生产经营过程记录制度

PAGE生产经营过程记录制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司生产经营过程中的记录行为，确保各项生产经营活动能够得到准确、完整、及时的记录，为公司的决策制定、质量控制、合规运营以及追溯管理提供可靠依据，保障公司的稳定发展和持续改进。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产经营活动的部门、岗位及相关人员，包括但不限于生产部门、采购部门、销售部门、质量控制部门、物流部门等。（三）基本原则1.真实性原则：记录应如实反映生产经营活动的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖生产经营过程的各个环节和要素，确保记录无遗漏。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据、信息等应清晰明确。4.及时性原则：在生产经营活动发生后及时进行记录，不得拖延。5.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行记录，保证记录的一致性和可读性。6.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的记录，应严格保密，防止泄露。二、记录的内容与要求（一）生产环节记录1.生产计划记录详细记录生产任务的下达时间、产品规格、数量、交货期等信息。明确生产计划的调整情况及原因，包括调整时间、涉及产品、调整后的计划内容等。2.原材料采购与入库记录记录原材料的供应商名称、采购日期、规格型号、数量、质量检验情况等。入库单应注明入库时间、仓库名称、存放位置等信息，并与采购记录相互印证。3.生产过程记录按照生产工艺顺序，记录各工序的开始时间、结束时间、操作人员、设备运行状况、工艺参数执行情况等。对于关键工序和特殊过程，应详细记录相关监控数据和质量检验结果。4.质量检验记录记录原材料、半成品、成品的检验项目、检验标准、检验方法、检验结果以及检验人员等信息。对不合格品的处理情况进行详细记录，包括不合格品标识、隔离、评审、处置方式及去向等。5.设备运行与维护记录记录设备的开机时间、关机时间、运行时长、运行参数、故障发生时间、故障现象、维修情况等。设备维护保养记录应包括维护保养时间、内容、维护保养人员等信息。（二）采购环节记录1.采购申请记录记录采购申请的提出部门、申请人、申请日期、采购物资名称、规格型号、数量、需求时间等。2.供应商选择与评估记录详细记录供应商的筛选过程，包括供应商基本信息、资质审核情况、实地考察记录、评估结果等。定期对供应商进行绩效评估，记录评估时间、评估指标、评估得分及改进建议等。3.采购合同记录记录采购合同的签订时间、合同编号、双方当事人名称、采购物资明细、价格、交货期、付款方式等条款。对采购合同的变更、解除等情况进行记录，注明变更或解除的原因、时间及相关协商过程。（三）销售环节记录1.销售订单记录记录销售订单的接收时间、客户名称、联系方式、产品名称、规格型号、数量、价格、交货期等信息。跟踪销售订单的执行情况，记录订单的发货时间、发货数量、运输方式、客户签收情况等。2.销售合同记录与销售订单相对应，详细记录销售合同的签订时间及主要条款，包括产品或服务描述、价格、付款方式、违约责任等。对销售合同的履行过程进行记录，如客户付款记录、合同变更情况等。3.客户反馈记录收集客户对产品质量、服务水平等方面的反馈意见，记录反馈时间、客户名称、反馈内容、处理情况及结果等。（四）其他相关记录1.人员考勤记录记录员工的出勤情况，包括正常出勤、迟到、早退、旷工等信息，明确考勤周期和统计方式。对请假、加班等特殊情况进行详细记录，注明请假类型、请假时间、加班时长及审批情况等。2.财务收支记录按照财务制度要求，详细记录公司的各项收入和支出情况，包括收入来源、金额、支出项目、金额、支付时间等。定期进行财务账目核对，确保记录的准确性和完整性，并编制财务报表。3.文件与资料管理记录记录公司各类文件的收发、传阅、存档情况，包括文件名称、文号、来源、接收时间、传阅范围、存档位置等。对重要资料的借阅、使用、归还等情况进行登记，保证资料的安全和可追溯性。三、记录的方式与载体（一）记录方式1.