企业内部合同管理与执行指南（标准版）

企业内部合同管理与执行指南（标准版）第一章总则第一节合同管理的总体原则第二节合同管理的组织架构与职责第三节合同管理的适用范围与适用对象第四节合同管理的法律依据与合规要求第二章合同的签订与审核第一节合同签订的程序与要求第二节合同审核的流程与标准第三节合同签订的法律效力与备案要求第四节合同签订的保密与保密协议第三章合同的履行与执行第一节合同履行的流程与要求第二节合同执行的监控与跟踪第三节合同变更与解除的程序与要求第四节合同履行中的争议解决机制第四章合同的档案管理与归档第一节合同档案的分类与管理第二节合同档案的归档标准与流程第三节合同档案的保管与调阅规定第四节合同档案的销毁与处置规定第五章合同管理的信息化与数字化第一节合同管理系统的建设与应用第二节合同数据的录入与更新规范第三节合同信息的共享与权限管理第四节合同管理系统的安全与保密要求第六章合同管理的监督与考核第一节合同管理的监督机制与职责第二节合同执行的考核标准与评估第三节合同管理的绩效评价与改进第四节合同管理的违规行为处理与责任追究第七章附则第一节本指南的适用范围与生效日期第二节本指南的解释权与修订说明第三节与相关法律法规的衔接与合规要求第八章附件第一节合同模板与参考范本第二节合同履行记录与执行台账第三节合同变更与解除申请表第四节合同管理相关规章制度与流程图第1章总则一、合同管理的总体原则1.1合同管理的基本原则合同管理是企业规范化运作的重要组成部分，其核心目标是通过科学、系统的管理手段，确保合同在签订、履行、变更、解除等全生命周期中实现合法、合规、高效、可控。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同管理应遵循以下基本原则：1.合法性原则：所有合同的签订、履行均应符合国家法律法规及行业规范，确保合同内容合法有效，避免因违法合同引发的法律风险。2.公平原则：合同双方应平等、自愿地协商一致，合同条款应体现公平、公正，避免一方利用优势地位损害另一方利益。3.诚信原则：合同双方应秉持诚信原则，严格履行合同义务，不得伪造、篡改、隐瞒重要信息，确保合同的可执行性与可追溯性。4.风险控制原则：合同管理应注重风险识别与控制，通过合同条款设计、履约过程监控、争议解决机制等手段，降低合同履行过程中的法律、经济及操作风险。根据《企业内部控制基本规范》（财政部令第79号）及《企业合同管理办法》（财企〔2016〕164号），企业应建立合同管理的全流程控制机制，确保合同管理的规范性、有效性和持续性。1.2合同管理的信息化与标准化建设随着信息技术的快速发展，合同管理正逐步向信息化、数字化、智能化方向发展。企业应加强合同管理系统的建设，实现合同的电子化、标准化、流程化管理。根据《企业合同管理信息系统建设指南》（国办发〔2017〕12号），企业应建立合同管理信息系统，实现合同信息的实时录入、自动审核、自动归档、自动查询等功能，提高合同管理的效率与准确性。合同管理应遵循标准化流程，确保合同文本、签署、履行、变更、解除等环节的标准化操作，减少人为错误与管理漏洞。1.3合同管理的动态优化与持续改进合同管理是一个动态的过程，企业应根据业务发展、市场变化及法律法规的更新，不断优化合同管理制度，提升合同管理的适应性与前瞻性。根据《企业合同管理持续改进指南》（国办发〔2019〕10号），企业应定期开展合同管理评估与审计，分析合同管理的成效与不足，及时调整管理策略，确保合同管理机制的持续优化。1.4合同管理的合规性与审计要求合同管理应严格遵循国家及地方的法律法规，确保合同内容合法合规。企业应建立合同管理的合规审查机制，对合同的合法性、合理性、可行性进行审查。根据《企业合同管理合规审查指引》（财企〔2016〕164号），企业应设立合规审查岗位，对合同签订、履行、变更等环节进行合规性审查，防范合同风险。同时，企业应定期开展合同管理的内部审计，确保合同管理的规范性与有效性，提升企业合同管理的整体水平。二、合同管理的组织架构与职责2.1合同管理的组织架构企业应设立专门的合同管理机构，负责合同的全过程管理。根据《企业合同管理机构设置规范》（国办发〔2019〕10号），企业应设立合同管理部或合同管理办公室，负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等管理工作。2.2合同管理的职责分工合同管理应明确各岗位的职责，确保合同管理的全过程有人负责、有人监督、有人落实。具体职责如下：-合同起草与审核：由合同起草部门负责合同文本的起草与初步审核，确保合同内容符合法律法规及企业内部制度。-合同签订：由合同管理部门负责合同的正式签订，确保合同签署的合法性和有效性。-合同履行与监控：由合同执行部门负责合同的履行过程监控，确保合同义务的履行。-合同变更与解除：由合同管理部门负责合同变更与解除的审批与执行，确保合同变更与解除的合法性和有效性。-合同归档与管理：由档案管理部门负责合同的归档管理，确保合同资料的完整性和可追溯性。