2026年跨境电商公司物资与商品损耗管理制度

2026年跨境电商公司物资与商品损耗管理制度第一章总则第一条为规范本公司跨境电商业务中物资与商品损耗的管理工作，强化全流程损耗防控，精准统计损耗数据，合理处置损耗物资与商品，降低经营成本，保障公司资产安全，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国电子商务法》及跨境物流、仓储相关监管要求，结合本公司跨境电商业务实际经营情况（含国内仓、海外仓运营、跨境运输等场景），制定本制度。第二条本制度所称物资与商品，包括公司经营过程中涉及的各类库存商品（跨境销售核心商品、配件等）、仓储物流物资（包装材料、周转工具等）、办公物资等。本制度所称损耗，是指上述物资与商品在采购入库、仓储保管、分拣出库、跨境运输、海外仓中转、售后退换货等全流程中，因自然损耗、运输破损、存储不当、操作失误、质量变质、丢失等原因造成的数量减少或价值贬损。第三条本制度适用于公司物资与商品损耗的界定、预防、统计、核算、处置、追溯及责任追究等全流程管理工作。公司各业务部门（采购部门、仓储物流部门、运营部门、海外仓管理部门等）、损耗管理部门、财务部门、法务部门、技术部门及其他涉及物资与商品管理的部门和人员，均需严格遵守本制度规定。第四条物资与商品损耗管理工作应遵循预防为主、全程管控、精准统计、合理处置、责任明确、风险可控的原则，确保损耗防控措施有效落地，损耗数据真实准确，处置流程合规规范。第五条公司建立物资与商品损耗管理协同管控机制，明确各部门职责分工与协作流程，由损耗管理部门（或指定仓储物流部门牵头）统筹各项管理工作，保障制度有效落地执行。第二章核心岗位职责第六条损耗管理部门核心职责。作为损耗管理的牵头部门，负责制定并完善损耗管理细则与操作规范；统筹损耗全流程管理，包括损耗预防、统计核算、处置追溯等；建立损耗管理台账与档案，记录损耗全流程信息；组织开展损耗原因分析，推动制定并落实改进措施；定期开展损耗管理专项检查，监督各部门防控措施执行情况；跟踪跨境物流、仓储相关政策与行业标准变动，组织开展损耗防控培训；定期向公司管理层汇报损耗管理工作情况。第七条仓储物流与海外仓管理部门核心职责。负责落实损耗预防的核心措施，规范物资与商品的入库验收、仓储保管、分拣出库操作流程；优化仓储环境（温湿度、通风、防盗、防潮等），配备必要的防护设施；规范跨境运输环节的包装加固、装载固定等操作，选择合规可靠的物流合作伙伴；负责海外仓物资与商品的日常管控，落实当地仓储保管要求；及时发现并上报损耗情况，配合开展损耗统计、原因调查与处置工作；建立仓储物流环节损耗防控台账，记录日常防控措施执行情况。第八条采购部门核心职责。负责在采购环节落实损耗防控要求，审核供应商资质与供货质量，签订采购合同明确损耗责任划分（如运输途中合理损耗范围、破损赔付标准等）；配合开展采购入库环节的损耗核实，提供供应商相关信息；针对采购环节出现的批量损耗，与供应商协商索赔事宜；建立供应商损耗责任档案，将损耗情况纳入供应商考核体系。第九条运营与售后部门核心职责。运营部门负责在商品上架、订单处理环节提醒仓储物流部门关注特殊商品（易碎、易变质、精密仪器等）的损耗防控；配合开展销售环节损耗数据的核对工作。售后部门负责记录退换货商品的损耗情况，及时反馈给损耗管理部门与仓储物流部门；配合开展售后环节损耗原因分析，提出优化建议。第十条财务部门核心职责。负责损耗的会计核算工作，明确损耗核算标准与流程，准确归集损耗成本；审核损耗处置的合规性，保障损耗处置相关费用（如销毁费用、赔偿费用等）的合规支付；配合损耗管理部门开展损耗数据统计与分析，提供财务数据支撑；监督损耗资金使用的合规性。第十一条技术与协同部门核心职责。技术部门负责提供损耗管理的技术支撑，搭建物资与商品全流程追溯系统，实现采购、仓储、运输、海外仓等环节信息的实时追踪与查询；开发损耗统计分析工具，提升损耗管理效率；保障追溯系统与仓储管理系统的数据安全与稳定运行。法务部门负责为损耗处置、供应商索赔等提供法律支持；人力资源部门负责将损耗防控要求纳入员工培训与绩效考核，提升全员损耗防控意识。第三章损耗界定与分类第十二条损耗界定标准。结合跨境电商业务特性，损耗界定需区分合理损耗与非正常损耗：（一）合理损耗：指在正常经营条件下，因物资与商品自身特性（如液体挥发、固体风化、易碎品自然破损率等）或常规运输、存储环节不可避免的轻微损耗，且损耗量在行业公认或合同约定的合理范围之内的损耗；（二）非正常损耗：指超出合理损耗范围，因人为操作失误、管理不善、物流服务商违规操作、供应商供货质量缺陷、盗窃、恶意损坏等原因造成的损耗。第十三条损耗分类。根据损耗发生环节与原因，分为以下类别：（一）采购入库损耗：指物资与商品采购入库验收时发现的数量短缺、质量瑕疵等损耗；（二）仓储保管损耗：指仓储期间因存储环境不当、防护措施缺失导致的变质、受潮、锈蚀、丢失等损耗；（三）跨境运输损耗：指物资与商品在跨境运输途中因颠簸、碰撞、挤压、温湿度变化、物流延误等原因造成的破损、变质、丢失等损耗；（四）海外仓中转损耗：指物资与商品在海外仓存储、分拣、中转过程中产生的损耗；（五）操作失误损耗：指员工在入库验收、分拣出库、包装操作等环节因操作不当造成的损耗；（六）其他损耗：指售后退换货过程中产生的损耗、办公物资正常消耗等其他类型损耗。