2026年口腔医疗管理公司资金安全管理制度

2026年口腔医疗管理公司资金安全管理制度第一章总则第一条为规范公司资金管理行为，建立系统化、标准化的资金安全管控体系，保障公司资金资产安全完整，防范资金筹集、存储、支付、使用等全流程风险，提升资金使用效益，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国会计法》《现金管理暂行条例》《支付结算办法》及医疗行业资金监管相关规定，结合口腔医疗管理公司经营特性（涉及诊疗收费、医保资金结算、耗材采购付款、薪酬发放等核心资金场景）及实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称资金，是指公司及各口腔诊疗机构拥有或控制的货币资金及相关金融资产，包括现金、银行存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用证保证金存款、其他货币资金等。本制度适用于公司全体在职员工、各口腔诊疗机构、各职能部门（财务部、行政部、采购部、各诊疗科室、运营部等）及公司管理层；覆盖资金从筹集、存储、支付、使用到台账管理的全生命周期安全管控。第三条资金安全管理遵循“合法合规、权责明晰、审慎管控、全程追溯、效益优先”的原则，确保资金流转各环节规范可控，资金安全与使用效益相统一。第四条公司建立资金安全动态管理机制，财务部作为牵头部门，统筹推进资金安全管理的组织实施与日常管控，各口腔诊疗机构及相关职能部门协同配合，确保本制度有效落地。第二章组织架构与职责第五条财务部（牵头部门）职责：牵头制定资金安全管理具体操作细则及应急预案；统筹资金筹集、存储、支付、使用的全流程安全管控；负责银行账户的开立、变更、注销及日常管理；审核资金支付申请，严格把控支付流程合规性；负责现金、银行存款的日常管理与盘点核对；建立资金安全管理台账，完整记录资金流转信息；开展资金安全风险监测与分析，及时预警并处置风险；负责资金安全管理专项工作的培训组织；定期开展资金安全自查与整改；编制资金收支预算，强化预算对资金安全的约束作用；配合外部审计及内部监督检查工作。第六条各口腔诊疗机构职责：落实公司资金安全管理要求，明确本机构资金管理责任人；规范本机构诊疗收费、预缴款收取等前端资金收纳流程，确保资金及时、足额缴存公司指定账户；负责本机构日常小额现金（若有）的临时保管与安全管控；每日核对诊疗收费数据与资金缴存金额，确保账实相符；配合财务部开展资金盘点、对账及风险排查工作；及时向财务部反馈本机构资金安全相关问题；监督本机构员工遵守资金安全管理规定，杜绝违规收费、坐支现金等行为。第七条采购部职责：配合财务部规范采购款项支付流程，确保采购付款申请资料真实、完整、合规；提供采购合同、验收证明等付款佐证材料，协助财务部审核付款合理性；参与采购资金预算编制，合理规划采购付款节奏；配合财务部开展采购资金使用效果评估与风险排查；及时反馈采购过程中涉及资金安全的异常情况。第八条运营部职责：配合财务部梳理资金运营需求，确保资金安全管理与运营实际相适配；参与资金收支预算编制，提供运营层面的资金需求数据；监督各诊疗机构资金收纳与缴存流程的规范性；配合财务部开展资金安全监督检查，协调解决运营过程中涉及的资金安全问题。第九条法务部职责：对资金安全管理全流程进行法律合规审查，确保符合相关法律法规及行业监管要求；审核资金筹集合同、借款协议、大额采购合同等法律文件的合规性，防范法律风险；为资金安全风险处置、违规行为追责等提供法律咨询支持；协助处理资金管理过程中引发的法律纠纷。第十条行政部职责：配合财务部做好资金安全管理相关物资保障（如保险柜、安防设备等）；负责公司及各诊疗机构资金存放区域的安防管理，确保监控设备正常运行、安防措施落实到位；配合财务部开展资金安全培训与应急演练；协助调查资金安全相关违规事件。第十一条公司管理层职责：审批资金安全管理相关制度、资金收支预算、大额资金支付、银行账户开立/注销等重大事项；保障资金安全管理工作所需资源（人员、经费、物资等）的投入；协调解决资金安全管理过程中的重大争议与问题；监督资金安全管理工作的开展成效，推动管控规范落地。第十二条资金管理人员职责：严格遵守资金安全管理规范，熟练掌握资金操作流程与风险防控要求；认真审核资金支付申请及佐证材料，确保支付指令真实、合规；妥善保管资金管理相关印章、U盾、密码等关键凭证与信息，严格执行双人保管、双人操作规定；及时登记资金台账，确保账证相符、账实相符；每日核查资金收支情况，发现异常立即上报并采取防控措施；积极参与资金安全培训与应急演练。