2026年跨境营销策划公司公文收发与归档管理制度

2026年跨境营销策划公司公文收发与归档管理制度第一章总则第一条为规范公司公文收发与归档管理工作，强化公文全流程管控，保障公文流转安全、高效、准确，确保公文档案完整可追溯，防范信息泄露风险，结合公司跨境营销策划业务特性（含境内外公文协同流转、跨国项目公文往来等），依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及境内外相关公文管理、档案管理法律法规，特制定本制度。第二条本制度适用于公司境内外所有公文的起草、收发、登记、传阅、办理、跟踪、归档及档案保管、查阅、销毁等全流程工作，涵盖决策类公文、业务类公文、行政类公文、跨境协同公文等所有正式公文，涉及公司各部门、境外项目组及所有参与公文流转与归档的人员。第三条公文收发与归档管理遵循“合规优先、保密安全、高效流转、全程追溯、规范归档”的原则，境内公文确保流转高效有序，跨境公文额外遵循“信息同步、语言适配、合规审核”的补充原则，确保符合境内外公文管理及保密要求。第四条公司行政部为公文收发与归档管理的统筹责任部门，负责公文管理制度的落地执行、公文收发的日常统筹、公文流转的跟踪协调、公文档案的集中归档与保管、档案查阅的审核审批；各业务部门负责本部门相关公文的起草、流转对接、办理落实及公文资料的初步整理；境外项目组负责境外公文的本地收发、流转协调及境内外公文信息同步；法务部负责公文内容的合规性审核，重点审核跨境公文的法律条款；保密办负责公文保密等级的核定及保密管理的监督检查。第二章公文收发与归档核心范围与标准第五条核心管理范围包括：（一）境内公文：境内各部门之间流转的决策文件、业务方案、通知公告、合同协议、请示报告等公文的收发与归档；（二）跨境公文：涉及境内外流转的公文，包括境内发往境外的营销策划方案、项目指令、合作协议等，以及境外发往境内的项目进展报告、合作反馈、当地政策文件等；（三）按类型分类：1.决策类公文：公司战略规划、重大事项决议、管理层审批文件等；2.业务类公文：营销策划方案、项目计划书、业务对接函、合作协议等；3.行政类公文：通知、通报、请示、报告、规章制度等；4.跨境协同公文：境内外项目协同文件、跨国合作沟通函、境外业务合规性文件等；5.其他类：符合公文管理规范的其他正式文件。第六条核心管理标准：（一）合规标准：公文起草、收发、归档需符合境内外相关法律法规及公司管理制度，跨境公文需额外审核是否符合目标市场所在国（地区）的相关规定，必要时办理合规备案手续；（二）保密标准：公文需按保密等级分为绝密、机密、秘密、普通四级，明确标注保密等级及保密期限，涉密公文需采取加密流转、专人保管等专项保密措施；（三）语言适配标准：跨境公文需根据流转需求准备对应的工作语言版本（如中英文双语），确保境内外人员准确理解公文内容，翻译内容需经合规审核确认；（四）流转标准：公文收发需及时登记，明确流转节点及责任人，境内公文一般流转时限不超过3个工作日，跨境公文一般流转时限不超过5个工作日，紧急公文优先流转；（五）归档标准：公文归档需做到资料完整、分类清晰、目录规范，归档文件需保留原件或具有同等效力的电子版本，跨境公文需同时归档双语版本及翻译审核资料，确保档案可追溯。第三章公文收发与归档全流程规范第七条公文接收流程：（一）境内公文接收：1.登记核对：行政部指定专人负责境内公文接收，收到公文后立即核对公文完整性、是否标注保密等级，确认无误后登记《境内公文接收台账》，注明公文标题、发文单位、接收时间、保密等级、公文类型等信息；2.流转分发：根据公文内容及涉及部门，当日内完成公文分发，通过企业内部协同系统或专人送达相关部门，重要公文需由接收人签字确认；3.办理跟踪：行政部跟踪公文流转进度，督促相关部门按时办理，对未按时完成办理的及时提醒。（二）跨境公文接收：1.登记核对：境内接收跨境公文时，行政部协同业务部门、保密办核对公文完整性、保密等级及内容合规性，登记《跨境公文接收台账》，注明境外发文单位、流转方式、语言版本、报关/备案信息（如需）等；境外项目组接收跨境公文时，需核对公文信息与流转要求一致性，签收后立即同步至境内行政部及相关业务部门；2.流转处理：境内接收的跨境公文，行政部当日内完成分发，需翻译的先完成合规翻译并审核后再流转；3.异常处理：发现公文缺失、破损、信息不符或存在合规风险的，立即暂停流转，联系发文方核实情况，登记《公文流转异常记录表》，联合相关部门制定处理方案，跟进直至问题解决。第八条公文发送流程：（一）境内公文发送：1.起草审核：业务部门起草公文后，需经部门负责人审核；涉及多部门的公文需征求相关部门意见；重要公文需经分管管理层审批；2.登记发送：审核通过后，提交行政部登记《境内公文发送台账》，注明公文标题、收文单位、发送时间、发送方式等；行政部按要求选择发送方式（内部协同系统、专人送达、快递等），确保公文准确送达；3.反馈跟踪：跟踪收文单位接收及办理情况，及时收集反馈意见，形成闭环管理。（二）跨境公文发送：1.起草审核：业务部门起草跨境公文后，需经部门负责人审核、法务部合规审核、保密办保密审核；涉及重大事项的需经分管管理层审批；2.语言适配：根据收文方需求完成公文翻译，形成双语版本，翻译内容需经专人审核确认，确保语义准确无误；3.