2026年跨境电商公司跨境物流数据安全管理制度

2026年跨境电商公司跨境物流数据安全管理制度第一章总则第一条为加强本公司跨境物流数据安全管理，规范数据采集、存储、传输、使用、销毁等全流程操作，保障数据的真实性、完整性、保密性和可用性，防范数据安全风险，保护公司商业秘密、客户合法权益，符合境内外相关数据安全法律法规及行业监管要求，支撑公司跨境电商业务持续健康发展，制定本制度。第二条本制度所称跨境物流数据，是指公司在跨境物流运营全流程中产生、采集、处理和存储的各类数据，主要包括但不限于：客户基础信息（姓名、联系方式、收货地址等）、订单物流信息（订单编号、商品信息、物流轨迹、运输方式等）、清关申报数据（报关单信息、商品归类、完税价格等）、仓储数据（库存信息、出入库记录等）、运输载体数据（车辆信息、航线信息、驾驶员信息等）、支付结算数据（运费金额、支付凭证等）及其他与跨境物流相关的业务数据和管理数据。第三条本制度适用于公司各业务部门、境外分支机构、控股子公司及全体员工，以及参与公司跨境物流业务的数据合作方（包括但不限于物流服务商、清关代理、技术服务商等）在数据处理全流程中的安全管理活动。第四条跨境物流数据安全管理遵循“依法合规、分类分级、全程管控、权责统一、风险导向”的原则，将数据安全融入业务全流程，实现数据安全与业务发展协同推进。第五条公司成立数据安全管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，成员包括运营管理部门、技术部门、风控部门、财务部门及各业务部门负责人。领导小组负责统筹协调数据安全管理工作，审批数据安全重大事项，督促落实数据安全责任。其中，技术部门是数据安全技术保障归口部门，负责数据安全技术防护体系建设、维护及安全事件技术处置；运营管理部门是数据安全业务管理归口部门，负责规范业务流程中的数据安全操作；风控部门负责数据安全合规性监督、风险评估及责任追究核查；各业务部门负责本部门业务相关数据的直接安全管理，落实数据安全操作要求。第二章数据分类分级与权责划分第六条按照数据敏感性和重要程度，将跨境物流数据分为三级：一级（核心数据）、二级（重要数据）、三级（一般数据）。一级（核心数据）：指泄露、篡改、破坏将直接导致公司重大经济损失、核心业务中断，或严重侵害客户合法权益、违反境内外核心监管要求的数据，包括但不限于客户完整身份信息、支付结算核心数据、清关核心申报数据、公司物流运营核心策略数据等。二级（重要数据）：指泄露、篡改、破坏将导致公司较大经济损失、业务运营受影响，或侵害客户权益、违反境内外一般监管要求的数据，包括但不限于订单物流轨迹数据、仓储核心库存数据、运输载体关键信息等。三级（一般数据）：指除核心数据、重要数据以外的其他跨境物流数据，包括但不限于普通业务通知数据、非敏感业务统计数据等。第七条数据分类分级标准由运营管理部门联合技术部门、风控部门制定并定期更新，经数据安全管理领导小组审批后实施。各部门需根据分类分级标准，对本部门处理的数据进行精准识别、标注和动态管理。第八条建立数据安全岗位责任制，明确各岗位的数据安全职责：（一）数据采集岗位：负责确保数据采集的合法性、准确性和完整性，拒绝采集无关数据和违规数据；（二）数据存储岗位：负责按照分类分级要求落实数据存储安全防护措施，定期检查数据存储状态；（三）数据使用岗位：负责规范使用数据，严禁超权限使用、违规分享数据；（四）数据运维岗位：负责数据系统运维过程中的安全管控，防范运维操作风险；（五）数据安全管理岗位：负责统筹落实数据安全监督、检查及风险评估工作。第九条实行数据安全权限最小化原则，技术部门会同各业务部门制定数据访问权限清单，明确各岗位数据访问范围和操作权限。权限分配需经业务部门负责人及数据安全管理领导小组办公室审批，严禁超岗位需求分配权限。建立权限动态调整机制，人员岗位变动时，需在2个工作日内完成权限调整或注销。第三章数据全流程安全管理第十条数据采集安全管理：各部门采集跨境物流数据需遵循“合法、必要、最小范围”原则，不得超出业务需求采集数据，不得采集法律法规禁止采集的个人信息。