2026年跨境电商公司大事记记录管理制度

2026年跨境电商公司大事记记录管理制度第一章总则第一条为规范公司大事记的记录、收集、整理、归档及使用管理工作，系统留存企业发展历程中的关键信息，客观反映公司跨境电商业务发展轨迹，为企业战略决策、品牌建设、合规审计及文化传承提供依据，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合公司跨境运营、市场拓展、合规风控等业务特性，制定本制度。第二条本制度所称大事记，是指对公司发展进程中具有重大影响、标志性意义或需长期追溯的各类事件进行系统、准确、及时记录形成的规范性资料。其核心作用是梳理公司发展脉络，留存关键业务节点信息，为公司运营管理及长远发展提供历史参考。第三条本制度适用于公司各部门及全体员工，覆盖公司运营管理全领域，包括战略决策、业务发展、市场拓展、合规认证、团队建设、重大合作、荣誉资质、应急处置等所有需记录的重大事件相关工作。第四条大事记记录管理遵循“客观真实、全面系统、及时准确、规范有序、安全可控”的原则，确保记录内容真实反映事件全貌，记录流程规范可追溯，档案资料安全完整。第五条公司行政部是大事记记录管理的牵头部门，负责制度制定与修订、记录标准规范、信息收集汇总、整理归档、保管使用及监督考核；各业务部门（含运营部、市场部、仓储物流部、合规部、财务部等）负责本部门职责范围内重大事件的及时上报、原始资料提供及配合整理；全体员工有责任配合完成职责相关的重大事件记录与上报工作。第二章组织职责划分第六条行政部主要职责：制定并动态优化大事记记录管理细则，明确记录范围、标准、流程及归档要求；建立大事记专项管理台账，统筹全公司重大事件信息的收集、汇总、审核与整理；负责大事记的规范撰写、分类归档及长期保管，确保档案资料完整安全；搭建大事记查阅使用管理机制，规范查阅流程，保障信息合理利用；组织开展大事记记录管理培训，提升各部门相关人员的记录规范意识；定期对大事记记录管理工作进行核查与总结，向管理层提交工作报告；协调解决大事记记录管理过程中的跨部门问题，确保工作顺畅推进。第七条各业务部门主要职责：明确本部门大事记信息专员，负责本部门重大事件的初步筛选、信息收集及及时上报；梳理本部门职责范围内的重大事件，按要求提交完整的原始资料（如会议纪要、合同扫描件、审批文件、活动照片、新闻报道等）；配合行政部完成重大事件信息的补充核实、资料完善及整理归档工作；对本部门上报的大事记信息真实性、准确性、完整性负责；主动跟踪本部门核心业务节点，确保重大事件不遗漏、不延误上报。第八条财务部主要职责：负责提供公司重大财务决策、资金运作、投融资事项、财务审计、税务合规等相关重大事件的信息及原始资料；配合行政部完成财务类重大事件的记录与归档工作，确保财务相关大事记信息准确完整。第九条合规部主要职责：负责提供公司跨境业务合规认证、政策适配、法律纠纷处置、监管检查应对等相关重大事件的信息及原始资料；对大事记记录内容的合规性进行审核，确保记录内容符合相关法律法规及公司合规要求。第十条管理层职责：负责对公司层面重大战略决策、重大项目立项、重要人事任免等核心大事记信息进行审核确认；支持行政部开展大事记记录管理工作，协调解决重大问题；定期查阅大事记资料，为战略决策提供参考。第十一条员工职责：知晓并遵守本制度规定，主动关注职责范围内及公司层面的重大事件；发现需记录的重大事件时，及时向所在部门信息专员或行政部反馈；按要求配合提供重大事件相关的原始信息或资料；对提供信息的真实性、准确性负责。第三章大事记记录范围与标准第十二条核心记录范围：（一）战略决策类：公司发展战略制定与调整、年度经营计划确定、重大项目立项与终止、组织架构调整、核心业务转型、重大管理制度出台与修订等；（二）业务发展类：新增跨境电商平台入驻（如亚马逊、速卖通、Shopee等）、核心品类拓展、重大产品上线与迭代、年度销售额突破关键节点、仓储物流体系升级（如海外仓建设/合作、物流线路优化）、重大技术系统上线（如ERP系统升级、数据分析平台搭建）等；（三）市场拓展类：新市场（国家/地区）开拓、重大营销活动（如海外平台大促、品牌推广活动）、重要客户合作签约、市场份额突破关键节点、重大品牌合作或代言等；（四）合规风控类：跨境业务相关资质认证获取（如海关备案、进出口权、平台合规认证）、重大合规政策适配调整、法律纠纷处置结果、监管部门检查及整改情况、知识产权申请与授权（如商标、专利）等；（五）重大合作类：