湖南大业食品有限公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南大业食品有限公司简介...........................................1

2湖南大业食品有限公司现有的应付账款管理制度.........................1

2.1公司的采购管理制度............................................1

2.2应付账款的支付管理制度........................................1

2.3应付账款的账务处理............................................2

3湖南大业食品有限公司应付账款管理制度中存在的问题...................2

3.1应付账款的采购管理制度的问题..................................2

3.2应付账款的支付程序问题........................................2

3.3内部控制管理制度不完善........................................2

4湖南大业食品有限公司应付账款管理制度优化设计.......................3

4.1应付账款的采购管理制度优化....................................3

4.1.1制定合理采购流程........................................3

4.1.2建立供应商信息档案......................................4

4.1.3规范部门人员权属责任....................................4

4.2应付账款支付程序的优化........................................5

4.2.1应付账款自动化..........................................5

4.2.2重视支付信用............................................5

4.3应付账款内控管理制度的优化....................................5

4.3.1规范对账制度............................................5

4.3.2建立监督机制............................................6

4.3.3明确和完善财务处理的流程................................6

5总结...............................................................7

参考资料............................................错误!未定义书签。

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湖南大业食品有限公司应付账款管理制度优化设计

1湖南大业食品有限公司简介

湖南大业食品有限公司成立于2000年，专注西式餐饮供应链服务20年，

经营中高端烘焙、西餐、快餐、饮料原辅料、机器设备等产品，提供原料设备

配送、食品应用研究、餐饮营销策划、技术培训支持等服务，以专注专业的服

务准则，致力于打造成为西式餐饮卓越服务商!旗下拥有广西大普食品有限公

司、湖南食味家族网络科技有限公司、湖南大雅食品供应链有限公司，属国家

AAAA级物流企业，是一家完全按照中国食品安全法标准管理的现代化供应链企

业。公司本着合宜为利、永续经营的经营宗旨，国际规范问心无愧的质量准则

为客户提供专业专注的高品质服务。

2湖南大业食品有限公司现有的应付账款管理制度

2.1公司的采购管理制度

公司作为一所中小型企业,供应商选择较少,采购管理制度较为简单。物资

需求部门根据需求填写采购申请单。由有需求的部门负责人审查，对申请采购

的物品用途、数量、规格等进行审核确认，确认后选择供应商，并对供应商进

行询价比价，根据双方讨论的条件签订合同，进入付款审批流程。最后进行验

收环节，并办理好入库的手续。

2.2应付账款的支付管理制度

购买的物品接收商品并进行检查，办理入库手续，根据与供应商签订的期

限，做为采购部主管，负责进货帐的检查，保证所购物料的收货正确，检验合

格，并按规定办理入库程序。收到的货物要经过严格的检验，以保证达到品质

要求，进入仓库。这些工作都做好了，就是要办理经费申报手续，还要经过财

政、审批、汇报等一系列手续。而采购部的负责人，负责审核所有的申请书，

并在总经理的同意下，上报给主管。为了保证公司的公开透明及公平，上述流

程都是按照公司的规章制度进行的。提交的各种表格及资料由财务部门审批通

过后，方可进行下一步操作。财务是公司的一个关键单位，对与现金流转有关

的一切事宜进行审计，保证财务数据的真实性和准确性。接下来，这些材料将

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进入决策层，以供高级领导进行最终审批。没有错误的话，各级领导进行签字