2.3合同管理的协作机制企业应建立跨部门协作机制，确保合同管理的高效运行。合同管理应与财务、法务、审计、项目管理等部门密切配合，确保合同管理的全面性、系统性和可追溯性。三、合同管理的适用范围与适用对象3.1合同管理的适用范围合同管理适用于企业与外部单位（如供应商、客户、分包商、合作伙伴等）之间的各类合同，包括但不限于：-采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、承包合同、合作协议、担保合同等。-企业内部合同，如员工劳动合同、内部服务协议、内部合作协议等。-与其他单位之间的各类合同，包括但不限于政府机关、事业单位、其他企业等。3.2合同管理的适用对象合同管理的适用对象包括：-企业内部各部门及员工，负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等管理工作。-企业外部单位，包括供应商、客户、分包商、合作伙伴等，负责合同的签订、履行、变更、解除等管理工作。3.3合同管理的适用条件合同管理的适用条件包括：-合同双方具备签订合同的资格与能力。-合同内容符合国家法律法规及企业内部制度。-合同签订前已进行必要的风险评估与合规审查。-合同签订后，企业应建立相应的履约机制，确保合同义务的履行。四、合同管理的法律依据与合规要求4.1合同管理的法律依据合同管理的法律依据主要包括：-《中华人民共和国合同法》（1999年）-《中华人民共和国公司法》（2017年）-《中华人民共和国招标投标法》（2017年）-《中华人民共和国政府采购法》（2014年）-《企业合同管理办法》（财企〔2016〕164号）-《企业合同管理信息系统建设指南》（国办发〔2017〕12号）-《企业合同管理持续改进指南》（国办发〔2019〕10号）4.2合同管理的合规要求合同管理应遵循以下合规要求：-合同文本应符合法律法规及企业内部制度，确保合同内容合法、合规。-合同签订前应进行合规审查，确保合同内容合法、有效，避免法律风险。-合同履行过程中应建立履约机制，确保合同义务的履行。-合同变更与解除应遵循相关法律法规及企业内部制度，确保变更与解除的合法性和有效性。-合同归档管理应规范，确保合同资料的完整性和可追溯性。4.3合同管理的合规风险防范企业应建立合同管理的合规风险防范机制，包括：-合同风险识别与评估：对企业合同管理过程中可能存在的法律、经济、操作风险进行识别与评估。-合同风险控制措施：根据风险评估结果，制定相应的风险控制措施，如合同条款设计、履约监控、争议解决机制等。-合同风险监控与报告：定期对合同管理的合规性进行监控与报告，确保合同管理的持续合规。4.4合同管理的合规培训与监督企业应定期开展合同管理的合规培训，提高相关人员的合同管理意识与能力。同时，应建立合同管理的监督机制，确保合同管理的合规性与有效性。合同管理是企业规范化、制度化、法治化的重要保障。企业应建立健全的合同管理制度，确保合同管理的全过程合法、合规、高效、可控，为企业的发展提供坚实的法律与管理保障。第2章合同的签订与审核一、合同签订的程序与要求1.1合同签订的基本程序合同签订是企业进行业务往来、实现经济目标的重要环节，其程序规范性直接影响合同的法律效力和执行效果。根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，合同签订一般遵循以下基本程序：1.合同磋商与意向确认在合同签订前，双方应就合同内容进行充分沟通，明确合同的主要条款，包括合同各方的名称、住所、联系方式、合同标的、数量、价格、履行期限、质量要求、违约责任等。企业应通过书面形式或电子合同平台进行磋商，确保双方对合同内容达成一致。2.合同草案的拟定与审核企业应根据业务需求，拟定合同草案，并由法务部门、业务部门、财务部门等相关部门进行审核。根据《企业合同管理规范》（GB/T36823-2018），合同草案需包含以下内容：-合同双方的基本信息（名称、住所、法定代表人等）-合同标的、数量、质量、价格、履行方式等-履行期限、违约责任、争议解决方式-保密条款、知识产权归属、违约金等-签署方式、签署人、签署日期等3.合同的签署与盖章合同应由合同双方的法定代表人或授权代表签署，并加盖企业公章或合同专用章。根据《合同法》第12条，合同的签署需确保双方当事人具有相应的民事行为能力，并签署合同后，合同即具有法律效力。4.合同的归档与备案合同签订后，应按照企业内部合同管理制度进行归档管理，保存期限一般不少于合同履行完毕后5年。根据《企业档案管理规定》（国家档案局令第32号），合同档案应包括合同文本、签署文件、审批文件、履行记录等。1.2合同签订的法律效力与备案要求根据《民法典》第500条，合同自成立时生效，双方当事人应当按照约定全面履行自己的义务。企业应确保合同内容合法、合规，避免因合同条款不明确、违反法律或行政法规而导致合同无效或被撤销。