2026年跨境电商公司第三方跨境运营合作机构管理办法

2026年跨境电商公司第三方跨境运营合作机构管理办法第一章总则第一条为规范公司与第三方跨境运营合作机构（以下简称“合作机构”）的合作管理工作，保障跨境运营业务合规、高效开展，降低合作风险，维护公司品牌形象及合法权益，依据《中华人民共和国电子商务法》《中华人民共和国合同法》《跨境电子商务综合试验区零售进口商品清单管理办法》等相关法律法规及行业规范，结合公司跨境电商业务发展实际，制定本办法。第二条本办法所称第三方跨境运营合作机构，是指为公司提供跨境电商平台运营、店铺托管、产品推广、市场调研、客户服务、清关辅助等跨境运营相关服务的专业机构。第三条本办法适用于公司与所有合作机构的合作准入、合作过程管控、考核评估、合作终止及风险防控等全流程管理工作，覆盖运营部、采购部、财务部、法务部、技术部等所有涉及合作管理的部门及相关人员。第四条与合作机构的合作管理遵循“合规优先、择优选择、权责明确、风险共担、互利共赢”的原则，实行“统一标准、分级管理、全程追溯”的工作机制，确保合作全流程规范可控。第五条公司成立第三方跨境运营合作管理专项小组（以下简称“专项小组”），由运营部负责人任组长，法务部、财务部负责人任副组长，各相关部门骨干员工为成员，统筹推进合作机构管理工作，协调解决合作过程中的重大问题。第二章组织职责划分第六条运营部是合作机构管理的牵头部门，主要职责包括：梳理合作需求，制定合作机构准入标准及合作方案；组织开展合作机构的筛选、考察、洽谈及准入评审；负责合作过程中的日常对接、服务监控及沟通协调；组织开展合作机构的考核评估；提出合作续签、终止及优化建议；建立合作机构管理档案，记录合作全流程信息。第七条法务部负责合作机构管理的合规审核，主要职责包括：审核合作机构的资质合规性；审查合作协议条款，确保协议合法合规、权责明确；提供法律支持，协助处理合作过程中的法律纠纷；监督合作双方对协议条款的履行情况；审核合作终止的合规性及后续法律事宜。第八条财务部负责合作相关的成本核算与费用管控，主要职责包括：建立合作费用核算体系，审核合作费用预算；监督合作费用的支付、结算流程，确保费用支付合规；开展合作成本效益分析，为合作优化提供数据支撑；核对合作机构提交的费用凭证，保障费用支付准确。第九条采购部协同运营部开展合作机构的筛选与合作洽谈，主要职责包括：配合运营部调研合作市场行情，收集合作机构资源；参与合作机构的资质审核及合作方案评估；协助落实合作物资的采购衔接（如涉及合作相关产品采购）；监督合作过程中物资供应的合规性。第十条技术部负责合作过程中的技术支撑，主要职责包括：对接合作机构的运营系统与公司内部系统，保障数据接口适配及数据传输安全；提供技术支持，协助解决合作过程中的系统技术问题；监督合作机构的数据使用合规性，保障公司商业数据安全；定期对系统对接的稳定性、安全性进行检查。第十一条专项小组具体负责统筹协调各部门工作，定期召开合作管理工作会议，通报合作进展及管理情况；组织开展合作机构管理的监督检查；审核合作准入、合作方案及合作终止等重大事项；协调解决跨部门合作管理问题；组织开展合作风险应急处置工作。第三章合作机构准入管理第十二条准入标准：合作机构需同时满足以下基本条件，方可纳入合作候选范围：（一）资质合规：具有独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证等相关资质证明；涉及跨境运营特殊业务（如清关、跨境支付）的，需具备对应行业的专项经营许可；近3年内无重大违法违规记录及失信行为。（二）专业能力：具备成熟的跨境运营团队，团队核心成员拥有至少2年以上跨境电商运营经验；熟悉目标市场的电商平台规则、消费习惯及相关政策；具备明确的服务方案及成功运营案例，能够满足公司跨境运营业务需求。