与上下游核心合作伙伴（供应商、物流商、支付机构）的重大合作签约、战略投资与被投资、合资公司设立、重大并购重组等；（六）团队建设类：公司人员规模突破关键节点、核心管理团队组建与调整、重大人事任免、重要培训体系搭建、员工福利制度重大优化、团队文化建设重大活动等；（七）荣誉资质类：获得政府、行业协会、跨境电商平台等颁发的各类荣誉称号、奖项、评级认证、社会公益活动重要参与及表彰等；（八）应急处置类：重大突发业务风险（如平台处罚、物流中断）、自然灾害影响、重大安全事故处置、公共卫生事件应对等重大突发事件的发生与处置情况；（九）其他类：公司注册资本变更、办公/仓储地址搬迁、重大庆典活动、对公司发展有深远影响的其他事件。第十三条记录标准：（一）时间标准：需准确记录事件发生的年、月、日，重大连续性事件需同时记录起始时间与结束时间；时间表述统一采用“YYYY年MM月DD日”格式，确保时间追溯精准；（二）内容标准：需完整记录事件的核心要素，包括事件背景、主要参与主体、具体内容、关键决策、实施过程（核心节点）、最终结果及对公司的影响等；语言表述简洁明了、客观准确，避免主观评价，确需说明的需标注客观依据；（三）资料标准：每件大事记需配套完整的原始佐证资料，包括但不限于会议纪要、审批文件、合同协议扫描件、官方通知、新闻报道、活动照片/视频、资质证书复印件、检测报告等；原始资料需清晰可辨，信息完整；（四）格式标准：大事记记录采用统一模板，按“时间-事件标题-事件概述-核心要素-佐证资料清单”的结构规范撰写；标题需简洁明了，准确概括事件核心内容；概述部分需简明扼要梳理事件全貌。第十四条记录等级划分：根据事件重要程度及影响范围，将大事记分为一级、二级、三级三个等级，不同等级对应不同的上报时限与审核要求：（一）一级事件：对公司发展具有决定性、里程碑意义的重大事件，如战略转型、重大投融资、核心业务重大突破、重大合规认证获取等；需即时上报，24小时内完成初步记录，经管理层审核确认；（二）二级事件：对公司某一业务领域具有重要影响的事件，如新增海外市场入驻、重大客户签约、重要制度出台等；需在事件发生后3个工作日内上报并完成初步记录，经部门负责人及行政部审核；（三）三级事件：对公司运营具有一定影响、需长期追溯的事件，如重要培训开展、小型荣誉获取、业务流程重大优化等；需在事件发生后5个工作日内上报并完成记录，经部门信息专员审核后提交行政部备案。第四章大事记收集与整理流程第十五条信息收集渠道：建立“部门上报+行政部主动收集+管理层指令”的多维度信息收集渠道；各部门信息专员负责本部门重大事件的主动梳理与上报；行政部通过日常工作对接、跨部门会议、公司公告等渠道主动收集重大事件信息；管理层直接指令记录的重大事件，由行政部牵头协调相关部门完成信息收集。第十六条上报流程：各部门信息专员梳理本部门重大事件后，填写《大事记信息上报表》，附相关原始佐证资料，按记录等级要求提交至行政部；一级事件需同时抄报部门负责人及公司管理层；跨部门协同推进的重大事件，由牵头部门负责汇总信息并统一上报，相关配合部门需主动提供所需资料。第十七条信息审核：行政部收到上报信息后，按等级开展审核工作：一级事件由行政部初步审核后，提交管理层审核确认；二级事件由行政部联合相关部门负责人审核；三级事件由行政部专人审核；审核重点包括事件真实性、信息完整性、要素准确性、佐证资料有效性；审核不通过的，退回上报部门补充完善，补充后重新审核。第十八条整理撰写：行政部对审核通过的重大事件信息进行系统整理，按统一格式撰写大事记正式文本；整理过程中需对事件信息进行梳理提炼，确保逻辑清晰、表述规范；对于连续性事件，需按时间顺序梳理关键节点，形成完整记录；整理完成后，建立大事记条目，录入专项管理台账，并同步归档相关佐证资料。第十九条定期汇总：行政部每月对当月大事记进行汇总梳理，形成《月度大事记汇总表》；每季度进行一次系统整理，补充完善相关信息；每年年底形成《年度大事记》，全面梳理年度重大事件，经管理层审核后，作为年度重要档案资料归档保管。第二十条信息补正：若发现已记录的大事记存在信息错误、遗漏或需补充更新的情况，相关部门需及时向行政部提交《大事记信息补正申请表》，附相关佐证资料；行政部审核确认后，对大事记内容进行修正完善，并在管理台账中记录补正情况，确保档案资料的准确性与完整性。第五章归档保管与安全管理第二十一条归档载体：大事记采用“电子+纸质”双重归档模式；电子档案包括大事记文本、原始佐证资料扫描件等，存储于公司指定的加密档案管理系统；纸质档案包括正式打印的大事记文本、重要原始资料复印件（加盖部门公章）等，按规范装订成册。