生产调度船牌填写制度

PAGE生产调度船牌填写制度一、总则1.目的本制度旨在规范生产调度船牌的填写，确保生产调度信息的准确传递与有效管理，提高生产效率，保障生产安全与顺畅运行。通过明确船牌填写的标准、流程及责任，使各部门在生产调度过程中有统一、规范的操作依据，避免因信息不准确或不完整导致的生产延误、安全事故等问题。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产调度的船舶作业相关活动，包括但不限于船舶的装卸货、靠离泊、移泊等操作过程中船牌的填写与使用。3.基本原则准确性原则：船牌填写的信息必须真实、准确、完整，能够如实反映船舶作业的实际情况。及时性原则：在船舶作业相关信息发生变化时，应及时更新船牌内容，确保信息的时效性。规范性原则：严格按照本制度规定的格式、内容及填写要求进行船牌填写，保持船牌填写的一致性和规范性。可追溯性原则：船牌记录应清晰、可查，以便在需要时能够追溯船舶作业的历史信息，为生产调度决策提供可靠依据。二、船牌填写的基本要求1.填写内容船舶基本信息：包括船名、船籍、船型、载重吨、总长、型宽、型深等，应与船舶证书上的信息一致。作业信息：详细记录船舶作业的类型（如装货、卸货、靠泊、移泊等）、作业时间（开始时间、结束时间）、作业地点（港口名称、泊位编号）、货物信息（货名、货量、包装形式等）。调度指令信息：记录下达的调度指令编号、指令内容、执行情况等。相关人员信息：填写负责船舶作业的调度员、船长、轮机长、大副等人员的姓名及联系方式。特殊情况记录：如船舶发生故障、天气异常等影响作业的特殊情况，应详细记录事件经过、处理措施及结果。2.填写格式纸张规格：统一使用A4纸张进行船牌填写。字体要求：标题使用二号黑体字，正文使用四号宋体字，字迹应清晰、工整，易于辨认。表格形式：采用表格形式进行内容填写，表格应包含上述填写内容的各项栏目，各栏目之间应保持适当的间距，确保填写空间充足。编号规则：船牌应按照顺序编号，编号格式为“年份+月份+流水号”，例如“202405001”，以便于管理和查询。3.填写方式手写填写：船牌填写应使用黑色或蓝色中性笔进行手写，不得使用铅笔、圆珠笔或其他易褪色的笔具。填写过程中应确保字迹清晰、无涂改痕迹，如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签字确认。电子录入：对于具备电子信息化管理条件的部门，可在完成手写填写后，将船牌信息及时录入公司生产调度管理系统，确保电子信息与手写船牌内容一致。电子录入应遵循系统操作规范，准确录入各项信息，录入完成后应进行认真核对，确保信息无误。三、船牌填写流程1.作业前准备调度员：在接到船舶作业任务后，调度员应根据任务要求，收集相关船舶信息和作业信息，准备好空白船牌。船长：船长应提前了解船舶作业任务及要求，组织船员做好作业前的各项准备工作，包括检查船舶设备、货物装卸准备等。2.信息收集与填写调度员填写：调度员根据收集到的船舶信息、作业信息及调度指令信息，在船牌上填写船舶基本信息、作业信息、调度指令信息等内容，并填写自己的姓名及联系方式。船长确认：船长在收到调度员填写好的船牌后，应认真核对各项信息，如发现信息有误或不完整，应及时与调度员沟通并更正。确认无误后，船长在船牌上签字确认，并填写自己的姓名、职务及联系方式。其他人员填写：轮机长、大副等相关人员根据各自职责范围，在船牌上填写涉及本岗位的相关信息，如设备运行情况、货物装卸进度等，并签字确认。3.作业过程中的信息更新在船舶作业过程中，如发生作业时间变更、货物信息调整、调度指令变更、特殊情况等，相关责任人应及时将变更信息填写在船牌上，并注明变更原因及时间。调度员应实时跟踪船舶作业进度，根据实际情况及时更新船牌上的作业信息，并与船长及其他相关人员保持沟通，确保信息的准确性和及时性。4.作业结束后填写与存档船舶作业结束后，船长应在船牌上填写作业结束时间，并对本次作业进行总结，如作业完成情况、存在的问题及改进建议等。调度员负责收集整理船牌，检查填写内容是否完整、准确，确认无误后，将船牌按照编号顺序归档保存。归档方式可采用纸质档案柜存放或电子文档存储，具体方式应根据公司实际情况确定。四、船牌填写的责任分工1.调度员职责负责船牌填写的组织与协调工作，确保船牌填写所需信息的及时收集与准确提供。按照本制度规定的格式和内容要求，准确填写船牌上的船舶基本信息、作业信息、调度指令信息等内容，并对填写内容的准确性负责。