采集客户数据时，需明确告知客户数据采集目的、使用范围及安全保护措施，获得客户有效授权同意。采集数据过程中，需对数据采集终端、采集渠道进行安全管控，防范数据被窃取或篡改。采集完成后，及时对数据进行校验、清洗，确保数据准确性，并记录采集时间、采集渠道、采集人等溯源信息。第十一条数据存储安全管理：技术部门需搭建符合分类分级要求的安全存储体系，对核心数据、重要数据实行加密存储（包括传输加密和静态存储加密），采用访问控制、身份认证、日志审计等技术措施强化存储安全防护。核心数据需采用境内外合规的存储介质存储，严格控制存储节点访问权限，定期进行存储介质安全检查和数据备份。数据存储期限需遵循“最小必要”和“法定时限”原则，超出存储期限的，需按照规定流程进行安全销毁，销毁过程需全程记录并留存凭证。第十二条数据传输安全管理：跨境物流数据在境内外传输、公司内部各系统间传输时，需采用加密传输协议，确保传输过程中数据不被窃取、篡改或泄露。核心数据跨境传输需严格遵守境内外相关法律法规要求，提前完成合规性评估和备案（如需），严禁未经评估备案的核心数据跨境传输。数据传输过程中，需建立传输日志，记录传输时间、传输内容、传输方向、传输责任人等信息，确保传输过程可追溯。第十三条数据使用安全管理：各部门及员工使用跨境物流数据时，需严格按照权限清单操作，严禁超权限、超范围使用数据。使用核心数据和重要数据时，需实行双人复核制度，关键操作需留存操作记录。严禁私自复制、下载、打印核心数据和重要数据，确因业务需要的，需经部门负责人及数据安全管理领导小组办公室审批，使用后及时销毁相关载体并记录。严禁向无关第三方泄露任何跨境物流数据，确需向合作方提供数据的，需签订数据安全合作协议，明确合作方数据安全责任和义务，对提供的数据进行脱敏处理（核心数据原则上不得对外提供，确需提供的需经公司主要负责人审批），并对合作方数据使用情况进行监督。第十四条数据销毁安全管理：对于超出存储期限、业务终止不再需要或因其他原因需销毁的数据，需由数据所属部门提出销毁申请，经运营管理部门和技术部门审核、数据安全管理领导小组审批后，由技术部门牵头实施销毁。销毁方式需根据数据存储介质类型选择安全可靠的方式（包括但不限于物理粉碎、数据覆盖、专业软件销毁等），确保数据无法被恢复。销毁完成后，需出具销毁报告，详细记录销毁数据名称、数量、存储介质、销毁方式、销毁时间、销毁责任人等信息，相关报告和凭证留存至少3年。第四章技术防护与安全检查第十五条技术部门需构建覆盖数据全流程的安全防护体系，包括但不限于：（一）边界安全防护：部署防火墙、入侵检测系统、入侵防御系统等设备，严格控制内外网数据交互，防范外部网络攻击；（二）终端安全防护：对公司办公终端、业务终端进行安全管控，安装终端安全管理软件，定期进行病毒查杀和系统更新，禁止终端私自接入外部网络或存储敏感数据；（三）数据安全防护：部署数据加密、数据脱敏、数据访问控制、数据泄露防护等技术工具，对核心数据和重要数据实行全流程加密保护；（四）安全审计：建立全面的日志审计体系，对数据采集、存储、传输、使用、销毁等全流程操作进行日志记录，日志留存时间不少于6个月，核心数据操作日志留存时间不少于1年，确保操作可追溯、可核查。第十六条建立定期数据安全检查机制：运营管理部门联合技术部门、风控部门每季度开展一次数据安全专项检查，每年开展一次全面数据安全评估。检查和评估内容包括数据分类分级落实情况、权限管理情况、技术防护体系运行情况、业务流程数据安全操作情况、合作方数据安全管理情况等。对检查发现的问题，需建立问题台账，明确整改责任人、整改措施和整改期限，跟踪整改落实情况，形成闭环管理。第十七条技术部门需定期对数据安全技术防护设备和系统进行维护升级，及时修复安全漏洞，防范新型安全风险。定期开展数据安全应急演练，提升技术团队应对数据安全事件的处置能力。第五章安全事件应急处置第十八条技术部门牵头制定《跨境物流数据安全事件应急预案》，明确应急组织架构、应急响应流程、处置措施、责任分工及应急保障要求，经数据安全管理领导小组审批后实施。各部门需配合开展应急演练，熟悉应急处置流程。