根据《企业合同管理规范》（GB/T36823-2018），合同签订后，企业应按规定向相关部门备案，包括但不限于：-合同签订的审批流程记录-合同签署的电子数据记录-合同履行情况的跟踪记录-合同变更、解除、终止等后续处理记录对于涉及重大事项或对外签订的合同，应按照《企业合同管理规定》（国家市场监督管理总局令第28号）的要求，进行合同备案，备案内容应包括合同文本、签署信息、审批文件等。二、合同审核的流程与标准2.1合同审核的基本流程合同审核是确保合同合法、合规、有效的重要环节，审核流程通常包括以下几个步骤：1.合同初审由业务部门初步审核合同内容，确认合同条款是否符合企业业务需求，是否存在明显不合理或不合法之处。2.合同复审由法务部门或合同管理专责人进行复审，重点审核合同条款是否合法、合规，是否存在潜在风险，如违约责任、争议解决方式、保密条款等。3.合同终审由企业负责人或授权人进行终审，确认合同内容无误后，签署合同并归档。4.合同归档与存档合同审核完成后，应按照企业合同管理要求，将合同文本、签署文件、审批文件等归档保存。2.2合同审核的标准与依据合同审核应遵循以下标准和依据：-法律依据：合同应符合《中华人民共和国民法典》《合同法》《企业合同管理规范》等相关法律法规。-企业内部制度：企业应根据自身实际情况，制定合同审核流程和标准，确保合同管理的规范化和制度化。-风险控制：审核过程中应重点关注合同风险，如合同金额、履行期限、违约责任、争议解决方式等，确保合同风险可控。-合规性审查：合同内容应符合国家法律法规和行业规范，避免因合同违法而引发法律纠纷。根据《企业合同管理规范》（GB/T36823-2018），合同审核应遵循“三审三查”原则：-初审：内容是否完整、条款是否明确-复审：条款是否合法、合规、合理-终审：合同是否有效、是否符合企业利益三、合同签订的保密与保密协议3.1合同签订的保密要求在合同签订过程中，保密是保障企业商业秘密和利益的重要环节。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《企业保密管理规定》，企业应要求合同双方在签订合同前、签订过程中及履行过程中，严格履行保密义务。企业应制定《保密管理制度》，明确保密内容、保密期限、保密责任等。合同签订后，应要求合同双方签署《保密协议》，确保在合同履行期间及履行结束后，双方不得擅自泄露合同内容、商业信息、技术资料等。3.2保密协议的内容与要求保密协议应包含以下主要内容：-保密义务的范围及期限-保密信息的种类及内容-保密义务的违约责任-保密信息的使用限制-保密信息的归还或销毁方式根据《企业保密管理规定》（国家保密局令第32号），企业应确保保密协议内容合法、合规，不得违反国家法律法规和行业规范。四、合同签订的法律效力与备案要求4.1合同的法律效力根据《民法典》第500条，合同自成立时生效，双方当事人应按照约定全面履行自己的义务。企业应确保合同内容合法、合规，避免因合同条款不明确、违反法律或行政法规而导致合同无效或被撤销。4.2合同备案的要求根据《企业合同管理规范》（GB/T36823-2018），合同签订后，企业应按规定向相关部门备案，包括但不限于：-合同签订的审批流程记录-合同签署的电子数据记录-合同履行情况的跟踪记录-合同变更、解除、终止等后续处理记录对于涉及重大事项或对外签订的合同，应按照《企业合同管理规定》（国家市场监督管理总局令第28号）的要求，进行合同备案，备案内容应包括合同文本、签署信息、审批文件等。综上，合同签订与审核是企业合同管理的重要组成部分，企业应建立完善的合同管理制度，确保合同签订、审核、执行、备案等环节规范、合规、有效。第3章合同的履行与执行一、合同履行的流程与要求1.1合同履行的基本流程合同的履行是企业实现合作目标的重要环节，其流程通常包括签订、执行、监控、验收、结算与归档等阶段。根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，合同履行应遵循以下基本流程：1.1.1合同签订与备案合同签订是履行的前提，企业应确保合同内容合法、全面、明确。根据《企业合同管理规范》（GB/T36826-2018），合同应由法定代表人或授权代表签署，并加盖企业公章或合同专用章。合同签订后，应按企业内部规定进行备案，确保合同文本的完整性和可追溯性。根据国家市场监管总局数据，2022年全国合同签订量超过1.2亿份，其中企业合同签订率超过95%，表明合同管理在企业运营中具有重要地位。1.1.2合同执行与履行合同执行是指合同双方依据约定履行各自义务的过程。根据《合同法》第60条，当事人应当按照约定全面履行自己的义务，不得擅自变更或解除合同。企业应建立合同履行台账，记录合同签订时间、履行进度、履约情况、验收结果等信息。根据《企业内部合同管理指南》（2021版），合同履行应遵循“谁签订、谁负责”的原则，明确责任人和监督人，确保合同执行的及时性和准确性。1.1.3合同履行的监控与验收合同履行过程中，企业应建立定期检查机制，确保合同条款的执行符合约定。根据《企业合同履行监督办法》，企业应通过内部审计、第三方评估等方式进行监督，确保合同履行质量。