（三）资源保障：具备稳定的跨境运营资源，如目标市场的物流渠道、推广资源、客户资源等；拥有完善的服务保障体系，能够提供及时的售后及应急响应服务。（四）数据安全：具备完善的数据安全管理制度及技术防护措施，能够保障公司商业数据、客户信息的安全，愿意签订数据保密协议。第十三条准入流程：（一）需求提出：运营部根据公司跨境运营业务发展需求，明确合作服务内容、合作期限、预期目标等核心要求，提交《第三方跨境运营合作需求申请表》，报专项小组审核。（二）机构筛选：运营部通过市场调研、行业推荐、公开招标等方式收集合作机构信息，初步筛选符合准入基本条件的候选机构，形成候选机构名单。（三）资质审核：运营部联合法务部、财务部对候选机构的资质证明、财务状况、合规记录等进行审核；技术部审核其数据安全及系统适配能力；审核通过的，进入考察环节。（四）实地考察：运营部牵头组织专项小组相关成员对候选机构进行实地考察，重点考察其运营团队、办公场所、服务流程、成功案例及资源储备情况，形成《合作机构实地考察报告》。（五）合作洽谈：运营部与通过考察的候选机构开展合作洽谈，明确服务标准、合作费用、支付方式、权责划分、考核指标等核心合作条款，形成合作方案。（六）准入评审：运营部将合作方案、候选机构资料、考察报告等提交专项小组进行评审，评审通过后报公司管理层审批；审批通过的，确定为合作机构。第十四条准入备案：确定合作机构后，运营部建立合作机构准入档案，归档资料包括机构资质证明、考察报告、合作方案、审批文件等；同时将合作机构信息录入公司合作机构管理台账，实行动态管理。第四章合作过程管理第十五条协议签订：与合作机构正式合作前，运营部牵头组织法务部等相关部门拟定合作协议，明确合作范围、服务标准、考核指标、合作费用、支付方式、保密条款、违约责任、合作期限及终止条件等核心内容；协议经法务部审核、公司管理层审批通过后，与合作机构签订正式合作协议。第十六条服务标准管控：运营部根据合作协议要求，制定详细的服务标准细则，明确各环节服务流程、完成时限及质量要求；合作过程中，定期对合作机构的服务质量进行检查，核对服务成果与服务标准的符合性；对未达到服务标准的，及时提出整改要求，跟踪整改落实情况。第十七条日常沟通协调：建立常态化沟通机制，运营部指定专人作为对接人，与合作机构保持日常沟通，及时传达公司需求，反馈服务过程中存在的问题；每月至少召开一次合作沟通会议，通报合作进展，协调解决合作过程中的具体问题；重要事项及时形成会议纪要，归档留存。第十八条数据管理与保密：合作过程中，技术部负责搭建安全的数据传输通道，规范公司与合作机构之间的数据交互流程；合作机构需严格遵守数据保密协议，严禁泄露、篡改、滥用公司商业数据及客户信息；运营部定期对合作机构的数据使用合规性进行检查，确保数据安全。第十九条费用结算管理：财务部根据合作协议及服务验收结果，审核合作机构提交的费用结算申请及相关凭证；审核通过后，按协议约定的支付方式及期限办理费用支付；运营部配合财务部做好费用结算的验收确认工作，确保费用结算准确、合规。第二十条应急处置：合作过程中发生突发问题（如服务中断、数据泄露、违反平台规则等），运营部立即启动应急响应，通知合作机构开展应急处置；专项小组协调各部门资源提供支持，跟踪应急处置进展；应急处置结束后，组织开展事件调查，分析原因，明确责任，优化防控措施。第五章合作机构考核与退出管理第二十一条考核评估：建立合作机构常态化考核机制，运营部牵头组织相关部门每季度开展一次季度考核，每年开展一次年度综合考核。（一）考核指标：考核指标主要包括服务质量达标率、业务目标完成率（如销量、流量、转化率等）、合规运营情况、沟通响应效率、数据安全保障情况、客户满意度等；考核指标根据合作协议要求及业务发展情况动态调整。