党校培训工作建档制度

PAGE党校培训工作建档制度一、总则（一）目的党校培训工作建档制度旨在规范党校培训工作档案管理，确保培训工作的全过程记录完整、准确、可追溯，为培训质量评估、教学研究、学员管理以及党校发展提供有力支持，保障党校培训工作的规范化、科学化和制度化运行。（二）适用范围本制度适用于党校开展的各类培训项目，包括但不限于主体班次培训、专题培训、研讨班等，涉及培训活动的组织实施、教学管理、学员管理、后勤保障等各个环节所形成的文件、资料、记录等均纳入档案管理范畴。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映培训工作的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集培训工作各环节产生的各类文件资料，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。3.规范性原则：遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，规范档案的分类、整理、归档、保管和利用等操作流程。4.保密性原则：对涉及国家机密、学员隐私以及党校内部敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善党校培训工作建档制度，明确档案管理的各项要求和流程。2.指导和监督各培训项目承办部门的档案收集、整理、归档工作，确保档案质量符合要求。3.集中统一管理党校培训工作档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和检索，提高档案利用效率。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的安全保管和有效利用，对超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，促进档案管理工作的规范化和专业化发展。（二）培训项目承办部门职责1.负责本部门承办培训项目档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的审核和补充完善工作。3.明确本部门档案管理责任人，负责对培训项目档案工作进行日常监督和管理，确保档案工作与培训工作同步进行，避免出现档案缺失或延误归档的情况。4.在培训项目结束后，对本部门档案管理工作进行总结和自评，针对存在的问题提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范有序进行。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，保证档案整理质量符合标准要求。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的存储状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生，确保档案的安全完整。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时准确地提供所需档案信息，做好档案利用登记和跟踪反馈工作。5.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，对档案的价值和保管期限提出专业意见和建议。三、档案分类与编号（一）档案分类党校培训工作档案分为以下几大类：1.培训项目文件类：包括培训项目的申报审批文件、培训方案、教学计划、课程安排、师资配备等相关文件资料。2.教学管理类：涵盖教学大纲、教案、讲稿、课件、教学评估资料、学员成绩记录等与教学过程相关的材料。3.学员管理类：主要有学员报名登记表、学籍档案、考勤记录、考核鉴定材料、学员奖惩情况、毕业（结业）证书发放记录等学员在校期间的各类管理文件。4.培训活动记录类：包含培训开班仪式记录、结业典礼记录、课堂教学活动记录、现场教学记录、小组讨论记录、学员交流活动记录等培训过程中的各类活动记录。5.师资管理类：涉及教师基本信息、授课资格审查材料、教学质量评价记录、教师培训与进修情况等师资队伍建设方面的文件资料。6.后勤保障类：包括培训场地安排、食宿安排、交通保障、物资采购等后勤服务相关的文件、合同、票据等资料。7.培训成果类：如学员撰写的优秀论文、调研报告、心得体会，培训项目取得的社会效益、经济效益等方面的成果证明材料。8.其他类：上述类别未涵盖的其他与党校培训工作相关的重要文件、资料等。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类设置相应的类别代码，具体如下：培训项目文件类：“PXWJ”教学管理类：“JXGL”学员管理类：“XYGL”培训活动记录类：“PXHD”师资管理类：“SZGL”后勤保障类：“HQBZ”培训成果类：“PXCG”其他类：“QT”3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号，如“2023PXWJ001”表示2023年形成的第一份培训项目文件类档案。四、档案收集与整理（一）收集要求1.培训项目承办部门应在培训项目启动前，明确档案收集的范围、内容和标准，制定详细的档案收集清单，并向参与培训工作的相关人员进行宣传和培训，确保档案收集工作的顺利开展。2.在培训过程中，各部门和工作人员应及时将各自工作中产生的文件资料进行整理和收集，确保档案资料的实时性和完整性。对于重要文件和资料，应进行备份保存，防止因意外情况导致丢失。3.培训项目结束后，承办部门应在规定时间内完成档案的全面收集工作，对收集到的档案资料进行初步审核，确保资料齐全、真实、有效，符合档案管理要求。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。同一类别的档案应按照文件形成时间顺序排列，确保档案资料的系统性和逻辑性。2.对于每份档案资料，应进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于档案的查询和管理。3.对档案资料中的纸张进行检查，去除破损、褪色、字迹模糊等不符合保存要求的纸张，对重要文件进行复印或扫描备份，确保档案内容的可读性和完整性。4.对电子文件应按照规范的命名规则进行命名，并存储在指定的电子存储介质中，同时建立电子文件与纸质文件的对应关系，确保电子档案与纸质档案的一致性。五、档案归档与保管（一）归档流程1.培训项目承办部门在完成档案整理后，填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、移交日期等信息，并由部门负责人签字确认。2.将整理好的档案及档案移交清单一并移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，如发现问题及时与承办部门沟通，要求其补充完善。3.审核通过后，档案管理部门在档案移交清单上签字盖章，完成档案的接收工作，并按照档案编号规则对档案进行上架存放，纳入档案管理系统进行统一管理。（二）保管期限党校培训工作档案的保管期限根据档案的重要程度和性质分为永久、定期两种。具体保管期限划分如下：1.永久保管档案：培训项目的重要文件、法规性文件、政策性文件等，如培训项目的申报审批文件、上级领导对培训工作的重要批示等。涉及党校培训工作发展历程和重大事件的文件资料，如党校培训工作的历史沿革、重要培训项目的总结报告等。具有重要价值的培训成果类档案，如获得省部级以上奖励的学员论文、调研报告等。其他对党校培训工作具有长期保存价值的文件资料。2.定期保管档案：教学管理类、学员管理类、培训活动记录类、师资管理类、后勤保障类等档案，保管期限一般为[X]年。培训项目文件类中一般性的文件资料，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，防止档案因环境因素受损。3.对档案进行分类存放，按照档案编号顺序排列上架，并在档案柜上标明档案类别、编号范围等信息，便于查找和管理。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、完整性和保管状况，发现问题及时处理，并做好清查记录。5.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和检查，确保电子档案的可读性和可用性。六、档案利用与借阅（一）利用范围党校内部工作人员因工作需要，可查阅、借阅党校培训工作档案。查阅、借阅档案应严格遵守本制度规定，确保档案的安全和合理利用。（二）利用流程1.查阅申请：查阅档案的人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.审核批准：档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案的保管期限和保密规定，确定是否批准查阅申请。对于涉及重要机密或需经特殊审批的档案，应报经党校相关领导批准后方可查阅。3.查阅服务：档案管理部门根据批准的查阅申请，为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，不得在档案上做标记。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅流程1.借阅申请：借阅档案的人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的类别、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.签订协议：对于需要借阅的档案，档案管理部门与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确借阅人员的权利和义务，以及档案归还时间、保密要求等事项。3.借阅服务：档案管理部门按照协议要求，向借阅人员提供档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上进行任何形式的标记或损坏。4.归还档案：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或逾期未还等情况，应及时追究借阅人员的责任，并采取相应的补救措施。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续进行妥善保管；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁审批表》，详细说明档案的名称、编号、形成时间、销毁原因等信息。（二）销毁流程1.审批签字：《档案销毁审批表》经档案鉴定小组组长签字后，报党校分管领导审批。对于涉及重要机密或特殊档案的销毁，需报经党校主要领导批准。2.组织销毁：档案管理部门根据批准的《档案销毁审批表》，组织专人对拟销毁的档案进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地