数据安全事件分为四级：特别重大事件（核心数据大规模泄露、篡改，导致公司核心业务中断或重大合规风险）、重大事件（重要数据大规模泄露、篡改，或核心数据少量泄露，导致公司较大损失或合规风险）、较大事件（重要数据少量泄露、篡改，或一般数据大规模泄露，影响业务正常运营）、一般事件（一般数据少量泄露，未造成明显损失和影响）。第十九条任何部门或个人发现数据安全事件（包括但不限于数据泄露、篡改、破坏、系统入侵等），需立即停止相关数据操作，第一时间向技术部门和本部门负责人报告，情况紧急的需直接向数据安全管理领导小组报告。报告内容需包括事件发生时间、地点、涉及数据类型和范围、事件初步原因、已造成的影响等。严禁隐瞒、迟报、谎报数据安全事件。接到报告后，技术部门需立即启动应急响应，根据事件等级采取相应处置措施：（一）控制风险：迅速隔离受影响的系统或数据，阻断风险扩散；（二）调查取证：全面排查事件原因，收集相关日志、证据，明确事件责任；（三）消除隐患：修复安全漏洞，清除恶意程序，恢复数据正常状态；（四）评估影响：联合风控部门、运营管理部门评估事件造成的损失和合规风险；（五）信息上报：按照事件等级和相关规定，及时向境内外监管部门（如需）和公司管理层上报事件处置进展情况。事件处置完成后，技术部门需组织相关部门开展复盘，分析事件原因，总结经验教训，优化数据安全防护措施和应急预案，并形成事件处置报告，报送数据安全管理领导小组备案。第六章合作方管理与合规监督第三十一条与数据合作方开展业务合作前，运营管理部门需联合风控部门、技术部门对合作方进行数据安全资质审核和风险评估，重点核查合作方数据安全管理制度、技术防护能力、合规经营情况等，评估合格后方可签订合作协议。合作协议中需明确数据安全责任条款，包括但不限于数据使用范围、安全防护要求、数据保密义务、违约责任、数据退回或销毁要求等。涉及核心数据和重要数据合作的，需签订专门的数据安全补充协议。第二十二条合作期间，运营管理部门牵头对合作方数据安全履约情况进行定期检查和不定期抽查，技术部门提供技术支持，核查合作方数据安全防护措施落实情况、数据使用合规性。对发现的问题，需督促合作方限期整改；整改不合格的，暂停合作并追究违约责任；存在重大数据安全风险的，立即终止合作，并要求合作方承担相应损失。第二十三条合作终止后，需督促合作方按照协议要求退回或销毁全部公司跨境物流数据，提供数据退回或销毁凭证，并对相关过程进行监督确认，确保数据不被留存、复用或泄露。第二十四条风控部门需定期对跨境物流数据安全管理工作的合规性进行监督检查，重点核查制度落实情况、境内外数据安全法规遵守情况。对发现的合规风险，需及时提出整改意见，跟踪整改落实；对涉及违法违规的，需及时向监管部门报告，并启动责任追究程序。第七章培训教育与责任追究第二十五条建立常态化数据安全培训教育机制，运营管理部门联合技术部门、风控部门每半年至少组织一次全员数据安全培训，内容包括数据安全法律法规、公司制度要求、操作规范、风险防范措施及典型案例等。针对新员工、境外机构员工、数据核心操作岗位员工开展专项培训，考核合格后方可上岗。第二十六条鼓励员工发现并举报数据安全隐患和违规行为，公司设立数据安全举报渠道，对举报属实的员工给予适当奖励，严格保护举报人人身和信息安全。第二十七条对在数据安全管理工作中认真负责，及时发现重大数据安全隐患、有效处置数据安全事件，或为数据安全管理工作作出突出贡献的部门和个人，公司给予表彰和奖励。第二十八条对违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚、岗位调整、纪律处分；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；违反境内外法律法规的，移交监管部门或司法机关处理：（一）未经授权采集、存储、传输、使用、销毁跨境物流数据的；（二）超权限、超范围使用数据，或私自复制、下载、泄露、出售、转让数据的；（三）未按要求落实数据分类分级安全防护措施的；（四）擅自调整、删除数据访问权限，或为他人违规获取数据提供便利的；（五）数据存储、传输过程中未落实加密等