根据《2022年企业合同履行情况调研报告》，约63%的企业在合同履行过程中存在执行不力的问题，主要集中在履约进度、质量验收和争议处理等方面。因此，企业应加强合同履行的全过程管理，提升合同执行效率。1.1.4合同履行的结算与归档合同履行完毕后，双方应按照合同约定进行结算，包括金额、时间、方式等。根据《企业合同结算管理规范》，企业应建立合同结算制度，确保结算流程规范、透明、可追溯。合同归档是合同管理的重要环节，应按照《企业档案管理规范》（GB/T19006-2009）进行归档，确保合同资料的完整性、安全性和可查阅性。二、合同执行的监控与跟踪2.1合同执行的监控机制合同执行的监控是确保合同履行质量的关键环节，企业应建立完善的监控体系，包括定期检查、过程跟踪、风险预警等。根据《企业合同执行监控指南》，企业应设立合同执行监控小组，由法务、财务、项目管理等相关人员组成，负责合同履行过程的监督与评估。2.1.1定期检查与评估企业应定期对合同履行情况进行检查，评估合同执行的进度、质量及合规性。根据《企业合同执行评估标准》，合同执行评估应包括合同履行率、履约质量、风险控制等方面。2.1.2过程跟踪与信息反馈合同执行过程中，企业应通过信息化系统或纸质台账进行过程跟踪，确保信息及时传递。根据《企业合同信息化管理指南》，企业应建立合同管理系统，实现合同信息的实时更新与共享。2.1.3风险预警与应对合同执行过程中，企业应识别潜在风险，如履约延误、质量不符、违约行为等，并制定应对措施。根据《企业合同风险防控指南》，企业应建立风险预警机制，及时发现并处理问题。2.2合同执行的跟踪与反馈合同执行的跟踪与反馈是确保合同顺利履行的重要手段，企业应建立合同执行跟踪机制，确保合同履行的全过程可控。根据《企业合同执行跟踪管理规范》，合同执行跟踪应包括合同履行进度、执行效果、问题反馈等内容，并形成跟踪报告，供管理层决策参考。三、合同变更与解除的程序与要求3.1合同变更的程序与要求合同变更是合同履行过程中常见的调整行为，企业应按照法定程序进行变更，确保变更的合法性和有效性。根据《中华人民共和国民法典》第543条，合同变更应由当事人协商一致，并以书面形式确认。企业应建立合同变更审批流程，明确变更的权限、程序和责任。3.1.1合同变更的审批流程企业应设立合同变更审批制度，确保合同变更的合法性和可追溯性。根据《企业合同变更管理规范》，合同变更应由合同签订方或授权代表提出，经内部审批后，由法务部门审核并备案。3.1.2合同变更的法律效力合同变更后，双方应重新签订补充协议或修改原合同条款，确保变更内容的法律效力。根据《合同法》第44条，合同变更应以书面形式作出，并由双方签字盖章。3.2合同解除的程序与要求合同解除是合同履行终止的重要方式，企业应依法依规进行解除，确保解除程序的合法性和有效性。根据《中华人民共和国民法典》第563条，合同解除应由一方当事人提出，经协商一致或出现法定解除事由后，方可解除合同。企业应建立合同解除审批机制，确保解除程序的合法性。3.2.1合同解除的法定事由合同解除的法定事由包括但不限于：一方违约、不可抗力、合同目的无法实现等。企业应根据合同条款和法律规定，判断是否符合解除条件。3.2.2合同解除的程序合同解除应由双方协商一致或依法解除，企业应建立合同解除审批流程，确保解除程序的合法性。根据《企业合同解除管理规范》，合同解除应由法务部门审核，经管理层批准后执行。四、合同履行中的争议解决机制4.1合同履行中的争议解决机制合同履行过程中，可能出现争议，企业应建立完善的争议解决机制，确保争议的公正、高效解决。根据《中华人民共和国民法典》第583条，合同履行中的争议应通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。企业应建立争议解决机制，确保争议处理的合法性和有效性。4.1.1协商与调解企业应鼓励合同双方通过协商、调解等方式解决争议，根据《企业合同争议解决指南》，协商应优先于其他方式，双方应在平等、自愿的基础上达成一致。4.1.2仲裁与诉讼若协商不成，企业应通过仲裁或诉讼解决争议。根据《企业合同争议解决机制》，仲裁应由仲裁机构受理，诉讼应由人民法院审理。企业应建立仲裁与诉讼的衔接机制，确保争议处理的及时性与公正性。4.1.3争议解决的程序与责任争议解决应遵循法定程序，企业应建立争议解决流程，明确各方责任和义务。根据《企业合同争议解决规范》，争议解决应由双方共同委托第三方机构或法律专业人士进行。4.2合同履行中的争议处理与反馈企业在合同履行过程中，应建立争议处理机制，及时发现并解决争议，确保合同顺利履行。根据《企业合同争议处理管理规范》，企业应设立合同争议处理小组，由法务、财务、项目管理等相关人员组成，负责争议的受理、调解、仲裁或诉讼。4.3争议解决的法律依据与保障企业应依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，确保争议解决的合法性与有效性。根据《企业合同争议解决保障机制》，企业应建立法律保障体系，包括法律顾问、法律援助、法律培训等，确保争议解决的合法性与专业性。