实时跟踪船舶作业进度，及时更新船牌上的作业信息，协调解决船牌填写过程中出现的问题。负责船牌的收集、整理与归档工作，确保船牌档案的完整性和可追溯性。2.船长职责组织船员配合调度员做好船牌填写工作，提供准确的船舶相关信息。认真核对调度员填写的船牌信息，如发现问题及时反馈并协助更正，确保船牌信息真实、准确。在船舶作业过程中，负责记录和报告与船舶作业相关的实际情况，及时更新船牌上的相关信息，并对填写内容的真实性负责。船舶作业结束后，对船牌进行审核，确认无误后签字确认，并对本次作业情况进行总结填写在船牌上。3.轮机长职责负责填写船牌上与船舶设备运行相关的信息，如设备启动时间、停止时间、运行参数、故障情况及处理结果等，并确保填写内容准确、详细。在船舶作业过程中，及时掌握设备运行状况，如有异常情况及时记录并报告，同时更新船牌上的相关信息。对船牌上涉及设备运行的填写内容负责，确保设备信息的可追溯性。4.大副职责负责填写船牌上与货物装卸相关的信息，如货物装/卸开始时间、结束时间、装/卸量、货物损耗情况等，并对填写内容的准确性负责。在货物装卸过程中，监督货物装卸操作，及时记录货物装卸进度及相关问题，更新船牌上的货物信息。配合船长完成船牌上其他与船舶作业相关信息的填写与确认工作。五、船牌的审核与监督1.审核流程初审：调度员填写完成船牌后，首先进行自我初审，检查填写内容是否完整、准确，逻辑是否清晰。初审无误后，提交给船长进行审核。船长审核：船长收到调度员提交的船牌后，应认真审核各项信息，重点检查船舶基本信息、作业信息、调度指令信息等与实际情况是否相符，相关人员签字是否齐全。如发现问题，应及时与调度员沟通并要求更正，审核通过后签字确认。部门审核：船长审核通过后的船牌，由调度员所在部门负责人进行再次审核，主要审核船牌填写是否符合本制度规定的格式、内容及填写要求，信息的准确性和完整性是否满足生产调度管理的需要。审核无误后签字确认。存档审核：船牌在归档保存前，由公司档案管理部门对船牌的填写质量、内容完整性及归档方式进行最终审核，确保船牌档案符合公司档案管理要求。审核通过后，船牌方可正式存档。2.监督机制内部监督：公司生产管理部门定期对船牌填写情况进行检查，随机抽取一定数量的船牌进行详细审查，检查内容包括填写内容的准确性、规范性、及时性，相关人员签字是否齐全等。对于发现的问题及时进行通报，并要求责任部门限期整改。外部监督：接受行业主管部门、客户等外部相关方的监督检查。对于外部提出的关于船牌填写方面的意见和建议，公司应认真对待，及时整改完善，确保船牌填写制度符合行业标准和客户要求。责任追究：对于违反本制度规定填写船牌，导致信息不准确、不完整，影响生产调度工作正常开展或造成其他不良后果的，将追究相关责任人的责任。责任追究方式包括批评教育、绩效扣分、经济处罚等，情节严重的将给予相应的行政处分。六、船牌的保管与查阅1.保管要求纸质船牌保管：纸质船牌应存放在专门的档案柜中，按照编号顺序排列整齐，确保易于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能，以保证船牌档案的安全保存。电子船牌保管：电子船牌信息应存储在公司生产调度管理系统的指定数据库中，并定期进行备份。备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘或外部硬盘，并异地存放，以防止数据丢失。保管期限：船牌档案的保管期限应根据公司相关规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，经公司档案管理部门审核批准，方可进行销毁处理。2.查阅规定内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅船牌档案时，应填写《船牌查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应按照申请表的要求提供相应的船牌档案，并做好查阅记录，查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。外部查阅：因特殊原因需要向外部单位或个人提供船牌档案查阅服务时，必须经过公司相关领导批准，并按照国家有关法律法规和公司保密制度的要求，对查阅范围、查阅方式等进行严格限制。查阅过程中应安排专人陪同，确保船牌档案的安全与保密。查阅结束后，应及时收回提供查阅的船牌档案，并对查阅情况进行详细记录。七、附则1.制度解释权本制度由公司生产管理部门负责解释。在制度执行过程