科研活动记录制度

科研活动记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国科学技术进步法》《中华人民共和国网络安全法》及行业相关技术规范，结合企业内部科技创新管理需求，为规范科研活动管理、防控专项风险、提升科研效能，特制定本制度。同时，为响应集团母公司关于全面加强风险防控与合规管理的指导意见，确保公司科研活动符合法律法规及内部管控要求，防范因管理疏漏引发的潜在风险，本制度明确了科研活动全流程的管控标准与执行要求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工开展的各类科研活动，包括但不限于基础研究、应用研究、技术开发、成果转化等环节。适用范围涵盖科研项目的立项、实施、验收、成果推广等全过程，以及科研经费使用、知识产权管理、数据安全等专项领域。所有参与科研活动的单位与个人均须严格遵守本制度相关规定，确保科研活动合法合规、安全有序。第三条本制度涉及以下核心术语，其定义与外延如下：（一）“XX专项管理”指针对科研活动特定风险领域（如科研经费使用、数据安全、知识产权保护等）实施的全流程管控，包括风险识别、审查、处置、监督等环节，旨在实现风险防控与合规管理的目标。（二）“XX风险”指科研活动中可能存在的各类风险，包括但不限于科研经费使用不合规风险、数据泄露风险、成果侵权风险、技术泄密风险等，需通过专项管理措施予以防范。（三）“XX合规”指科研活动各环节的操作行为符合国家法律法规、行业规范及企业内部管理制度的要求，确保科研活动的合法性、合理性及正当性。第四条科研活动的专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即科研活动全过程纳入制度管控范围，不留管理盲区；（二）“责任到人”原则，即明确各层级、各岗位的管控责任，确保责任可追溯；（三）“风险导向”原则，即聚焦重大风险点，优先配置资源予以防控；（四）“持续改进”原则，即定期评估制度有效性，根据实际需求优化管控措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司科研活动的专项管理负总责，负责统筹决策、资源保障及风险统筹；分管领导为公司科研活动专项管理的直接责任人，负责具体组织实施、监督考核及问题处置。第六条设立公司科研活动专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，相关部门负责人及业务骨干组成。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹公司科研活动专项管理工作，制定总体管控策略；（二）协调解决科研活动中的重大问题，审批重大风险处置方案；（三）监督各部门科研活动专项管理落实情况，定期开展评估。第七条领导小组下设专项管理办公室（由XX部门承担），负责日常管理事务，包括制度起草、风险排查、培训宣贯、档案管理等。第八条牵头部门（XX部门）职责如下：（一）统筹科研活动专项管理制度建设，定期修订完善；（二）组织科研活动风险识别与评估，制定风险防控方案；（三）监督各部门科研活动专项管理执行情况，开展考核评价；（四）开展科研活动专项培训与宣贯，提升全员合规意识。第九条专责部门（XX部门）职责如下：（一）负责科研经费、合同、成果等环节的合规审核；（二）推动科研活动流程优化，降低管理风险；（三）协助处置科研活动中的风险事件，提出改进建议。第十条业务部门及下属单位职责如下：（一）落实本领域科研活动专项管理要求，开展日常风险防控；（二）组织内部员工培训，确保全员掌握操作规范；（三）及时上报科研活动中的风险事件，配合调查处置。第十一条基层执行岗责任如下：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人操作责任；（二）按要求记录科研活动数据，及时上报异常情况；（三）配合专项检查，如实反映问题，协助整改。第三章专项管理重点内容与要求第十二条科研项目立项环节需严格审查项目必要性、可行性及合规性，严禁虚假立项、重复立项。业务操作合规标准包括：（一）项目申报需经业务部门初审、专责部门复审、领导小组审批；（二）项目预算需符合财务制度要求，资金使用范围明确；（三）禁止将科研经费用于非项目相关支出。禁止性行为包括：（一）严禁通过虚假项目套取科研经费；（二）严禁未经审批擅自变更项目内容。重点防控点包括：（一）预算超支风险，需加强过程监控；（二）立项决策失误风险，需强化可行性论证。第十三条科研经费使用环节需严格遵循财务制度，确保资金安全、高效。业务操作合规标准包括：（一）经费报销需附合规凭证，审批流程规范；（二）劳务费、专家咨询费等支出符合政策规定；（三）定期开展经费使用自查，确保账实相符。