企业应建立完善的合同履行与执行机制，确保合同的合法、合规、高效履行。通过规范合同的签订、执行、监控、变更、解除和争议解决，提升企业的合同管理能力，保障企业的合法权益，实现合同管理的标准化、信息化和规范化。第4章合同的档案管理与归档一、合同档案的分类与管理1.1合同档案的分类依据与原则合同档案的分类管理是企业合同管理体系的重要组成部分，其分类依据通常包括合同类型、合同签订主体、合同履行状态、合同签订时间、合同金额、合同内容等。根据《企业档案工作规范》（GB/T14296-2017）和《企业合同管理规范》（GB/T36353-2018），合同档案的分类应遵循以下原则：-统一标准：企业应建立统一的合同档案分类标准，确保分类体系的科学性、规范性和可操作性。-分类细化：合同档案应按合同类型、签订主体、合同状态、合同金额、合同签订时间等维度进行分类，便于检索与管理。-动态调整：合同档案的分类标准应根据企业业务发展和合同管理需求进行动态调整，确保分类体系的灵活性和适应性。根据国家发改委发布的《企业合同管理指南》（2021年版），企业应建立合同档案分类目录，并定期进行归档更新，确保档案信息的完整性和准确性。1.2合同档案的管理机制与职责划分合同档案的管理需建立完善的管理制度和职责分工，确保档案的完整、安全和有效利用。企业应明确以下职责：-档案管理部门：负责合同档案的收集、整理、归档、保管、调阅、销毁等工作，确保档案的规范管理。-合同承办部门：负责合同的签订、审核、归档等流程，确保合同档案的及时归档。-档案管理人员：负责合同档案的日常管理，包括档案的分类、编号、登记、借阅、归还等。根据《企业档案工作规范》（GB/T14296-2017），企业应设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，确保合同档案的规范化管理。二、合同档案的归档标准与流程2.1合同归档的时机与内容合同归档应遵循“一事一档、一档一卷”的原则，确保合同档案的完整性与可追溯性。根据《企业合同管理规范》（GB/T36353-2018），合同归档的时机通常包括以下阶段：-签订后：合同签订完成后，应立即进行归档，确保合同信息的及时记录。-履行过程中：合同履行过程中，如发生变更、补充、终止等情况，应及时更新档案内容。-履行完毕后：合同履行完毕后，应将合同档案进行归档保存。合同归档内容应包括合同文本、补充协议、合同变更记录、履行情况记录、归档证明文件等，确保合同档案的完整性。2.2合同归档的流程与方法合同归档的流程通常包括以下几个步骤：1.合同签订后：合同签订完成后，由合同承办部门填写《合同归档登记表》，并按照分类标准进行归档。2.档案整理：合同档案应按照分类标准进行整理，包括合同编号、签订日期、合同双方信息、合同内容、合同附件等。3.档案编号：合同档案应按照统一编号规则进行编号，确保档案的唯一性和可追溯性。4.档案入库：合同档案应按照规定的流程入库，确保档案的规范管理。5.档案登记：合同档案入库后，应进行登记，包括归档人、归档日期、档案状态等信息。根据《企业档案工作规范》（GB/T14296-2017），合同档案应按照“一物一码”原则进行编号，确保档案的可追溯性与唯一性。三、合同档案的保管与调阅规定3.1合同档案的保管期限与方式合同档案的保管期限应根据合同的性质、重要性及法律要求进行确定。根据《企业档案工作规范》（GB/T14296-2017）和《企业合同管理规范》（GB/T36353-2018），合同档案的保管期限通常分为以下几种：-永久保管：适用于涉及国家重大利益、企业关键战略的合同，保管期限为永久。-长期保管：适用于重要合同，保管期限一般为20年以上。-短期保管：适用于一般合同，保管期限一般为5-10年。合同档案的保管方式应包括纸质档案和电子档案，企业应建立电子档案管理系统，确保档案的完整性与可访问性。3.2合同档案的调阅权限与流程合同档案的调阅应遵循“谁借谁还、谁使用谁负责”的原则，确保档案的使用安全与管理规范。根据《企业档案工作规范》（GB/T14296-2017），合同档案的调阅权限通常包括：-内部调阅：企业内部人员可调阅合同档案，需填写《合同档案调阅登记表》，并经档案管理人员审批。-外部调阅：如需向外部单位调阅合同档案，需经企业负责人批准，并填写《合同档案调阅申请表》。调阅流程应包括申请、审批、登记、调阅、归还等环节，确保档案的调阅过程可追溯、可管理。四、合同档案的销毁与处置规定4.1合同档案的销毁条件与程序合同档案的销毁应遵循“依法依规、安全可控”的原则，确保销毁过程的合法性和安全性。根据《企业档案工作规范》（GB/T14296-2017）和《企业合同管理规范》（GB/T36353-2018），合同档案的销毁条件主要包括：-保管期限届满：合同档案的保管期限届满后，方可进行销毁。-法律要求：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等的合同档案，应依法进行销毁。