采购制度培训

PAGE采购制度培训一、总则（一）目的为了规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购工作的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资的质量，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的信誉。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请表进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，并签字批准。3.提交采购申请：将审核通过的采购申请表提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门初审：采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，包括物资的规格、型号、数量等是否符合公司实际需求，是否有更合适的替代品等。2.财务部门审核：财务部门对采购申请进行财务审核，评估采购预算的合理性，确保采购费用在预算范围内。3.分管领导审批：根据采购金额的大小，提交分管领导进行审批。采购金额较小的，由分管领导直接审批；采购金额较大的，需提交公司管理层会议审议通过。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.供应商评估：对潜在供应商进行评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以通过实地考察、查阅供应商资料、与供应商过往合作情况等方式进行评估。3.建立供应商档案：对评估合格的供应商建立档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容。4.供应商定期评价：定期对供应商进行评价，根据供应商的表现调整合作策略，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行改进或淘汰。（四）采购合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款达成一致意见。2.合同起草与审核：采购部门根据谈判结果起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、公平合理。合同起草完成后，提交至法务部门进行审核。3.合同签订：法务部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。（五）采购执行1.下达采购订单：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.跟踪订单执行：采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现问题，应及时与供应商协商解决，并向相关部门汇报。3.到货验收：物资到货后，采购部门应通知相关部门进行验收。验收人员应按照合同要求对物资的数量、质量、规格等进行检验，确保物资符合要求。验收合格后，填写验收报告。（六）采购付款1.付款申请：采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等信息。2.财务审核：财务部门对付款申请进行审核，核对采购合同、验收报告等相关资料，确保付款金额准确无误，付款方式符合合同约定。3.领导审批：根据付款金额的大小，提交领导进行审批。付款金额较小的，由分管领导直接审批；付款金额较大的，需提交公司管理层会议审议通过。4.付款执行：财务部门根据领导审批意见，办理付款手续，及时支付货款给供应商。三、采购预算管理（一）预算编制原则1.准确性原则：采购预算应根据公司实际需求和市场价格情况进行准确编制，确保预算金额合理可靠。2.完整性原则：采购预算应涵盖公司所有采购项目，不得遗漏。3.严肃性原则：采购预算一经确定，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算预算，应按照规定的程序进行审批。（二）预算编制方法1.零基预算法：对于一些新增的采购项目，采用零基预算法，即不考虑以往的预算情况，根据项目的实际需求和成本效益分析进行预算编制。2.滚动预算法：对于一些经常性的采购项目，采用滚动预算法，即根据上一年度的预算执行情况和本年度的市场变化情况，对预算进行滚动调整，确保预算的准确性和及时性。（三）预算执行与监控1.预算执行：各部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。采购部门应定期对采购预算的执行情况进行统计和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。  2.预算监控：财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期检查采购部门的采购支出是否符合预算要求，如发现超预算采购情况，应及时制止并要求采购部门说明原因。对于违反预算规定的行为，应按照公司相关规定进行处理。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等因素可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.供应商风险：供应商的信誉问题、生产能力不足、产品质量问题等可能影响采购物资的质量和交货期。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能给公司带来经济损失。4.内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、采购人员违规操作等可能导致采购活动出现问题。（二）风险评估1.定性评估：对识别出的风险进行定性评估，确定风险的可能性和影响程度，分为高、中、低三个等级。2.定量评估：对于一些重要的风险，可以采用定量评估方法，如计算风险发生的概率和损失金额，以便更准确地评估风险的大小。（三）风险应对措施1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和数量，通过套期保值等方式降低价格波动风险。同时，与多家供应商建立合作关系，确保物资供应的稳定性。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，定期对供应商进行考核，建立供应商淘汰机制。与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，要求供应商提供质量保证和违约责任条款。3.合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、公平合理。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决。如有必要，可以聘请法律顾问提供专业支持。4.内部管理风险应对：完善采购流程，加强内部监督和控制，明确各部门和人员的职责权限，防止采购过程中的违规操作。加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：评估采购物资的质量是否符合要求，是否满足公司生产经营的需要。3.采购交货期：评估供应商是否按时交货，交货期的准确性和可靠性。4.供应商管理：评估供应商的选择、评估、合作等方面的管理工作是否有效。5.内部满意度：评估各部门对采购工作的满意度，包括采购效率、服务质量等方面。（二）评估方法1.定期评估：定期对采购绩效进行评估，一般每月或每季度进行一次。2.数据统计分析：收集采购相关的数据，如采购金额、采购数量、交货期、质量检验报告等，进行统计分析，以评估采购绩效。3.问卷调查：向各部门发放问卷调查，了解他们对采购工作的满意度和意见建议。4.现场评估：对采购部门的工作现场进行实地考察，评估采购流程的执行情况和工作效率。（三）评估结果应用1.绩效奖励：根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员和部门进行奖励，激励他们继续提高工作绩效。2.改进措施：针对评估中发现的问题，制定改进措施，明确责任人和时间节点，及时进行整改，不断提高采购