第十三条员工职责：主动学习并遵守本制度规定，树立资金安全意识；涉及资金收付相关工作时，严格按流程操作，确保所提供信息真实、准确；妥善保管个人涉及资金操作的账号、密码等信息，严禁泄露；发现资金安全隐患、违规操作行为时，及时制止并上报相关部门。第三章资金安全核心管理环节第十四条资金筹集安全管理：公司资金筹集工作由财务部统筹负责，严格遵循合法合规、成本可控的原则。筹集资金需制定详细方案，明确筹集方式、金额、期限、成本、用途等核心要素，经法务部合规审核后，报公司管理层审批。涉及银行借款、融资租赁等外部筹资的，需选择资质优良、信誉良好的合作机构，签订规范的筹资合同，明确双方权利义务与风险分担机制。财务部需建立筹资台账，跟踪资金筹集进度与成本支付情况，定期开展筹资风险评估，确保筹资资金及时到位、合规使用。第十五条银行账户安全管理：公司银行账户的开立、变更、注销均需由财务部提交书面申请，说明相关事由与必要性，报公司管理层审批后，方可按规定到银行办理相关手续。严禁任何部门或个人擅自开立、变更、注销银行账户。财务部需建立银行账户管理台账，详细记录账户名称、开户行、账号、开立时间、用途、状态等信息，定期（每月）与银行对账，编制银行余额调节表，确保账实相符。对长期闲置、无实际用途的银行账户，财务部需及时提出注销建议，按审批流程办理注销手续。银行账户相关资料（开户许可证、印鉴卡等）需妥善归档保管。第十六条资金支付安全管理：建立“申请-审核-审批-支付-复核”全流程支付管控体系。员工因工作需要申请资金支付时，需填写《资金支付申请表》，详细说明支付事由、金额、收款方信息、付款方式等内容，并附上合同、发票、验收证明、费用报销单等完整佐证材料，经所在部门负责人审核签字后，提交财务部审核。财务部审核人员需严格核查申请材料的真实性、完整性、合规性，核对支付金额与相关凭证的一致性；涉及大额资金支付、特殊款项支付的，需经法务部合规审核。审核通过后，按审批权限提交公司管理层审批。审批通过后，由财务部资金管理人员按规定办理支付手续，支付过程需执行双人复核制度，确保支付指令准确无误。支付完成后，及时登记资金台账，将支付凭证归档留存。第十七条审批权限划分：小额资金支付（具体标准由公司管理层核定）由部门负责人审核、财务部负责人审批；大额资金支付（如大额采购款、设备购置款、对外投资款等）需经部门负责人、财务部负责人、法务部负责人审核后，报公司管理层（总经理/董事长）审批；重大资金筹集、对外担保等特殊资金事项，需经公司管理层集体审议通过后执行。各诊疗机构日常运营小额资金支付的审批权限，由财务部统筹制定细化标准，报管理层审批后实施。第十八条现金安全管理：严格遵守《现金管理暂行条例》规定，规范现金使用范围，严禁超范围、超限额使用现金。各诊疗机构收取的现金诊疗费用，需在当日下班前足额缴存公司指定银行账户，严禁坐支现金、白条抵库、挪用现金。确因工作需要留存少量备用金的，需经财务部审批，明确备用金限额，由专人保管，定期盘点核对。现金存放需使用专用保险柜，实行双人双锁管理，存放地点需具备完善的安防措施。财务部需定期（每周）对各部门及诊疗机构现金使用与存放情况进行检查，确保现金安全。第十九条医保资金专项安全管理：各诊疗机构需严格遵守医保相关法律法规与监管要求，规范医保资金申报与使用流程，确保医保收费项目真实、合规，严禁虚构诊疗服务、过度医疗、违规收费等套取医保资金的行为。财务部牵头负责医保资金的对账、结算与核算管理，及时与医保部门对接，确保医保资金及时到账。医务部、运营部配合财务部开展医保资金使用合规性自查，定期梳理医保资金使用风险点，及时整改问题。建立医保资金使用台账，完整记录医保资金收支、结算等信息，妥善保管医保相关凭证与资料。第二十条资金预算安全管理：公司建立资金收支预算管理制度，财务部牵头组织各部门及诊疗机构编制年度、季度、月度资金收支预算，明确资金收入来源与支出方向，强化预算对资金使用的约束作用。预算编制需结合公司经营目标与实际业务需求，确保科学合理、切实可行。资金收支预算经公司管理层审批后执行，财务部负责跟踪预算执行情况，定期分析预算执行差异，及时向管理层汇报。确需调整预算的，需按审批流程办理。严禁无预算、超预算支付资金。