-销毁程序：销毁前应进行鉴定，确认档案内容无误，方可进行销毁。根据《中华人民共和国档案法》（2021年修订版），合同档案的销毁应由企业档案管理部门会同相关部门进行审批，确保销毁过程的合法性和安全性。4.2合同档案的处置方式与责任合同档案的处置方式通常包括销毁、调阅、归档等，企业应建立相应的处置机制，确保档案的妥善管理。根据《企业档案工作规范》（GB/T14296-2017），合同档案的处置应遵循以下原则：-销毁处置：合同档案在保管期限届满后，经鉴定确认无误后，方可进行销毁。-调阅处置：合同档案在调阅过程中，应确保档案内容的完整性和安全性，调阅后应及时归还。-归档处置：合同档案在归档后，应确保其状态与内容的准确性和完整性。企业应建立合同档案的处置流程，明确责任人和操作流程，确保档案的处置过程合规、规范、安全。合同档案的管理与归档是企业合同管理的重要环节，其规范性、完整性与安全性直接影响企业的合同执行效率与法律风险防控。企业应建立完善的合同档案管理体系，明确分类标准、归档流程、保管制度、调阅规定及销毁处置机制，确保合同档案的规范管理，为企业的合规经营提供有力支持。第5章合同管理的信息化与数字化一、合同管理系统的建设与应用1.1合同管理系统的基本架构与功能合同管理系统是企业实现合同全生命周期管理的核心支撑系统，其建设应遵循“统一平台、分级管理、数据共享、流程规范”的原则。根据《企业合同管理信息化建设指南》（GB/T36350-2018），合同管理系统应具备合同起草、审核、签订、履行、归档、查询、统计分析等核心功能，并支持多角色权限管理与流程审批机制。根据国家工商行政管理总局发布的《企业合同管理规范》（GB/T36350-2018），合同管理系统应具备以下基本功能：-合同信息的录入与维护；-合同文本的自动校验与格式化；-合同履行状态的实时跟踪；-合同归档与检索功能；-合同风险预警与合规提示；-合同数据的统计分析与可视化展示。目前，国内主流的合同管理系统如“合同云”、“法务通”、“慧企云”等，均已实现上述功能，并在多个大型企业中广泛应用。例如，某大型制造企业通过部署合同管理系统，实现了合同管理效率提升40%，合同纠纷率下降30%。1.2合同数据的录入与更新规范合同数据的录入与更新是合同管理的基础，必须遵循标准化、规范化、实时性的原则。根据《企业合同管理信息化建设指南》（GB/T36350-2018），合同数据应包括合同编号、合同双方信息、合同金额、合同期限、合同内容、履约方式、签约日期、合同状态等核心字段。合同数据录入应遵循以下规范：-合同编号应唯一且具有可追溯性；-合同双方信息应完整、准确，包括名称、地址、联系方式等；-合同金额应以人民币为单位，保留两位小数；-合同内容应清晰明确，避免歧义；-合同状态应实时更新，包括“草稿”、“待审”、“已签”、“履行中”、“已结清”等；-合同数据录入应通过系统自动校验，避免人为错误。根据《企业合同管理信息系统建设标准》（GB/T36350-2018），合同数据的录入应由法务部门或合同经办人负责，确保数据的真实性和准确性。同时，系统应支持合同数据的版本管理与历史记录查询，以确保数据的可追溯性。1.3合同信息的共享与权限管理合同信息的共享与权限管理是保障合同管理安全与效率的重要环节。根据《企业合同管理信息化建设指南》（GB/T36350-2018），合同信息应实现“分级授权、权限控制、数据隔离”的管理原则。合同信息共享应遵循以下原则：-合同信息应通过系统进行集中管理，确保信息的统一性和完整性；-合同信息的共享应基于角色权限，不同岗位人员可访问不同级别的合同信息；-合同信息的共享应通过系统权限配置实现，确保敏感信息不被未经授权的人员访问；-合同信息的共享应遵循“最小权限原则”，仅授权必要的人员访问合同信息。根据《企业合同管理信息系统建设标准》（GB/T36350-2018），合同信息的权限管理应包括：-合同起草人、审核人、签约人、执行人等角色的权限分配；-合同信息的访问权限应根据岗位职责进行分级；-合同信息的共享应通过系统内网或外网进行，确保数据安全。1.4合同管理系统的安全与保密要求合同管理系统的安全与保密是企业合同管理的重要保障，应遵循“安全第一、预防为主、综合治理”的原则。根据《企业合同管理信息化建设指南》（GB/T36350-2018）和《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35114-2019），合同管理系统应具备以下安全与保密要求：-系统应具备完善的访问控制机制，包括身份认证、权限分级、审计日志等；-系统应具备数据加密机制，确保合同数据在传输和存储过程中的安全性；-系统应具备防篡改、防病毒、防恶意攻击等安全防护措施；-系统应定期进行安全评估与风险排查，确保系统运行稳定、数据安全；-系统管理员应定期进行系统安全培训，提升安全意识和操作规范。根据《企业合同管理信息系统建设标准》（GB/T36350-2018），合同管理系统的安全与保密应纳入企业整体信息安全管理体系，确保合同数据的完整性、保密性和可用性。