纸质记录：对于一些重要的原始凭证、签字审批文件等，可采用纸质记录方式，确保记录的真实性和可靠性。2.电子记录：利用电子表格、数据库管理系统、企业资源计划（ERP）系统等软件工具进行记录，提高记录的效率和数据处理能力。电子记录应定期进行备份，防止数据丢失。（二）记录载体1.纸质载体：如文件、报表、台账、单据等，应分类存放，便于查找和查阅。2.电子载体：存储在服务器、硬盘、光盘、U盘等存储设备上，按照文件类型、时间、项目等进行分类存储，并建立相应的索引和目录结构，方便快速检索。四、记录的填写与审核（一）填写要求1.记录人员应使用黑色或蓝色中性笔、钢笔等进行填写，确保字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔。2.按照规定的格式和内容进行填写，不得随意涂改、刮擦或挖补。如有错误需要更正，应采用规范的更正方法，如划红线更正，并由更正人签字确认。3.记录内容应完整、准确，不得遗漏重要信息。对于必填项，应确保填写齐全；对于非必填项，但与生产经营活动相关的信息，也应如实填写。（二）审核要求1.记录填写完成后，应由记录人员所在部门的负责人进行初审，审核记录内容是否真实、完整、准确，填写格式是否符合要求，签字是否齐全等。2.对于涉及多个部门或重要事项的记录，应组织相关部门进行会审，共同审核记录的准确性和完整性，并形成会审意见。3.审核通过后的记录，应由审核人签字确认，并注明审核日期。审核人应对审核结果负责，如发现记录存在问题，应及时要求记录人员进行更正或补充。五、记录的存储与保管（一）存储要求1.纸质记录：应存放在专门的文件柜或档案室中，按照类别、年份、月份等进行分类存放，并建立相应的索引和目录，便于查找和管理。2.电子记录：应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，设置合理的权限管理，防止未经授权的访问和修改。同时，应定期对电子记录进行备份，备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。（二）保管期限1.一般记录的保管期限为[X]年，重要记录的保管期限为[X]年，涉及法律法规、合同等有明确规定保管期限的，按照规定执行。2.在保管期限届满后，应按照公司的档案管理制度进行销毁或存档处理。销毁记录时，应填写销毁清单，注明记录名称、数量、销毁时间、销毁方式等，并由相关负责人签字确认。六）记录的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅记录时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的记录，查阅申请人应签署保密协议，严格遵守保密规定。未经公司授权，不得将查阅的记录泄露给任何第三方。3.外部单位或个人因法律法规要求、合作项目需要等原因查阅公司记录时，应提交正式的查阅申请函，并经公司相关领导审批同意。查阅过程中，公司应安排专人陪同，并对查阅范围和查阅方式进行严格限制。（二）使用规定1.查阅记录时，应在规定的场所进行，不得擅自将记录带出公司或转借他人。如需复印或摘录记录内容，应经记录保管部门负责人同意，并按照规定的程序进行操作。2.查阅人员应爱护记录，不得在记录上进行涂改、标记、损坏等行为。查阅结束后，应及时将记录归还保管部门，并办理归还手续。3.公司各部门应根据工作实际需要，合理使用记录，充分发挥记录在决策支持、质量控制、合规管理等方面的作用。不得利用记录进行不正当的活动，损害公司利益。七、记录的追溯与销毁（一）追溯要求1.在生产经营活动中，如出现质量问题、安全事故、合同纠纷等情况，应能够根据记录追溯到相关活动的全过程，包括原材料采购、生产过程、质量检验、销售发货等环节。2.追溯过程应按照规定的程序进行，查阅相关记录时应做好记录和标识，确保追溯信息的完整性和准确性。3.对于追溯过程中发现的问题，应及时采取相应的措施进行处理，并记录处理结果，以便后续进行分析和总结。（二）销毁规定1.记录保管期限届满后，由记录保管部门提出销毁申请，填写销毁清单，注明记录名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁申请经公司相关领导审批同意后，由记录保管部门组织实施销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数