2026年跨境电商公司内部通知传达与落实管理制度

2026年跨境电商公司内部通知传达与落实管理制度第一章总则第一条为规范公司内部通知的传达与落实管理，确保各类通知信息传递及时、准确、完整，保障公司决策部署、业务要求、管理规定等有效落地，提升内部协作效率，防范因信息传递不畅导致的业务风险（如跨境平台规则遗漏、海外政策误判等），根据公司内部管理相关规定，结合跨境电商行业业务分散、响应要求高的特性，制定本制度。第二条本制度所称内部通知，是指公司各部门基于经营管理需要，向内部相关部门或全体员工发布的各类信息告知、工作部署、要求传达等正式文件，包括但不限于业务通知、管理通知、会议通知、应急通知、政策解读通知等。第三条本制度适用于公司各业务部门、职能部门及下属分支机构的所有通知发布、传达、接收、落实、反馈及归档等相关活动，全体员工均需严格遵守。第四条内部通知传达与落实遵循以下基本原则：（一）及时高效原则：通知发布后需在规定时限内完成传达，确保相关人员第一时间获取信息，保障工作及时推进；（二）准确完整原则：传达过程中需保持通知内容原汁原味，不得擅自篡改、删减，确保信息传递无偏差、无遗漏；（三）责任明确原则：明确通知发布部门、传达部门、接收部门及相关人员的职责，确保每一项通知都有专人跟进、专人落实；（四）闭环管理原则：建立“发布-传达-接收确认-落实-反馈-归档”全流程闭环管理机制，确保通知落实情况可追溯、可核查；（五）分类管控原则：根据通知的紧急程度、重要性及涉及范围，实行分类传达与管控，提升管理效率。第五条公司行政部门是内部通知传达与落实的归口管理部门，负责统筹通知管理规范制定、传达渠道维护、传达落实监督、材料归档等工作；各部门指定专人作为通知联络人，负责本部门通知的接收、内部传达、落实跟踪及反馈工作；通知发布部门负责通知内容的起草、审核、发布及落实情况的跟踪督促；人力资源部门负责将通知传达与落实情况纳入员工及部门绩效考核。第二章通知的分类与发起第六条内部通知按紧急程度分为三类：（一）特急通知：涉及公司重大紧急事项、应急处置、跨境业务突发风险（如平台账号异常、海外政策突变等），需立即传达并落实的通知，标注“特急”字样；（二）紧急通知：涉及重要业务部署、时间节点明确的关键工作，需在24小时内传达并启动落实的通知，标注“紧急”字样；（三）普通通知：常规性工作告知、管理规定传达等，无紧急时间要求，需在3个工作日内完成传达的通知，无需标注紧急等级。第七条内部通知按内容性质分为四类：（一）业务类通知：涉及跨境电商平台运营、产品销售、客户服务、供应链管理、物流配送等业务相关的部署、要求及信息告知；（二）管理类通知：涉及公司规章制度制定与修订、人事调整、薪资福利、考勤管理、财务管控等管理相关的要求传达；（三）会议类通知：涉及公司各类会议的时间、地点、参会人员、会议议题、材料准备等信息的告知；（四）其他类通知：涉及公司活动组织、信息公示、外部政策解读等其他相关事项的告知。第八条通知发起需遵循以下流程：（一）起草通知：由通知发布部门指定人员起草通知，通知内容需做到主题明确、条理清晰、内容具体、语言简洁，明确通知对象、核心要求、落实时限、责任部门/人及反馈方式等关键信息；涉及跨境业务的通知，需明确业务适用范围、海外市场针对性要求等细节。（二）部门审核：通知起草完成后，需经发布部门负责人审核，审核重点包括内容准确性、表述严谨性、要求合理性及是否符合公司相关规定；涉及多部门协作的通知，需提前与相关部门沟通确认，达成一致意见后再提交审核。（三）审批发布：普通通知经发布部门负责人审批通过后，即可提交行政部门登记发布；紧急通知需经发布部门负责人审核、公司分管领导审批通过后，提交行政部门登记发布；特急通知可先通过临时渠道紧急传达，同时补办审批手续，24小时内完成正式发布流程。