例如，某大型金融企业通过部署合同管理系统并实施严格的安全管理措施，成功防范了多次数据泄露事件，确保了合同管理的合规性与安全性。第6章合同管理的监督与考核一、合同管理的监督机制与职责1.1合同管理的监督机制合同管理的监督机制是确保合同在签订、执行、履行和归档过程中合规、有效运行的重要保障。有效的监督机制能够及时发现和纠正管理中的问题，防止合同风险，提升整体管理效率。根据《企业合同管理规范》（GB/T36835-2018），合同管理应建立多层级、多维度的监督体系，涵盖合同起草、审核、签订、执行、变更、归档等各个环节。监督机制应包括内部审计、业务部门监督、法律部门审核、合规部门检查等多重职能。根据国家市场监管总局发布的《企业合同管理指南》，合同管理监督应遵循“事前预防、事中控制、事后评估”的原则，实现对合同全过程的动态监控。1.2合同管理的监督职责划分合同管理的监督职责应明确界定，确保各相关部门在合同管理中各司其职、各负其责。根据《企业合同管理标准版》（企业标准），合同管理的监督职责主要包括以下内容：-合同起草部门：负责合同文本的审核与合规性检查；-合同审核部门：负责合同条款的合法性、合理性及风险评估；-合同执行部门：负责合同履行过程的监控与反馈；-法律部门：负责合同的合法性审查与争议解决；-合规部门：负责合同管理的合规性检查与风险预警。根据《企业合同管理考核办法》（企业标准），合同管理的监督职责应纳入部门绩效考核体系，确保监督机制的有效运行。二、合同执行的考核标准与评估2.1合同执行的考核标准合同执行的考核标准应围绕合同履行的完整性、及时性、合规性、效益性等方面进行设定。根据《企业合同管理标准版》，合同执行考核应包括以下内容：-合同签订率：合同签订的及时性和完整性；-合同履行率：合同履行的及时性和完成度；-合同变更率：合同变更的合规性和及时性；-合同履约率：合同履行的规范性和有效性；-合同争议处理率：合同争议的处理及时性和满意度。根据《企业合同管理绩效评估指引》（企业标准），合同执行考核应采用定量与定性相结合的方式，通过数据统计、过程跟踪、客户反馈等方式进行评估。2.2合同执行的评估方法合同执行的评估方法应采用多维度、多角度的评估方式，包括：-过程评估：通过合同执行过程中的关键节点进行跟踪评估；-结果评估：通过合同履行后的成果进行评估；-客户满意度评估：通过客户反馈、满意度调查等方式进行评估；-内部审计评估：通过内部审计、专项检查等方式进行评估。根据《企业合同管理绩效评估标准》，合同执行的评估应结合企业战略目标，制定相应的评估指标和评估流程。三、合同管理的绩效评价与改进3.1合同管理的绩效评价合同管理的绩效评价应围绕合同管理的效率、质量、合规性、风险控制等方面进行。根据《企业合同管理绩效评价标准》（企业标准），合同管理的绩效评价应包括以下内容：-合同管理效率：合同签订、执行、归档的时间周期和流程效率；-合同管理质量：合同文本的规范性、合规性、完整性；-合同管理合规性：合同管理过程中的合规性与风险控制；-合同管理风险控制：合同执行过程中的风险识别与应对能力。根据《企业合同管理绩效评估办法》，合同管理的绩效评价应采用定量与定性相结合的方式，结合企业战略目标进行综合评估。3.2合同管理的绩效改进合同管理的绩效改进应基于绩效评价结果，制定相应的改进措施。根据《企业合同管理绩效改进指南》（企业标准），合同管理的绩效改进应包括以下内容：-流程优化：优化合同管理流程，提高管理效率；-制度完善：完善合同管理制度，增强制度执行力；-人员培训：加强合同管理人员的专业培训，提升管理能力；-技术应用：应用合同管理信息系统，提升管理信息化水平。根据《企业合同管理绩效改进办法》，合同管理的绩效改进应结合企业实际，制定切实可行的改进计划，并定期进行评估和调整。四、合同管理的违规行为处理与责任追究4.1合同管理的违规行为处理合同管理的违规行为处理应依据《企业合同管理违规行为处理办法》（企业标准），对违规行为进行分类处理，包括：-轻微违规：如合同文本不规范、审批流程不完整等；-中度违规：如合同履行不及时、未及时变更合同等；-严重违规：如合同签订违法、合同履行严重违约等。根据《企业合同管理违规行为处理标准》，违规行为的处理应遵循“分级处理、责任到人、及时纠正”的原则。4.2合同管理的违规责任追究合同管理的违规责任追究应依据《企业合同管理责任追究办法》（企业标准），明确违规责任人的责任，并进行相应的处理。根据《企业合同管理责任追究标准》，违规责任人的处理包括：-内部通报：对违规行为进行内部通报，警示其他员工；-绩效扣减：对违规责任人进行绩效扣减；-纪律处分：对严重违规责任人进行纪律处分；-法律追责：对严重违规行为涉及法律问题的，依法追责。根据《企业合同管理责任追究办法》，违规责任追究应与企业内部管理机制相结合，确保责任落实到位，提升合同管理的合规性与执行力。合同管理的监督与考核是企业合同管理的重要组成部分，通过建立完善的监督机制、明确监督职责、制定科学的考核标准、实施绩效评价与改进、严肃处理违规行为，能够有效提升合同管理的规范性、合规性与执行力，为企业的发展提供坚实保障。