，异常传输行为需经双人复核。第十七条数据销毁登记管理：业务操作合规标准：制定数据销毁计划，登记销毁时间、方式、执行人等信息，确保证据不可恢复。禁止性行为：严禁将未销毁的数据备份或转存，禁止销毁记录不完整。重点防控点：采用专业销毁工具，销毁后留存不少于X年的可追溯记录。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）信息管理部每年X月牵头评估XX专项管理制度的适用性，结合法规变化、业务调整提出修订建议。（二）重大制度修订需经XX专项管理领导小组审议通过，并发布制度废止通知。第十九条风险识别预警机制：（一）信息管理部每季度开展专项风险排查，采用问卷、访谈、数据抽样等方式识别薄弱环节。（二）对高风险项进行分级评估，发布《XX专项管理风险预警清单》，明确整改时限。第二十条合规审查机制：（一）将XX专项管理审查嵌入业务流程，包括采购审批、系统开发、数据上云等关键节点。（二）规定“未经合规审查不得实施”的原则，审查不合格项需重新整改。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，重大风险由XX专项管理办公室组织跨部门处置。（二）制定《XX专项管理应急响应预案》，明确事件上报流程、处置时限及责任协同要求。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形与处罚标准：如擅自登记无关信息、未按规定销毁数据等，视情节轻重给予绩效扣减、纪律处分或经济处罚。（二）建立违规行为台账，与绩效考核、评优评先直接挂钩。第二十三条评估改进机制：（一）每年X月开展XX专项管理有效性评估，通过数据分析、用户访谈等方式检验制度执行效果。（二）评估报告提交XX专项管理领导小组审议，未达标的环节需制定专项整改方案。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部需履行XX专项管理“一岗双责”，将制度执行纳入述职报告内容。（二）XX专项管理办公室配备专职人员，确保日常管理职能落实。第二十五条考核激励机制：（一）将XX专项管理纳入部门年度考核指标，权重不低于X%。（二）对制度执行优秀的部门或个人给予专项奖励，不合格的进行约谈通报。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层：每年X月开展合规履职培训，重点讲解XX专项管理政策要求。（二）一线员工：新员工入职须接受XX专项管理培训，定期组织技能考核。第二十七条信息化支撑：（一）开发XX专项管理信息系统，实现数据登记的流程化、自动化。（二）通过系统工具实现风险实时监控，异常行为自动推送至责任部门。第二十八条文化建设：（一）编制《XX专项管理合规手册》，发布至全公司电子学习平台。（二）组织签署《XX专项管理合规承诺书》，张贴于办公场所醒目位置。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：发生数据泄露等重大事件，须在X小时内上报至XX专项管理办公室。（二）年度管理情况报