涉及公司重大决策、全员权益的通知，需经总经理审批通过后发布。（四）登记备案：行政部门对拟发布的通知进行统一登记，建立《内部通知管理台账》，详细记录通知编号、标题、类型、紧急等级、发布部门、发布时间、通知对象、落实时限等信息，确保通知可追溯。第三章通知的传达流程第九条公司建立多元化通知传达渠道，根据通知类型、紧急程度及通知对象，选择合适的传达渠道，确保传达全覆盖：（一）核心渠道：公司内部OA系统、企业微信工作群，用于各类通知的正式发布与传达，是通知传达的主要渠道；（二）辅助渠道：电子邮件，用于需要留存书面记录的重要通知传达，同时作为核心渠道的补充；（三）应急渠道：电话、短信，仅用于特急通知的紧急传达，确保相关人员第一时间接收；（四）线下渠道：部门会议、公告栏，用于不便通过线上渠道传达的通知，或需现场解读、确认的重要通知。第十条不同类型通知的传达要求：（一）特急通知：行政部门收到审批通过的特急通知后，立即通过企业微信工作群、电话双重渠道传达至所有通知对象；通知联络人需在1小时内逐一对本部门接收人员进行确认，确保无遗漏，并将确认情况反馈至行政部门及发布部门；涉及跨境业务应急事项的，需同步传达至相关海外业务对接人员。（二）紧急通知：行政部门在收到审批通过的紧急通知后，2小时内通过OA系统、企业微信工作群发布，同时通过电子邮件送达相关部门及人员；通知联络人需在12小时内完成本部门内部传达及接收确认，形成《通知接收确认表》，提交行政部门备案。（三）普通通知：行政部门在收到审批通过的普通通知后，1个工作日内通过OA系统、企业微信工作群发布；通知联络人需在3个工作日内完成本部门内部传达，确保所有通知对象知晓，并将传达情况反馈至行政部门。（四）全员性通知：需传达至全体员工的通知，除通过核心渠道发布外，行政部门需协调各部门通知联络人开展全员传达确认，确保每位员工均收到并知晓通知内容；必要时组织全员线上或线下解读会，解答员工疑问。第十一条通知传达过程中，如发现通知对象不明确、内容表述模糊或存在歧义等问题，通知联络人需立即向行政部门或发布部门反馈，由发布部门予以澄清或修订后重新传达；修订后的通知需重新登记并标注修订版本及原因。第十二条员工因出差、休假等原因未能及时接收通知的，返回工作岗位后1个工作日内，需主动向本部门通知联络人询问未接收的通知信息，通知联络人需及时补充传达；通知联络人也需主动提醒休假返岗员工查阅相关通知，确保信息不遗漏。第四章通知的落实与反馈第十三条通知接收部门及人员需严格按照通知要求，结合工作实际制定落实计划，明确落实责任人、落实步骤及完成时限，确保通知要求落地见效。第十四条不同类型通知的落实要求：（一）业务类通知：相关业务部门需结合跨境业务实际，精准落实通知要求，如涉及平台运营调整的，需在规定时限内完成运营策略优化；涉及供应链调整的，需及时与供应商沟通对接，确保供应链稳定；落实过程中需做好业务数据记录，便于后续核查。（二）管理类通知：各部门需组织员工学习理解通知要求，严格按照通知规定调整内部管理流程，如涉及规章制度修订的，需及时更新部门内部执行标准；涉及人事、财务调整的，需严格遵照执行并做好相关衔接工作。（三）会议类通知：参会人员需提前做好会议材料准备，按时参会；因特殊原因无法参会的，需提前向会议组织部门请假，经批准后可委托相关人员代为参会或会后查阅会议纪要；会议相关要求的落实，参照业务类或管理类通知落实流程执行。（四）特急、紧急通知：相关部门需优先推进落实工作，安排专人全程跟踪，确保在规定时限内完成落实任务；落实过程中如遇重大困难或无法按时完成的情况，需立即向发布部门及公司分管领导汇报，协商解决方案。第十五条通知落实完成后，落实部门或人员需在通知规定的反馈时限内，向发布部门提交书面落实情况报告，说明落实完成情况、取得成效、相关数据及存在问题等；涉及多部门协作的通知，由牵头部门汇总各协作部门落实情况后，统一向发布部门反馈。