合同信息记录及审查表

合同信息记录及审查表工具指南一、适用场景与价值在企业运营、项目合作、业务往来等场景中，合同作为明确双方权利义务的核心文件，其信息记录的完整性和审查的严谨性直接影响交易安全与风险防控。本工具适用于法务部门、业务部门或行政人员对各类合同（如采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议等）进行标准化信息登记与合规性审查，可帮助系统化管理合同全生命周期，避免因信息遗漏或条款漏洞引发的纠纷，同时为后续履约跟踪、审计检查提供可靠依据。二、使用流程详解第一步：合同基础信息收集在签订合同前，需同步收集双方基础信息及合同核心要素，保证信息准确无误。包括：合同名称（需体现合作性质，如“项目采购合同”）、合同编号（可按年份-部门-序号规则编制，如“2024-采-001”）、签订日期、签订地点、甲方（委托方）信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式）、乙方（承接方）信息（同甲方信息格式）。第二步：合同核心条款填写根据合同类型，详细填写核心条款内容，保证条款清晰、无歧义：标的物/服务内容：明确具体物品名称、规格型号、数量或服务范围、技术标准等（如“采购办公电脑100台，型号为，配置为……”）；金额与支付方式：合同总金额（大小写需一致）、分阶段付款节点（如“预付款30%签约后3日内，到货验收后付60%，质保期满付10%”）、支付账户信息（开户行、户名、账号，注意账号用号部分替代关键数字）；履行期限与地点：起始/结束日期、履行具体地点（如“甲方办公地址”或“乙方工厂”）；质量标准与验收：明确验收标准（如“符合国家GB/T标准”）、验收流程（如“乙方提交验收申请后5个工作日内，甲方组织验收”）、质保期（如“12个月”）；违约责任：约定违约情形及赔偿标准（如“逾期交付，每延迟1日按合同总额0.5%支付违约金”）；争议解决方式：明确仲裁或诉讼管辖地（如“提交仲裁委员会仲裁”或“甲方所在地人民法院管辖”）。第三步：合规性审查由法务或专业审查人员对合同条款进行逐项审查，重点核查：主体资格：双方是否为合法注册的法人/组织，信用代码是否有效，经营范围是否涵盖合作内容（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核实，避免提及具体）；条款合法性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在“霸王条款”（如“乙方不得中途解除合同”等单方限制权利条款）；风险点排查：检查金额、日期、数量等关键信息是否与谈判一致，违约责任是否对等，知识产权、保密条款是否明确（如涉及技术合作，需明确归属及使用权限）；完整性审查：合同附件（如技术参数表、补充协议）是否齐全，附件内容与是否冲突。第四步：审批与签署审查通过后，按企业内部流程履行审批手续：经办人填写审批意见→部门负责人审核→法务*（如需）最终确认→双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（骑缝章需完整）。审批过程中需保留纸质或电子审批记录，保证可追溯。第五步：信息归档与更新合同签署后，将“合同信息记录及审查表”与合同原件、附件、审批记录等统一归档：电子档案：按合同编号分类存储于指定服务器或管理系统，命名规则为“合同编号-合同名称”；纸质档案：装入档案袋，标注合同名称、编号、日期，存放于专用档案柜；定期更新：建立合同台账，动态记录履行进度（如付款节点、验收情况），对即将到期或存在履约风险的合同提前预警。三、合同信息记录及审查表模板项目内容合同基本信息合同编号合同名称签订日期年月日签订地点甲方信息名称统一社会信用代码地址联系人*联系方式*乙方信息名称统一社会信用代码地址联系人*联系方式*核心条款标的物/服务内容合同总金额（大写）合同总金额（小写）¥支付方式履行期限年月日至年月日履行地点质量标准与验收违约责任争议解决方式审查意见审查要点□主体资格□条款合法性□风险点□完整性□其他（请注明）审查人*审查日期年月日审批流程经办人*意见及签字部门负责人*意见及签字法务*（如需）意见及签字备注（如附件清单、特殊约定等）四、使用注意事项与风险提示信息准确性：填写时需核对双方信用代码、账户信息等关键内容，避免因笔误导致履约障碍（如账号错误可能导致付款失败）。审查重点：对“定金”与“订金”“违约金”与“赔偿金”等易混淆条款需明确区分（如“定金”适用定金罚则，订金可退）；涉外合同需注意法律适用及语言版本效力。归档规范：电子档案需定期备份，纸质档案防潮防火，查阅需履行登记手续，防止商业秘密泄露。动态跟踪：合同履行过程中，若需变更条款（如金额、期限），需签订补充协议并同步更新审查表，保证信息一致。时效性：