2026年跨境电商公司坏账损失核销管理制度

2026年跨境电商公司坏账损失核销管理制度第一章总则第一条为规范公司跨境电商业务中坏账损失的核销管理工作，保障公司资产安全与财务信息真实准确，防范财务风险与经营风险，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国税收征收管理法》及跨境电商业务相关法律法规、行业规范，结合公司跨境电商业务实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称坏账损失，是指公司在跨境电商经营过程中，因应收账款（包括跨境平台交易款、企业客户赊销款、其他应收款等）无法收回而形成的损失。本制度所称核销管理，是指对坏账损失从损失认定、证据收集、审核审批、账务处理到归档监督的全流程管理活动。第三条本制度适用于公司财务部门、销售部门、运营部门、法务部门、风控部门、各跨境业务单元及所有涉及坏账损失认定、核实、审核、核销、管理的部门与人员，以及为公司提供坏账核销相关法律服务、审计服务的外部合作机构（需签订合规保密协议）。第四条坏账损失核销遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家财经法律法规、会计准则及税收相关规定，确保核销流程与账务处理合规有序；（二）客观公正原则：基于真实的交易背景与充分的证据材料，客观认定坏账损失，严禁虚构坏账、违规核销；（三）权责明晰原则：明确各部门及人员在坏账核销各环节的职责，确保流程闭环、责任可追溯；（四）审慎严谨原则：对坏账损失的认定与核销采取审慎态度，全面核查相关信息，充分评估风险，避免资产流失；（五）全程追溯原则：建立坏账核销全流程台账，详细记录损失认定、证据收集、审核审批、账务处理等信息，确保核销过程可追溯；（六）效益兼顾原则：在规范核销流程的基础上，兼顾核销效率，合理配置资源，平衡风险防控与经营效率。第二章组织机构及职责第五条公司设立坏账损失核销专项工作小组（以下简称“专项小组”），作为统筹协调机构。专项小组由财务部门牵头，成员包括销售部门、运营部门、法务部门、风控部门、各跨境业务单元负责人及内控部门（如有），必要时可聘请外部注册会计师、律师等专业人员提供支持。第六条专项小组主要职责包括：（一）统筹规划坏账损失核销管理工作，制定年度坏账风险防控计划、核销审核标准及资源配置方案；（二）协调各相关部门开展坏账损失的认定、证据收集、审核审批、账务处理及后续监督等工作，解决核销过程中的重大问题；（三）审核重大、复杂坏账损失（如大额坏账、涉及诉讼的坏账等）的核销申请及处理方案；（四）组织开展坏账损失核销相关培训，提升相关人员财务规范意识、风险识别能力及跨境业务合规素养；（五）负责坏账核销全流程资料的统筹归档及工作复盘总结；（六）协调处理坏账核销相关的法律纠纷、税务争议及重大风险事件。第七条各相关部门职责分工：（一）财务部门：作为专项小组日常办事机构，负责牵头组织核销管理具体实施工作；制定坏账核算与核销的财务细则；接收并审核各部门提交的坏账核销申请及证据材料；开展坏账损失的财务核查与账务处理；建立坏账核销台账与明细核算；对接税务部门，保障核销税务合规；负责核销资料的财务归档；（二）销售部门：负责前端应收账款的日常跟踪与催收；对逾期应收账款及时预警并核实原因；收集坏账损失相关的交易背景资料、催收记录等证据；提交坏账核销申请；配合财务部门、法务部门开展坏账核实与追偿工作；（三）运营部门：配合销售部门核实跨境订单的交易真实性、履约情况；提供与应收账款相关的订单信息、物流凭证、交付记录等资料；协助排查坏账形成的运营环节原因；（四）法务部门：负责对坏账损失的法律合规性进行审核；对涉及债务人破产、注销、诉讼、仲裁的坏账，提供法律服务并出具法律意见；协助收集法律层面的核销证据；指导开展坏账追偿的法律程序；（五）风控部门：负责对坏账损失形成的风险进行评估与分析；核查坏账核销过程中的风险点；监督核销流程的风险防控措施落实情况；提出风险防控改进建议；（六）各跨境业务单元：结合本地市场特点，跟踪辖区内应收账款回收情况；协助收集跨境坏账相关的本地证明材料（如境外债务人破产证明、当地司法文书等）；配合开展跨境坏账的核实与追偿工作；反馈本地市场坏账风险动态；（七）内控部门（如有）：负责对坏账损失核销全流程进行内控监督，核查流程合规性、审核标准执行情况及账务处理准确性；发现内控缺陷并提出整改建议。