（二）考核流程：运营部收集考核相关数据，结合日常服务监控情况，形成初步考核结果；组织相关部门对初步考核结果进行审核，审核通过后形成《合作机构考核评估报告》，报专项小组审批；将考核结果反馈给合作机构，听取其反馈意见。（三）考核结果应用：考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。考核优秀的，可优先考虑续签合作、增加合作范围或给予适当奖励；考核合格的，可正常续签合作；考核不合格的，责令限期整改，整改仍不合格的，启动合作终止流程。第二十二条合作退出管理：（一）正常退出：合作期限届满，公司或合作机构提出不再续签合作的，运营部提前30个工作日通知对方，开展合作清算工作，包括费用结算、资料交接、数据清理等；清算完成后，签订合作终止协议，正式终止合作。（二）强制退出：合作机构存在以下情形之一的，公司可单方面强制终止合作：1.违反合作协议核心条款，经整改仍未达标或造成公司重大损失的；2.存在重大违法违规行为或严重失信行为的；3.考核不合格且拒不整改或整改无效的；4.泄露公司商业秘密或客户信息，造成严重后果的；5.无法正常提供服务，导致合作业务无法推进的。强制退出前，运营部向合作机构出具《合作终止通知书》，说明终止原因及依据；牵头开展合作清算及后续事宜处理，法务部提供法律支持。（三）退出备案：合作终止后，运营部及时更新合作机构管理台账，完善退出档案，归档资料包括合作终止协议、清算报告、考核评估报告等；对强制退出的合作机构，纳入公司合作黑名单，不再开展合作。第六章风险防控第二十三条合规风险防控：法务部定期跟踪跨境电商相关法律法规及目标市场政策变化，及时向运营部及合作机构传达；在合作协议中明确合规运营要求及违约责任；定期开展合作合规检查，排查合规风险隐患，及时整改。第二十四条服务质量风险防控：运营部建立服务质量动态监控机制，实时跟踪合作机构的服务进展；对服务过程中出现的问题及时预警，督促整改；建立服务质量应急处置预案，确保突发服务问题得到及时解决。第二十五条数据安全风险防控：技术部加强系统安全防护，定期开展数据安全检查及漏洞扫描；合作机构需签订严格的数据保密协议，明确数据安全责任；严禁合作机构超出合作范围使用公司数据，确保数据全生命周期安全。第二十六条合同风险防控：法务部严格审核合作协议条款，确保协议内容完整、权责明确、违约责任清晰；建立协议履行跟踪机制，监督合作双方严格履行协议约定；对协议履行过程中出现的争议，及时协调解决，必要时通过法律途径维权。第七章监督考核与责任追究第二十七条监督机制：建立分层级监督机制，专项小组每季度组织一次合作机构管理全面监督检查，重点检查合作准入合规性、协议履行情况、服务质量管控、风险防控措施落实等；运营部每月开展一次部门自查，及时发现并整改问题；法务部、财务部对合作费用、合规情况进行专项监督。第二十八条考核标准：将合作机构管理工作纳入各相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括合作准入合规率、协议履行监督到位率、考核评估及时率、风险隐患整改率等；考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩。第二十九条奖惩措施：对在合作机构管理工作中表现突出、严格执行本办法规定、及时发现重大合作风险的部门及个人，公司给予通报表扬、物质奖励或绩效加分；对提出合作管理优化建议并取得显著成效的，给予专项奖励。对违反本办法规定，有下列情形之一的，公司将根据情节轻重给予相关责任人批评教育、绩效扣分、岗位调整等处罚；造成公司经济损失或不良影响的，依法追究相关责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未按规定开展合作机构准入审核，导致不合格机构进入合作的；（二）合作过程中未按要求履行监督职责，导致服务质量不达标、合作风险扩大的；（