登记发送：审核通过后，提交行政部登记《跨境公文发送台账》，注明境外收文单位、地址、联系方式、语言版本、发送方式（跨境快递、加密邮件、专人送达等）；行政部协同境外项目组选择合规安全的发送方式，涉密跨境公文需采用加密寄送或专人送达；4.跟踪确认：联合境外项目组跟踪公文送达情况，确保收文方确认接收，及时反馈送达信息。第九条公文归档流程：（一）归档准备：公文办理完毕后，业务部门需在3个工作日内将公文原件、相关附件、办理记录等整理齐全，提交行政部；跨境公文需额外提交双语版本、翻译审核资料、流转记录等；（二）归档审核：行政部审核归档资料的完整性、规范性，核对公文信息与台账记录一致性，确认无误后进行分类整理；（三）规范归档：按公文类型、保密等级、年度等进行分类归档，编制《公文档案归档目录》，明确档案编号、存放位置等信息；纸质档案存放于专用档案柜，电子档案存储于加密档案管理系统，涉密档案单独存放，由专人保管；（四）保管期限：公文档案保管期限按以下标准执行：1.绝密级公文永久保管；2.机密级公文保管期限不少于20年；3.秘密级公文保管期限不少于10年；4.普通公文保管期限不少于5年；跨境公文档案保管期限在对应标准基础上延长5年；（五）档案销毁：超过保管期限的公文档案，由行政部提出销毁申请，经保密办、分管管理层审核、公司主要负责人审批后，按规定程序集中销毁，销毁过程需全程记录，确保无泄密风险。第十条公文查阅流程：（一）境内人员查阅普通公文档案，需提交《公文档案查阅申请表》，经部门负责人审核、行政部审批后，在档案管理场所查阅；（二）查阅涉密公文档案，需额外经保密办审核、分管管理层审批，查阅时由档案管理人员全程陪同，严禁复制、摘抄涉密内容；（三）境外人员查阅公文档案，需提交《跨境公文档案查阅申请表》，经境外项目组负责人审核、境内业务部门负责人审核、行政部及保密办审批后，通过加密渠道提供指定范围的公文信息，严禁直接提供涉密档案原件或完整电子版本；（四）所有查阅记录需登记《公文档案查阅台账》，注明查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅用途等信息，确保查阅过程可追溯。第四章公文收发与归档管控措施第十一条保密管控。保密办定期对公文保密管理情况开展检查，重点核查涉密公文的流转、保管、销毁等环节是否符合保密要求；对跨境公文的加密措施、传输渠道进行专项检查，确保涉密信息不泄露；组织全员开展公文保密培训，提升保密意识。第十二条流程监督。行政部每季度对公文收发与流转情况开展检查，核查公文登记的完整性、流转的及时性、办理的闭环性，对未按规定执行的部门及人员及时督促整改；内部稽核部门每半年对公文归档管理情况开展专项稽核，重点核查归档资料的完整性、保管的规范性、查阅审批的严格性，形成《公文管理稽核报告》，上报管理层。第十三条跨境公文专项管控。行政部联合法务部、境外项目组编制《跨境公文管理指引》，明确跨境公文的起草规范、审核流程、翻译标准、发送方式等；境外项目组安排专人负责跨境公文的本地管控，及时反馈境外公文管理政策变化；建立境内外公文信息同步机制，确保跨境公文流转无延迟、信息无偏差。第十四条电子公文管控。电子公文需存储于公司加密服务器或指定协同平台，设置访问权限，定期备份；电子公文流转需保留完整流转记录，严禁通过非公司指定的即时通讯工具、邮箱传输涉密电子公文；电子公文归档需转换为标准格式，确保长期可读。第十五条禁止性规定。严禁以下公文管理违规行为：1.未经审核擅自发送公文，尤其是跨境公文；2.漏登、错登公文信息，导致公文流转失控；3.私自复制、摘抄、传播涉密公文内容；4.未按规定保管公文档案，导致公文丢失、破损；5.未经审批擅自查阅、复制公文档案；6.跨境公文未按要求审核或翻译，导致信息偏差或合规风险；7.超过保管期限未按规定程序擅自销毁公文档案。第五章责任划分与考核奖惩第十六条责任划分：（一）行政部：对公文收发的统筹规范性、流转的及时性、归档的完整性、档案保管的安全性负主要责任；因统筹不当、审核疏漏、保管不善导致公文延误、丢失、泄露的，承担主要责任；（二）业务部门：对本部门起草公文的准确性、合规性，以及公文办理的及时性、闭环性负直接责任；因起草错误、办理不力导致公文流转问题或公司损失的，承担相应责任；（三）境外项目组：对境外公文流转的及时性、信息同步的准确性负主要责任；因协调不当、信息同步不及时导致跨境公文问题的，承担相应责任；（四）法务部：对公文合规性审核的严谨性负主要责任；因审核疏漏导致公文存在法律风险的，承担相应责任；（五）保密办：对公文保密管理的监督有效性负主要责任；因监督不力导致涉密公文泄露的，承担相应责任；（六）相关人员：公文起草人、收发专员、档案管理员等个人因工作失职导致公文管理问题的，承担直接责任。第十七条考核奖惩：（一）奖励：对于严格执行本制度，公文管理规范、无违规记录的部门或个人；及时发现公文管理风险、避免公司损失或信息泄露的人员；在跨境公文协同管理中表现突出的团队，公司将给予表彰及物质奖励。（二）问责：对于违反本制度禁止性规定、未按要求履行公文收发与归档流程、导致公文延误、丢失、破损的；泄露涉密公文信息的；跨境公文未按规定审核导致合规风险的；未经审批擅自查阅、