第三章坏账损失核销条件与范围第八条坏账损失核销条件同时满足以下条件之一的应收账款，可申请坏账损失核销：（一）债务人破产、解散、被撤销，其清算财产不足以清偿债务，且公司已履行必要的催收程序，无法收回的应收账款；（二）债务人死亡或被依法宣告失踪、死亡，其财产或遗产不足以清偿债务，且无继承人或受遗赠人承担债务，公司无法收回的应收账款；（三）债务人逾期未履行偿债义务，经公司多次催收（至少3次，且催收间隔不少于30天，需留存催收记录）后仍未收回，且逾期时间超过X年（具体年限由专项小组根据业务特点制定），同时有充分证据表明债务人已无能力清偿债务的应收账款；（四）因自然灾害、战争等不可抗力因素导致债务人无法清偿债务，公司无法收回的应收账款；（五）经法院判决、仲裁机构裁决，债务人应清偿的债务无法执行，公司已申请法院强制执行仍无法收回的应收账款；（六）跨境业务中，因目的地国家/地区政策变动、外汇管制、贸易壁垒等原因导致应收账款无法收回，且已履行必要合规程序仍无法解决的应收账款；（七）其他有充分、合法证据表明应收账款已无法收回，且符合国家会计准则及相关法律法规规定的核销条件的情况。第九条坏账损失核销范围本制度涵盖的坏账损失核销范围包括：（一）跨境电商平台交易形成的应收账款（如平台结算延迟、买家拒付等导致的坏账）；（二）公司与跨境企业客户开展赊销业务形成的应收账款；（三）跨境业务中发生的其他应收款（如代垫运费、保证金、预付货款等）形成的坏账；（四）其他因跨境经营活动形成的、符合核销条件的应收款项坏账损失。第十条禁止核销情形存在以下情形的应收款项，不得申请坏账损失核销：（一）债务人仍具备偿债能力，且未经过必要催收程序的；（二）未收集到充分、合法证据证明款项无法收回的；（三）因公司内部人员失职、舞弊等主观原因导致应收账款无法收回，尚未追究相关人员责任的；（四）不符合国家会计准则、税收法律法规及本制度规定的其他情形。第四章坏账损失核销流程第十一条核销申请（一）销售部门或相关业务部门发现符合核销条件的应收款项后，开展前期核实工作，收集相关证据材料，填写《坏账损失核销申请表》，注明应收款项金额、形成时间、交易背景、逾期情况、催收过程、损失原因及申请核销金额等核心信息；（二）申请材料需附完整的佐证资料，包括但不限于：1.交易合同、订单、发货凭证、验收凭证等交易背景资料；2.催收记录（如邮件、函件、通话记录、跨境平台催收截图等）；3.债务人破产、解散、死亡等证明材料（如有）；4.法院判决、仲裁裁决、强制执行文书等法律文书（如有）；5.跨境业务相关的政策变动、外汇管制等证明材料（如有）；6.其他能够证明款项无法收回的合法证据；（三）销售部门负责人对申请材料的真实性、完整性进行初审，审核通过后提交至财务部门。第十二条财务核查（一）财务部门接收核销申请后，组织专人对申请材料开展全面核查，重点核查交易真实性、应收款项余额准确性、催收程序完整性、证据材料合法性及与财务账面记录的一致性；（二）对跨境坏账，财务部门需联合相关跨境业务单元核查境外证明材料的真实性与有效性，必要时聘请境外专业机构协助核实；（三）核查完成后，财务部门形成《坏账损失核查报告》，明确核查意见；核查通过的，提交至法务部门及风控部门审核；核查未通过的，注明问题并退回销售部门补充完善，补充后仍不符合要求的，驳回申请。