公司印鑑登記制度

公司印鑑登記制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业监管要求，结合集团母公司关于印章管理的指导意见，以及公司内部控制体系建设的实际需求制定。旨在通过规范公司印鉴的申请、刻制、保管、使用、登记与销毁等全流程管理，有效防控印章使用风险，保障公司合法权益，维护经营秩序稳定。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司各类业务场景下的印章使用行为，包括但不限于公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章等印章的管理。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“印鉴专项管理”指公司对印章的制作、保管、使用、登记、变更和销毁等全生命周期活动实施系统化、规范化的管控活动。（二）“印鉴使用风险”指因印章管理不当或违规使用可能导致的法律纠纷、经济损失、声誉损害等潜在风险。（三）“印鉴合规”指印章使用行为严格遵循国家法律法规、公司内部管理制度，确保操作合法、权责明确。（四）“印鉴登记管理”指对印章的刻制申请、保管责任、使用审批、变更记录等事项进行系统化登记与存档。第四条印鉴专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，确保公司所有印章纳入统一管理范畴。（二）责任到人原则，明确各级管理者和岗位人员的管理责任。（三）风险导向原则，重点防控重大印鉴使用风险。（四）持续改进原则，动态优化印鉴管理制度与执行流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司印鉴专项管理负总责，承担全面领导责任；分管领导承担直接管理责任，负责组织制度落实与监督考核。第六条设立印鉴专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括法律合规部、财务部、办公室等相关部门负责人。领导小组负责统筹印鉴管理工作的顶层设计，协调跨部门重大事项决策，审批印鉴管理制度修订，并对管理有效性开展监督评价。第七条法律合规部为印鉴专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）组织制定、修订印鉴管理制度，并监督执行。（二）定期开展印鉴使用风险评估，提出管控优化建议。（三）审核印章刻制申请与保管责任分配方案。（四）牵头处理印章违规使用事件调查与处置。第八条财务部负责印鉴专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）审核财务专用章、发票专用章等印章的刻制与保管方案。（二）参与重大财务事项印章使用的合规审核。（三）监督资金审批等关键环节的印章使用流程。第九条各部门及下属单位为印鉴专项管理的业务部门，主要职责包括：（一）落实本领域印鉴使用要求，开展日常风险防控。（二）指定印章保管责任人，建立使用台账。（三）配合完成印鉴专项检查与整改工作。第十条基层执行岗位人员为印鉴专项管理的基层执行岗，主要职责包括：（一）遵守印章使用审批流程，严禁无审批或超权限使用。（二）妥善保管负责的印章，防止遗失或被盗用。（三）发现印章使用风险时，及时向直接上级或法律合规部报告。第三章专项管理重点内容与要求第十一条印章刻制申请与审批管理。（一）刻制公章、财务章等关键印章需提交专项申请，经部门负责人、分管领导、总经理审批后报领导小组备案。（二）严禁私自刻制或委托非授权机构制作印章，新印章需在刻制后三十日内完成登记。第十二条印章保管责任管理。（一）公章、财务章等高风险印章实行双人双锁保管，保管人需签署责任书。（二）印章保管场所应设置监控设备，并定期进行安全检查。第十三条印章使用审批管理。（一）一般事项使用印章需经部门负责人审批；重大事项需经分管领导或总经理审批。（二）特殊紧急情况需事后补办审批手续，且须在七个工作日内完成。第十四条印章外借管理。（一）禁止印章外借，确需临时使用需经总经理批准并全程留痕。（二）外借期间由借用人承担保管责任，法律合规部实施监督。第十五条印章变更与销毁管理。（一）印章名称、规格变更需重新履行刻制审批程序。（二）印章遗失或到期失效需立即上报并申请销毁，销毁过程须两名以上人员监督，并拍照存档。第十六条印章使用记录管理。（一）建立电子印章使用台账，记录使用时间、事由、审批人、保管人等信息。（二）每年年底对印章使用记录进行全量核查，确保可追溯。第十七条印章违规使用防控。（一）严禁未经审批使用公章办理担保、抵押等重大事项。（二）严禁在空白文件或未填写完整内容时加盖印章。（三）发现违规使用行为时，立即采取措施终止使用并启动调查。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制。（一）法律合规部每年第一季度牵头评估制度适用性，根据监管变化、业务调整需求提出修订建议。（二）修订后的制度需经公司办公会审议通过，并发布执行。第十九条风险识别预警机制。（一）每半年开展一次印鉴使用风险排查，重点关注高风险岗位与环节。（二）对发现的共性风险发布预警通知，并组织专项培训。第二十条合规审查机制。（一）将印章使用合规纳入合同签订、资金审批等关键流程前置审查。（二）未经合规审核的印章使用指令无效，审批人承担连带责任。第二十一条风险应对机制。（一）一般违规使用由责任部门处理，重大违规使用启动集团级调查。（二）紧急风险事件需在四小时内上报至领导小组，并制定临时处置方案。第二十二条责任追究机制。（一）对印章保管人失职、违规使用等行为，依据《员工手册》给予处分。（二）造成经济损失的，按管理权限追偿赔偿款项。第二十三条评估改进机制。（一）每年第四季度对印鉴专项管理体系有效性开展自评，形成评估报告。（二）评估结果作为次年制度优化的主要依据。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障。（一）各级领导干部需在季度会议上明确印鉴管理职责分工。（二）法律合规部设立印鉴专项管理联络岗，统筹日常事务。第二十五条考核激励机制。（一）将印章使用合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于5%。（二）对印鉴管理优秀部门授予专项奖励，对责任人优先评优。第二十六条培训宣传机制。（一）新员工入职须参加印鉴管理培训，考核合格后方可接触印章。（二）每半年组织一次全员风险警示教育，以案说法。第二十七条信息化支撑。（一）开发电子印章管理系统，实现审批流程线上化、使用记录自动化。（二）对接OA系统实现印章使用授权与实时监控。第二十八条文化建设。（一）编制《印鉴管理合规手册》，发放至各岗位。（二）每年五月开展“印鉴合规月”活动，强化全员意识。第二十九条报告制度。（一）风险事件须在两小时内逐级上报至领导小组，并同步至母公司监管平台。（二）年度管理报告需在次年二月十五日前完成，内容涵盖风险事件、整改措施、制度完善情况。第六