禁止性行为包括：（一）严禁违规报销个人费用；（二）严禁通过关联方转移科研经费。重点防控点包括：（一）资金挪用风险，需加强审批监控；（二）税务合规风险，需符合税收政策。第十四条科研数据安全管理需落实数据分类分级要求，防止数据泄露、篡改或丢失。业务操作合规标准包括：（一）敏感数据需加密存储，访问权限严格管控；（二）数据传输需采取安全措施，防止传输过程中泄露；（三）定期开展数据安全培训，提升员工保护意识。禁止性行为包括：（一）严禁非法拷贝、传播科研数据；（二）严禁未按规定销毁废弃数据。重点防控点包括：（一）外部合作数据泄露风险，需签订保密协议；（二）系统安全漏洞风险，需定期漏洞扫描。第十五条科研成果转化需遵循市场规则，确保转化过程合法合规。业务操作合规标准包括：（一）成果转化需经技术评估、法律审查；（二）收益分配符合公司制度规定，明确各方权益；（三）及时办理知识产权登记，保护公司权益。禁止性行为包括：（一）严禁未登记擅自实施成果转化；（二）严禁侵占他人知识产权。重点防控点包括：（一）转化决策失误风险，需加强市场调研；（二）合同条款风险，需严格审核法律条款。第十六条科研合作管理需规范合作流程，防范利益冲突。业务操作合规标准包括：（一）合作前需评估合作方资质，签订合作协议；（二）合作过程中需明确权责分工，确保成果归属清晰；（三）禁止利用职务之便谋取不正当利益。禁止性行为包括：（一）严禁与利益相关方进行不正当利益输送；（二）严禁泄露公司商业秘密。重点防控点包括：（一）合作方选择风险，需严格尽职调查；（二）利益冲突风险，需建立回避机制。第十七条科研设备管理需确保设备安全运行，防止国有资产流失。业务操作合规标准包括：（一）设备采购需符合政府采购规定，招投标流程规范；（二）设备使用需制定操作规程，定期维护保养；（三）闲置设备需及时处置，防止闲置浪费。禁止性行为包括：（一）严禁违规处置科研设备；（二）严禁将设备用于非科研用途。重点防控点包括：（一）设备使用不当风险，需加强操作培训；（二）设备流失风险，需建立台账管理。第十八条科研档案管理需确保档案完整、准确、安全。业务操作合规标准包括：（一）档案收集需及时、完整，分类归档规范；（二）档案存储需符合保密要求，防止损毁或丢失；（三）档案查阅需履行审批手续，禁止违规复制。禁止性行为包括：（一）严禁擅自销毁科研档案；（二）严禁泄露档案内容。重点防控点包括：（一）档案管理责任风险，需明确责任人；（二）档案安全风险，需加强物理及电子防护。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。公司每年至少开展一次制度评估，根据国家法律法规、行业政策及业务变化及时修订，确保制度适用性。制度修订需经领导小组审议、公司批准后发布实施。第二十条风险识别预警机制。公司每季度组织一次专项风险排查，对科研活动各环节进行风险评估，发布风险预警通知，要求相关部门采取应对措施。风险等级分为一般、重大，重大风险需立即上报领导小组处置。第二十一条合规审查机制。将科研活动合规审查嵌入业务流程，包括项目立项审查、经费使用审查、成果转化审查等，坚持“未经审查不得实施”原则。审查结果作为绩效考核依据。第二十二条风险应对机制。一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹应对，明确应急流程、责任分工及上报要求。风险处置后需形成报告，存档备查。第二十三条责任追究机制。对违规行为界定处罚标准，包括但不限于：（一）违规使用科研经费，处X万元以下罚款；（二）泄露科研数据，处X万元以上X万元以下罚款；（三）情节严重者，解除劳动合同。处罚结果与绩效考核、纪律处分挂钩。第二十四条评估改进机制。每年对专项管理体系有效性开展评估，通过问卷调查、访谈等方式收集反馈，优化流程漏洞，提升管控水平。评估报告需报领导小组审批。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。各层级领导需履行推进责任，分管领导定期检查落实情况，确保制度执行到位。第二十六条考核激励机制。将科研活动专项合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，优秀单位和个人予以表彰奖励。第二十七条培训宣传机制。分层级开展专项培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，确保全员掌握制度内容。第二十八条信息化支撑。通过系统工具实现科研活动流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。