第十六条如因客观原因无法在规定时限内完成通知落实的，需在时限到期前1个工作日向发布部门提交延期申请，说明延期原因、预计完成时间及保障措施，经发布部门审批同意后，方可延期落实；延期申请需提交行政部门备案。第十七条发布部门需对通知落实情况进行跟踪督促，及时了解落实进展，对落实过程中出现的问题提供指导支持；对未按要求落实或延期未获批的部门及人员，及时向行政部门及公司管理层反馈。第十八条行政部门需协助发布部门开展落实情况跟踪，汇总各通知的落实反馈信息，更新《内部通知管理台账》，形成通知传达落实闭环。第五章监督检查与责任追究第十九条行政部门联合人力资源部门、风控部门，建立常态化通知传达与落实监督检查机制，定期（每月）或不定期开展专项检查，重点检查以下内容：（一）通知传达的及时性、完整性，是否存在遗漏传达、延迟传达等情况；（二）通知接收确认的规范性，是否按要求完成接收确认及备案；（三）通知落实的时效性、有效性，是否按要求完成落实任务，落实效果是否符合预期；（四）通知相关材料的归档情况，是否按规定整理归档相关文件。第二十条监督检查可采取查阅《内部通知管理台账》、《通知接收确认表》、落实情况报告等书面材料，与各部门通知联络人及相关员工座谈，实地核查落实成效等方式开展；检查结果需形成《通知传达与落实检查报告》，报送公司管理层，并通报各部门。第二十一条对检查中发现的问题，相关部门需在规定时限内完成整改，行政部门跟踪整改落实情况，确保问题整改到位；对整改不力或拒不整改的，加重追究相关责任。第二十二条对在通知传达与落实过程中存在以下行为的，公司将追究相关部门及人员责任：（一）通知发布部门未按规定流程起草、审核、审批通知，导致通知内容错误、表述模糊，造成不良影响或业务损失的；（二）行政部门未按规定及时发布通知、维护传达渠道，或未做好通知登记备案，导致通知传达延误、遗漏的；（三）通知联络人未按要求完成本部门通知传达、接收确认及反馈工作，导致信息传递不畅、落实滞后的；（四）员工无正当理由拒绝接收通知、不按要求落实通知内容，或故意隐瞒通知信息，导致工作失误、业务损失或不良影响的；（五）在通知落实过程中弄虚作假、虚报落实情况，或未按规定反馈落实进展，造成严重后果的。第二十三条责任追究方式包括通报批评、扣减绩效考核分数、取消评优评先资格等；造成公司经济损失的，需承担相应赔偿责任；情节严重的，按公司员工奖惩管理相关规定给予纪律处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章通知的归档管理第二十四条通知传达与落实完成后，行政部门需牵头做好通知相关材料的归档管理工作，确保归档材料完整、规范。第二十五条归档材料包括以下内容：（一）通知原件及修订版本（如有）；（二）通知审批表、发布登记台账；（三）《通知接收确认表》及传达情况反馈记录；（四）通知落实情况报告、延期申请及相关佐证材料；（五）监督检查相关材料及问题整改记录。第二十六条归档管理要求：（一）归档方式：实行电子归档与纸质归档相结合，电子档案存储于公司指定文件管理系统，纸质档案整理装订后存放于行政部门档案柜；（二）归档时限：通知落实完成并收到最终反馈后10个工作日内，完成相关材料的整理归档；（三）保管期限：普通通知归档材料保管期限不少于3年，紧急、特急通知及涉及公司重大决策、核心业务的通知归档材料保管期限不少于5年；（四）查阅管理：各部门因工作需要查阅归档材料的，需向行政部门提交查阅申请，经批准后在指定地点查阅，严禁擅自复制、摘抄或带出；查阅过程中需爱护档案材料，确保档案完整。第二十七条档案保管期满后，由行政部门牵头组织相关部门进行鉴定，对无继续保存价值的档案，按公司档案管理相关规定办理销毁手续，销