第四章物资与商品损耗全流程管控制度第十四条损耗预防管控制度。各部门需结合职责落实损耗预防措施：采购部门严格筛选供应商，明确采购物资与商品的质量标准与包装要求；仓储物流部门规范入库验收流程，对易损耗商品进行专项标识，优化仓储堆码方式，定期检查仓储环境与防护设施；跨境运输环节针对不同商品特性制定差异化包装加固方案，选择具备跨境运输资质、服务质量良好的物流服务商，签订详细的运输合同明确损耗责任；海外仓管理部门落实当地仓储规范，加强日常巡查与安全管控；定期组织全员损耗防控培训，提升操作规范性与风险意识。第十五条损耗统计与核算管控制度。建立常态化损耗统计机制，各部门发现损耗后需立即上报损耗管理部门，明确损耗商品名称、规格、数量、价值、发生环节、原因等核心信息；损耗管理部门牵头组织核实，区分合理损耗与非正常损耗，填写《物资与商品损耗统计单》；财务部门依据统计单与相关凭证，按照会计准则开展损耗核算，合理归集损耗成本，对非正常损耗需单独核算并跟踪责任追究情况；统计周期分为月度、季度、年度，损耗管理部门每月汇总损耗数据，形成《损耗统计分析报告》，报公司管理层备案。第十六条损耗处置管控制度。根据损耗类型与程度，采取差异化处置措施：（一）合理损耗：经核实确认后，按财务核算流程进行核销，损耗管理部门留存相关证明材料备案；（二）可修复损耗：对于轻微破损、可修复的商品与物资，由仓储物流部门组织专业人员修复，修复费用纳入损耗成本，修复后需经质量检验合格方可重新投入使用；（三）不可修复损耗：对于严重破损、变质、无法修复的商品与物资，由损耗管理部门组织相关部门评估后，采取销毁、报废、折价处理等方式处置；涉及品牌商品、危险品的销毁，需遵守国内外相关法规要求，委托合规机构处理并留存处置凭证；折价处理需履行审批流程，确保价格合理合规；（四）涉及责任方的损耗：对于因供应商、物流服务商等第三方原因造成的非正常损耗，由采购部门、仓储物流部门牵头与责任方协商索赔事宜，法务部门提供法律支持，索赔款项及时冲减损耗成本；对于因员工操作失误、管理不善造成的损耗，按责任追究规定处理。第十七条损耗追溯与改进管控制度。损耗管理部门牵头组织对非正常损耗开展追溯工作，通过追溯系统核查损耗商品的全链条信息，明确损耗发生的具体环节、责任主体；深入分析损耗原因，区分人为因素、管理因素、外部环境因素等；针对损耗原因制定专项改进措施，明确责任部门、整改措施与时间节点；损耗管理部门跟踪整改落实情况，组织整改效果验证，确保问题彻底解决；将损耗追溯与改进情况纳入损耗管理档案，定期复盘总结，优化全流程损耗防控体系。第十八条损耗档案管控制度。损耗管理部门负责建立物资与商品损耗专项档案，全面归集损耗全流程资料，包括损耗统计单、核算凭证、处置方案、责任认定材料、索赔记录、整改报告等；档案保管期限为损耗处置完成后至少5年；档案查阅需履行审批流程，内部部门查阅需经部门负责人审批，外部单位查阅需经公司分管领导审批，严禁擅自复制、传播档案信息。第五章监督考核与责任追究第十九条监督管理机制。公司建立物资与商品损耗常态化监督机制：损耗管理部门每月对各部门损耗防控措施执行情况、损耗统计准确性开展日常检查；每季度组织一次全面专项检查，重点核查仓储环境、操作规范、损耗处置合规性、档案归集完整性等；内部审计部门定期开展损耗管理专项审计，监督制度执行有效性及损耗相关费用使用合规性；财务部门每半年开展一次损耗核算专项检查，确保损耗成本归集准确合规。第二十条考核评价标准。公司将物资与商品损耗管理工作质量纳入相关部门及人员的年度绩效考核体系：考核指标包括损耗率控制目标完成情况、损耗预防措施落实率、损耗统计准确率、整改完成率、索赔成功率等；对于严格遵守本制度、损耗防控工作成效显著（如损耗率低于控制目标）的部门与个人，给予表彰奖励；对于考核不合格的部门与个人，由损耗管理部门牵头组织专项培训，帮助其提升损耗防控能力，仍未达标者按公司相关规定处理。第二十一条责任追究情形。在物资与商品损耗管理工作中，存在以下情形之一的，将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定落实损耗预防措施，导致发生批量非正常损耗的；（二）发现损耗后未及时上报，或迟报、瞒报、漏报损耗情况的；（三）损耗统计核算过程中弄虚作假、篡改数据，导致损耗信息失真的；（四）未按规定处置损耗物资与商品，造成公司资产流失或不良影响的；（五）在损耗追溯与整改工作中敷衍了事、推诿责任，导致同类损耗反复发生的；（六）因操作失误、管理不善直接造成重大非正常损耗的；（七）拒绝配合损耗监督检查、审计工作，或隐瞒损耗管理问题的。第二十二条责任追究方式。根据违规行为的情节轻重、造成损失的大小，对相关责任人采取以下追究方式：情节较轻、未造成实际损失的，给予警告、通报批评，责令限期整改；情节较重、造成一定损失的，给予罚款、降薪处理；情节严重、造成重大损失或严重不良影响的，解除劳动合同；