第十三条合规与风险审核（一）法务部门对核销申请的法律合规性进行审核，重点核查证据材料的法律效力、是否已履行必要法律程序、是否存在潜在法律风险等，出具《法律审核意见》；（二）风控部门对坏账形成的风险进行评估，核查风险防控措施是否落实到位、坏账损失是否可避免、是否存在内部管理漏洞等，出具《风险评估意见》；（三）法务部门与风控部门审核通过的，由财务部门汇总相关材料提交专项小组；审核未通过的，反馈修改意见，由销售部门联合相关部门优化完善后重新提交审核。第十四条分级审批根据坏账损失金额及复杂程度，实行分级审批制度：（一）一级审批：单笔坏账损失金额不超过X万元的，经专项小组审核通过后，由财务部门负责人、公司分管财务领导审批即可核销；（二）二级审批：单笔坏账损失金额在X万元-X万元之间的，经一级审批流程后，提交公司总经理审批通过后核销；（三）三级审批：单笔坏账损失金额超过X万元的，或涉及重大跨境纠纷、复杂法律程序的坏账，经二级审批流程后，提交公司管理层集体审议通过后核销。第十五条账务处理与归档（一）核销申请经最终审批通过后，财务部门在1个工作日内按照国家会计准则及公司财务制度进行账务处理，冲减应收账款及坏账准备，确保财务账面记录真实准确；（二）财务部门负责将核销全流程资料（包括申请表、证据材料、核查报告、审核意见、审批文件、账务处理凭证等）整理归档，建立专门的坏账核销档案，保存期限不少于X年（符合相关法律法规要求）；（三）财务部门将核销结果同步至销售部门、运营部门及相关跨境业务单元，以便各部门后续跟进管理。第十六条核销后追偿与管理（一）坏账核销后，销售部门仍需对债务人的偿债能力进行持续跟踪，如发现债务人具备偿债能力，应及时启动追偿程序，追偿所得款项按公司财务制度处理；（二）专项小组每季度组织对已核销坏账的追偿情况进行复盘，评估追偿效果，优化追偿策略；（三）各相关部门针对坏账形成的原因，梳理内部管理漏洞，制定改进措施，加强应收账款事前、事中、事后管理，防范新增坏账风险。第五章监督管理与奖惩规定第十七条监督检查机制（一）专项小组每月开展一次坏账核销工作抽查，每季度开展一次全面检查，重点检查核销流程合规性、证据材料完整性、账务处理准确性、审批程序规范性及资料归档完整性；（二）内控部门（如有）、审计部门定期开展坏账核销专项监督审计，核查核销工作的合规性与真实性，发现问题及时下达整改通知，跟踪整改进度；（三）建立内部问题反馈机制，鼓励员工反馈坏账核销过程中的违规行为或不合理情况，专项小组及时核查处理并反馈结果；（四）财务部门每年向公司管理层及专项小组提交《坏账损失核销年度报告》，汇报年度坏账核销情况、风险防控成效及改进措施。第十八条考核与奖励（一）公司将坏账损失核销管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括坏账核销合规率、证据材料完整性、账务处理准确性、坏账回收率、新增坏账控制率等；（二）对在坏账核销工作中表现突出，有下列情形之一的部门和个人，公司给予表彰或物质奖励：1.严格遵守本制度规定，核销流程规范、证据充分、账务处理准确的；2.成功追偿已核销坏账，为公司挽回经济损失的；3.及时发现核销过程中的违规行为或风险隐患，避免公司损失的；4.提出合理化建议，显著优化坏账核销流程或提升应收账款管理水平的。第十九条处罚规定对违反本制度规定，有下列情形之一的，公司将根据情节轻重，对相关部门负责人及直接责任人给予相应的纪律处分或经济处罚；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；构成违法的，依法追究法律责任：1.虚构坏账损失、提供虚假证据材料申请核销的；2.未按规定履行催收程序、未收集充分证据材料即申请核销的；3.审核过程中弄虚作假、推诿扯皮、失职渎职，导致违规核销的；4.未按审批权限擅自核销坏账或违规进行账务处理的；5.核销后未履行跟踪追偿职责，导致可收回款项流失的；6.泄露核销过程中的商业秘密、财务信息或客户敏感信息的