第二十二条归档分类：按事件性质分为战略决策类、业务发展类、市场拓展类、合规风控类、重大合作类、团队建设类、荣誉资质类、应急处置类及其他类；按时间分为年度、季度、月度大事记；按等级分为一级、二级、三级大事记，分类归档管理，便于检索查阅。第二十三条保管期限：一级事件大事记及相关佐证资料永久保管；二级事件大事记保管期限不少于30年；三级事件大事记保管期限不少于15年；保管期限自事件记录完成并正式归档的次年1月1日起计算；超过保管期限的大事记，由行政部牵头组织鉴定，经管理层审批后，按相关规定进行销毁或延续保管。第二十四条保管要求：电子档案存储于公司专用服务器，设置访问权限，定期进行数据备份（至少每月备份一次），确保数据安全无丢失；纸质档案存储于专用档案柜，放置在干燥、通风、防火、防盗、防蛀、防潮的档案保管区域；行政部指定专人负责档案保管工作，建立《大事记档案保管台账》，记录档案存储位置、数量、借阅情况等信息；档案保管人员需定期检查档案状态，及时处理档案损坏、变质等问题。第二十五条安全管理：严格控制大事记档案访问权限，电子档案按岗位设置不同访问权限，纸质档案借阅需履行严格审批手续；严禁未经审批复制、传播大事记档案资料，尤其是涉及公司商业秘密的内容；档案保管人员需签订保密协议，对档案信息严格保密；定期开展档案安全检查，排查安全隐患，确保档案资料不泄露、不丢失、不损坏。第六章查阅与使用管理第二十六条查阅范围：公司内部员工因工作需要可申请查阅大事记档案；外部单位（如政府部门、审计机构、合作单位）需查阅的，需提供正式公函及相关证明材料，经公司管理层审批同意后，在指定范围内查阅。第二十七条查阅流程：内部员工查阅需填写《大事记档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围、查阅方式（电子查阅/纸质查阅），经部门负责人审核、行政部批准后，在档案保管人员陪同下查阅；查阅纸质档案需在指定区域进行，不得带出档案保管区域；外部单位查阅需由对接部门协助提交申请及相关材料，经管理层审批后，由行政部统筹安排查阅，全程做好监督记录。第二十八条使用规范：查阅人员需严格遵守档案使用规定，不得涂改、勾画、抽取、损毁档案资料；如需复制档案资料，内部员工需经行政部负责人批准，外部单位需经管理层批准，复制后需由行政部加盖档案证明章，并登记备案；查阅或复制的档案资料仅可用于指定工作用途，严禁用于其他目的，尤其是严禁泄露给无关第三方；使用过程中若发现档案信息存在问题，需及时向行政部反馈，不得擅自修改。第二十九条查阅记录：行政部建立《大事记档案查阅使用台账》，详细记录查阅人、查阅时间、查阅事由、查阅范围、使用方式、复制情况、归还时间等信息，确保查阅使用全程可追溯。第七章监督考核与责任追究第三十条监督机制：建立“行政部日常监督+季度专项核查+年度综合评估”的多层级监督机制；行政部通过日常工作对接，监督各部门大事记信息上报的及时性、准确性；每季度开展一次专项核查，重点检查大事记记录完整性、资料归档规范性；每年年底开展综合评估，总结全年工作情况，梳理存在的问题并提出改进措施。第三十一条考核标准：将大事记记录管理工作纳入各部门年度绩效考核体系，考核指标包括信息上报及时率、信息准确率、资料完整性、配合工作积极性等；考核结果与部门绩效奖金、评优评先直接挂钩；对信息专员的工作表现纳入个人绩效考核，激励其认真履行职责。第三十二条奖励措施：对严格遵守本制度规定、及时准确完成大事记信息上报、提供资料完整规范的部门及信息专员，公司给予通报表扬、绩效加分或物质奖励；对主动发现大事记记录问题并及时反馈、提出有效改进建议的员工，给予专项奖励；对在大事记整理归档、保管使用工作中表现突出的行政部相关人员，给予表彰及奖励。第三十三条责任追究：对违反本制度规定，有下列情形之一的，公司将根据情节轻重给予相关责任人批评教育、绩效扣分、岗位调整等处罚；造成公司档案资料丢失、损坏或商业秘密泄露，引发经济损失或不良影响的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未按规定及时上报重大事件信息，导致重要事件遗漏或延误记录的；（二）上报的大事记信息不真实、不准确、不完整，或提供虚假佐证资料的；（三）未按要求配合行政部完成大事记整理、审核、归档等工作的；（四）档案保管