个体培训学校档案制度

PAGE个体培训学校档案制度一、总则1.目的为加强个体培训学校档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学校教学、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及教育行业相关标准，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本校全体教职员工及与学校相关的各类活动所形成的档案资料管理。3.档案定义本校档案是指学校在招生、教学、管理、后勤保障等各项工作中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门及人员设置设立学校档案管理室，配备专职档案管理人员，负责全校档案的集中统一管理。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校各项工作流程。2.各部门职责教学部门：负责收集、整理、归档本部门在教学计划制定、课程安排、教学活动组织、学生成绩管理等教学过程中形成的各类档案资料，并定期移交至档案管理室。招生部门：做好招生宣传资料、报名登记表、录取名单等招生相关档案的收集、整理和保管工作，及时将重要档案移交档案管理室。学生管理部门：负责学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价等学生管理档案的建立与维护，按规定向档案管理室移交相关档案。行政管理部门：负责学校行政公文、会议记录纪要、人事档案、财务档案等行政管理类档案的管理，确保档案的规范整理和安全保管，并按要求移交档案管理室。后勤部门：对学校物资采购、设备维护、校园建设等后勤保障工作中产生的档案资料进行整理归档，及时移交档案管理室。三、档案分类与编号1.档案分类行政管理类：包括学校行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。教学管理类：涵盖教学计划、教学大纲、教案、教学课件、学生成绩册及分析报告等。学生管理类：有学生学籍档案、入学登记表、学生奖惩记录、毕业生档案等。招生管理类：包含招生简章、招生宣传资料、报名登记表、录取通知书存根等。后勤管理类：涉及物资采购清单、设备维护记录、校园建设规划与实施资料等。师资培训类：如教师培训计划、培训记录、培训证书等。其他类：除上述类别外的其他具有保存价值的档案资料。2.编号规则采用大类代码加流水号的方式进行编号。大类代码分别为：XZ（行政管理类）、JX（教学管理类）、XS（学生管理类）、ZS（招生管理类）、HQ（后勤管理类）、SZ（师资培训类）、QT（其他类）。流水号从001开始依次递增，如XZ001、JX002等。四、档案收集与整理收集范围1.学校各项工作中形成的具有保存价值的原始文件、资料、数据、图表、声像材料等。2.上级主管部门下发的与学校相关的文件、通知、指示等。3.学校与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.在教学、科研、管理活动中产生的各类成果材料，如论文、著作、科研报告、教学成果奖申报材料等。5.学生的各类作品、竞赛获奖证书、社会实践报告等。6.学校举办或参与的各类活动的策划方案、活动记录、照片、视频等资料。收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，需收集具有同等效力的复印件，并注明出处和复印日期。整理规范1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案应编制目录，目录内容包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等。3.对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用A4纸张大小，左侧装订，装订应牢固整齐。4.对于电子档案，应按照分类建立文件夹，文件名应规范准确，便于查找和识别。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案归档与保管归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料整理完毕，移交至档案管理室归档。2.对于一些临时性或阶段性工作形成的档案，应在工作结束后及时归档。归档程序1.各部门档案移交人员填写《档案移交清单》，详细注明档案名称、数量、日期等信息，并与档案管理人员进行核对签字。2.档案管理人员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理规范性，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.审核无误后，档案管理人员将档案按照编号顺序存放于档案柜或存储设备中，并在档案管理系统中进行登记。保管期限1.永久保管：学校重要的规章制度、历史沿革、重大活动记录、财务决算、人事任免文件等档案资料。2.定期保管：30年保管：教学计划、教学大纲、学生学籍档案、教师业务档案等。10年保管：一般性的行政文件、会议记录、招生宣传资料、学生日常管理记录等。保管要求1.档案管理室应保持清洁、干燥、通风良好，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应采取加密存储、定期杀毒等措施，确保数据安全。同时，应定期对存储设备进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅查阅权限1.本校教职员工因工作需要可查阅本人及相关业务范围内的档案资料。2.外单位人员查阅本校档案，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后方可查阅。查阅内容仅限于与该单位相关的档案资料。3.涉及个人隐私或学校机密的档案资料，未经授权不得查阅。查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理室。2.档案管理人员根据查阅权限进行审核，对符合条件的申请予以批准，并提供相应的档案资料。3.查阅人员应在档案管理室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出室外。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理室，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅申请表》上注明归还时间并签字。借阅权限1.本校教职员工因特殊工作需要借阅档案资料，须经所在部门负责人同意，报学校主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.外单位人员原则上不得借阅本校档案资料，如有特殊情况确需借阅的，须经学校主管领导批准，并按照学校规定办理相关借阅手续。借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和学校主管领导签字批准后，交档案管理室。2.档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人员发放《档案借阅证》，并将档案资料交付借阅人员。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人或擅自复制、摘录档案内容。如需延长借阅期限或变更借阅内容，应提前办理续借或变更手续。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，档案管理人员在核对档案资料的完整性和准确性后，收回《档案借阅证》，办理借阅注销手续。七、档案保密与安全1.保密措施档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的档案资料进行严格保密。档案查阅和借阅过程中，严禁无关人员在场，查阅人员不得泄露档案内容。对档案管理室的计算机、存储设备等应设置密码保护，防止数据泄露。2.安全管理加强档案管理室的安全防范工作，配备必要的安全设备，如消防器材、监控设备等。定期对档案管理室进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。档案管理人员应掌握基本的安全知识和技能，如火灾、水灾等应急处理方法，确保档案资料的安全。八、档案鉴定与销毁鉴定工作1.学校定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由学校主管领导、档案管理人员及相关部门负责人组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。销毁程序1.《档案销毁清单》经学校主管领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