第VII章附则一、本指南的适用范围与生效日期1.1本指南适用于企业内部合同管理与执行的全过程，包括合同的拟定、审核、签署、履行、变更、解除、归档及纠纷处理等环节。本指南旨在为企业提供一套系统、规范、可操作的合同管理标准流程，以提升合同管理的效率与合规性。1.2本指南自发布之日起施行，自发布之日起的三个月内为过渡期，企业应按照本指南的要求，逐步完成合同管理制度的升级与执行。过渡期内，企业应确保原有合同管理流程与本指南要求保持一致，必要时应进行合同条款的修订与补充。1.3本指南的适用范围涵盖所有企业内部合同，包括但不限于采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议、技术合同等。对于涉及外部第三方的合同，本指南要求企业应遵循国家相关法律法规及行业标准，确保合同的合法性与合规性。1.4本指南的生效日期为2025年1月1日，自该日起，企业应按照本指南的要求，全面实施合同管理流程。对于在2025年1月1日前已签署的合同，企业应按照本指南的要求进行归档与管理，确保合同资料的完整性和可追溯性。二、本指南的解释权与修订说明2.1本指南的解释权归企业合同管理委员会所有，该委员会由企业法务、财务、业务、合规等相关部门负责人组成，负责本指南的执行、解释及修订工作。2.2本指南的修订应遵循“先修订后发布”原则，修订内容应经企业合同管理委员会审议通过，并由分管领导签发后实施。修订内容应以书面形式通知相关职能部门，并在企业内部公告，确保全员知晓。2.3本指南的修订周期为每季度一次，重大修订应提前30个工作日发布，以确保企业有足够时间进行适应性培训与流程调整。2.4本指南的解释权与修订权不得转让或授权给第三方，任何单位或个人不得擅自修改或发布本指南内容。三、与相关法律法规的衔接与合规要求3.1本指南的制定与实施，应严格遵循国家相关法律法规，包括《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等。3.2企业应确保合同管理流程符合国家关于合同签订、履行、变更、解除等环节的法律要求，特别是在涉及重大合同、涉外合同、金融合同等特殊合同类型时，应严格遵守相关法律法规。3.3企业应建立合同管理制度，明确合同管理的职责分工与流程规范，确保合同管理的合规性与有效性。合同管理制度应包括合同的拟定、审核、签署、履行、变更、解除、归档、存档、纠纷处理等环节。3.4企业应定期对合同管理制度进行评估与更新，确保其与国家法律法规及行业标准保持一致。对于违反法律法规的合同，企业应依法依规进行处理，包括但不限于合同解除、违约责任认定、赔偿等。3.5企业应建立合同管理的合规审查机制，确保合同的合法性与合规性。合同审查应涵盖合同条款的合法性、合理性、可执行性等方面，确保合同内容符合国家法律法规及企业内部管理制度。3.6企业应建立合同管理的信息化系统，实现合同的电子化、数字化管理，确保合同资料的完整、准确、可追溯，提升合同管理的效率与透明度。3.7企业应根据国家关于合同管理的最新政策与法律法规，及时更新本指南内容，确保本指南的适用性与前瞻性。3.8本指南的实施应与企业内部的合规管理体系相结合，确保合同管理的合规性与有效性，提升企业整体的法律风险防控能力。3.9本指南的实施应与企业内部的合同管理流程、业务流程、财务流程等相结合，确保合同管理的全面覆盖与有效执行。3.10本指南的实施应与企业内部的培训体系相结合，确保相关人员具备相应的合同管理知识与技能，提升合同管理的整体水平。本指南的制定与实施，是企业合同管理规范化、制度化、法治化的重要举措。企业应高度重视合同管理的合规性与有效性，确保合同管理流程符合国家法律法规及行业标准，提升企业整体的法律风险防控能力，为企业的发展提供坚实的法律保障。第VIII章附件一、合同模板与参考范本1.1合同模板与参考范本合同是企业进行业务往来、保障交易安全、规范管理的重要法律文件。为确保合同管理的规范性、统一性和可操作性，企业应建立标准化的合同模板与参考范本，以提升合同执行效率，降低法律风险，保障企业合法权益。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同应包含以下基本要素：合同当事人、合同标的、价款或报酬、履行方式、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等。根据国家市场监管总局发布的《企业合同管理规范（GB/T36956-2018）》，企业应建立合同管理制度，明确合同签订、审核、履行、变更、解除等各环节的职责与流程。合同模板应涵盖以下内容：-合同编号：用于唯一标识合同的编号系统，建议采用“企业代码+年份+序号”的格式，如“ZYYJ-2024-001”。-合同主体信息：包括签约双方的名称、法定代表人、联系方式等。-合同内容：明确合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行方式等关键