第二十一条资金台账与档案管理：财务部需建立健全资金管理台账体系，包括银行账户台账、资金支付台账、现金台账、筹资台账、医保资金台账等，详细记录资金流转各环节信息，确保资金流向可追溯。资金相关档案资料（包括合同、发票、支付凭证、银行对账单、预算文件、审批资料等）需按年度分类整理归档，妥善保管，保存期限符合相关法律法规要求。档案查阅需履行审批手续，严禁擅自查阅、复制、篡改档案资料。第四章资金安全风险防控第二十二条风险识别与预警：财务部建立资金安全风险常态化识别机制，定期梳理资金筹集、存储、支付、使用等环节的风险点，包括支付诈骗风险、账户被盗风险、资金挪用风险、合规性风险等。建立风险监测指标体系，通过日常对账、资金流向分析、预算执行核查等方式，实时监测资金安全状况。对发现的风险隐患，及时发出风险预警，明确整改责任部门与时限，跟踪整改落实情况。第二十三条关键管控措施：（一）双人管控：公司公章、财务专用章、法定代表人印章等资金相关印章实行双人分开保管；银行U盾、支付密码器等支付工具实行双人保管、双人操作；现金、重要资金凭证存放实行双人双锁管理。（二）权限管控：严格划分资金管理各岗位权限，明确岗位职责与操作流程，实行不相容岗位分离（如出纳不得兼任会计核算、档案保管等工作）；定期对资金操作权限进行核查，及时调整离岗人员权限，严禁越权操作。（三）技术防控：加强资金管理系统安全防护，定期更新系统补丁、升级杀毒软件，防范黑客攻击与病毒入侵；资金操作相关账号需设置复杂密码，定期更换，开启双重认证功能；银行账户变动提醒功能全覆盖，及时掌握账户资金动态。（四）反诈防控：定期组织开展资金安全与反诈培训，提升员工对电信诈骗、网络诈骗等常见诈骗手段的识别能力；严格核查大额支付、陌生账户支付的真实性，对疑似诈骗的支付申请，暂停支付并开展核查。第二十四条应急处置机制：财务部牵头制定《资金安全突发事件应急预案》，明确各类资金安全突发事件（如资金被盗、支付诈骗、账户被冻结、大额资金流失等）的处置流程、责任部门、响应时限与应对措施，报公司管理层审批后实施。定期组织应急演练，提升应急处置能力。发生资金安全突发事件时，相关部门及人员需立即启动应急预案，第一时间向财务部及公司管理层汇报，采取冻结账户、留存证据、报警求助等措施，最大限度减少资金损失。事件处置完成后，及时开展复盘总结，分析事件原因，优化风险防控措施，并撰写处置报告上报管理层。第五章监督考核与激励第二十五条监督机制：（一）日常监督：财务部每日对资金收支情况、支付流程合规性进行自查；行政部对资金存放区域安防情况进行日常巡查；各部门负责人对本部门涉及资金的工作进行日常监督，及时纠正不规范行为。（二）专项检查：财务部每季度组织一次资金安全专项检查，覆盖所有资金管理环节、各部门及诊疗机构，重点核查银行账户管理、资金支付合规性、现金使用规范、台账档案完整性等，形成专项检查报告，上报公司管理层并通报各部门。（三）不定期抽查：公司管理层可根据工作需要，组织对资金安全管理工作的不定期抽查，重点核查大额资金支付、医保资金使用、风险防控措施落实等情况。（四）外部监督：积极配合税务、审计、医保等外部监管部门的检查工作，如实提供资金管理相关资料。第二十六条考核评估：公司将资金安全管理工作纳入各部门及相关人员的年度绩效考核体系。考核指标包括资金支付合规率、银行账户管理规范率、现金使用合规率、台账档案完整性、风险隐患整改及时性、应急处置有效性等。财务部根据日常监督、专项检查结果，结合资金管理实际情况，对各部门及相关人员进行考核评分。考核结果与部门绩效奖金、员工个人绩效奖金、评优评先及晋升直接挂钩。第二十七条激励措施：对在资金安全管理工作中表现突出的部门、团队或个人，公司给予表彰与奖励：（一）精神激励：包括颁发荣誉证书、授予“资金安全管理先进集体”“资金安全标兵”等荣誉称号、内部通报表彰、纳入员工个人荣誉档案等；（二）物质激励：包括发放一次性奖励奖金、绩效加分、专项奖励基金等；对及时发现并制止资金安全风险、避免公司重大资金损失的，给予重点奖励。第六章责任追究第二十八条对在资金安全管理工作中，存在以下违规行为的部门、机构或个人，公司根据情节轻重给予通报批评、绩效扣分、岗位调整、降职降薪等处分；造成公司资金损失的，依法追究赔偿责任；构成违法犯罪的，依法追究法律责任：（一）擅自开立、变更、注销银行账户，或违规使用银行账户的；（二）未经审批擅自支付资金、超预算支付资金，或为虚假交易、违规事项支付资金的；（三）违规使用