同意，最后由财务部执行最后的环节，进行付款。

2.3应付账款的账务处理

生产部门及时将入库单、发票等原始票据传到财务部门，财务部就原始票

据及时进行账务的处理。对于发票已到、材料验收入库但尚未付款的事项，应

立即对那些发票到达但未到货、材料已验收入库的交易进行账务处理，借记相

关科目，并贷记“应付账款”。改善下列事项：物料已经接受并在月底前收

货，但还没有收到发票的事项：我们应该提高警觉，继续留意材料已经入库，

但直至月底才拿到发票的业务。在下个月的早些时候，按照仓储部等单位的预

收款，下月初用赤字抵消。同时要求生产部门需将所有手续完备的原始票据

（包括发票和入库单）递交至财务部门，以进行账务处理。对于那些未满足物

资采购合同规定的票据，财务部门将坚决不予处理。

3湖南大业食品有限公司应付账款管理制度中存在的问题

3.1应付账款的采购管理制度的问题

采购流程不规范，处于供应商管理、供应商开发、报价、订货、结算等一

系列流程中。供应商开发时没有收集相关的信息（营业执照，生产设备信息，

公司人员信息等），没有针对供应商做相关的等级分类，没有正式的供应商报

价单和比价信息，致使供应商选择较少，产品成本较高，形成了很多不必要的

应付账款。

3.2应付账款的支付程序问题

支付流程人员分配不明确，职责边界模糊，工作人员推诿、效率低下，容

易导致支付账款的偿还期限不明确、拖欠等事态，产生不必要的滞纳金和违约

金。并且会影响公司信用，影响公司后续发展。

3.3内部控制管理制度不完善

员工职责分配不明确，对账制度不完善，例如一些往来账款不定期清理。

一些有名无实的交易账目是长期记账的。例如，造成不应支付的债务，未及时

申报为营业外收入，造成了一系列的交易款项的混乱。注销的应收账款，作为

回收时账外的小金库，甚至作为中饱私囊的不需要支付的款项，部分作为账外

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资金支付，或者被个人贪污。

4湖南大业食品有限公司应付账款管理制度优化设计

4.1应付账款的采购管理制度优化

4.1.1采购流程进行合理的优化

需求部门填写采购的流程，按照公司所规定申请书的格式进行填写，认真

详细、明确地填写采购申请书的各项数据。填写之后，填写人进行签字和确

认。由需求部门的经理来审核确认申请购买的物品用途、数量、规格等，签字

后提交上级主管。经总经理签字批准以后，交由采购部进行购买任务。采购申

请书经签名批准后，对申请书的内容核对，并和需求部门进行确认，确认采购

物品的规格、数量和到货日期是否正确。寻找供应商，按优质低价原则选择，

根据库存、采购在途等最终确认订单数量。进入交货验收环节，进行检验，确

保是否合格，合格则入库，采购结算，不合格则退换货。

审批流程

审批流程

询价比价

采购需求寻找供应商采购洽谈

议价

交货验收订货签订合同

验收不合

验收合格生产跟进

格

入库退、换货

图1湖南大业食品有限公司采购流程

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提出付款财务部门制取付款审核付款

申请核对凭证凭证

支票付款

领票开票办理付款

付款汇票

业务

汇票付款

核对支付

编制复核

凭证登记账簿对账

记账凭证

图2应付账款流程图

4.1.2建立供应商信息档案

企业可以收集购货的种类及欠款时间、金额、供应商联系人等具体信

息，根据对企业重要性、账龄长短对供应商进行企业内部划分，这样可以快

速准确地分析出当前应付账款状况和下一步应该进行的付款计划，在企业资金

状况允许的情况下，当前对企业生产有重要影响的及欠款时间较长的供应商应

及时付款，对于未超过信用期限的也可以酌情考虑付款，让供应商提高对企业

的好感度，维持企业良好的信用度；在企业资金周转困难的情况下，对于当前

不能及时付款的供应商要及时沟通，争取谅解，不要对供应商拖款、欠

款，并且毫无解释。[1]

4.1.3规范部门人员权属责任

规范部门权属，确定每个部门或者岗位的职责和权力，确保各项工作能有

序进行，避免职责不明晰和责任的不明确，所造成的工作混乱、效率低与流程

慢。员工素养的提高、部门人员及权利的规范可以从这些方面入手，安排工作

的时候充分了解员工的长处和短处，把员工放在更适合自己的岗位上，妥善建

立竞争和激励机制，激发士气，营造积极活跃的工作氛围。明确部门职责和岗

位职责，根据工作的内容，明确各部门职责范围，规定不同岗位的员工职责和

所拥有的权力。可根据责任清单，相应制定管理制度，包括工作流程、工作规

范、奖惩措施等，确保部门和岗位工作有序进行。定期对管理制度进行评估，

再根据情况与需要，及时进行一些变动与改变，以求能达到更好的效果。在公

司全体员工的团结一心的努力下，改进不足，提高效率。

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4.2应付账款支付程序的优化

4.2.1应付账款自动化

应付账款自动化是自动化人工处理的应付账款公开的技术或过程。该技术

既节约了时间和成本，又避免了人工操作失误造成的业务问题。使用全自动的

应付账款管理系统是应付账款自动化的常用方法之一。这种系统可以自动化地

处理大量数据，减少人为操作和错误，并提供了各种功能，如供应商、客户、

账户对账查询等。比如，结算岗位对于有关资金方面的信息要持续采集，将发

票上的各种信息都处理好。这项工作是自动化运行的，处理程序上对人工操

作模式进行模拟，在系统运行的过程中，按照账期实时提交付款申请，而且每

天都循环往复运行。指令会由任务管理路由器传输到FSSC稽核岗，稽核岗的

工作人员对各种信息进行核对，包括发票上的数据信息、账务凭证上的数据信

息以及付款账户上的信息，要保持各项信息的一致性，而且要认真审核，保证

信息的准确无误，之后将信息在线传输到财务总部接受审批。发挥RPA机器

人的作用进行付款操作，同时自动生成电子支付凭证。[2]

4.2.2重视支付信用

公司支付的卓越信用能够为其赢得更多的商业机遇和契机，显著提升资金

周转效率。因此，信誉卓著的支付方式对公司的长远发展和与供应商的有效合

作至关重要。当我们考虑到供应商的长期稳定关系和高效的合作模式时，高度

的重视应当给予信誉良好的支付信用。这样的表述，既体现了公司的战略眼

光，也展示了公司对商业诚信的坚守。公司需要明确合同规定的时间，并严格

按此支付应付账款。如果期间发生了一些特殊的情况，不能按照原本的时间进

行交易的情况，需提前说明不能支付的理由，并告知合作商支付的期限。良好

的支付信用可以促进消费和经济发展，提高消费者信用评级，促进金融市场的

繁荣等。构建更加和谐的合作关系，为今后的合作奠定基础。

4.3应付账款内控管理制度的优化

4.3.1规范对账制度

，我们必须意识到对账制度的重要作用。作为内部控制的关键手段，对账

制度有助于我们及时发现并解决账目中的误差，确保财务报表的准确无误。其

次，对账程序的制定需要细致入微。我们应明确哪些账簿需要核对，以及如何

进行核对。这涉及到时间、方式、负责人等细节问题，必须予以充分考虑和精

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心安排。同时，核对过程应确保公正、透明，避免任何可能的误解和争议。

再者，我们应建立起一套完整的账簿记录系统。所有的交易和账簿变更都应被

准确记录下来，以便于对账和审计工作的进行。这一系统应具备高度的可靠性

和稳定性，以确保数据的准确性和完整性。最后，我们应将这一制度纳入企业

的日常运营中，使其成为企业文化的一部分。通过持续的培训和宣传，使全体

员工都认识到对账制度的重要性，并积极参与到这一工作中来。综上所述，对

账制度作为重要的内部控制手段，需要我们细致入微的制定程序，建立完整的

账簿记录系统，并将其纳入企业文化中，以提高财务报表的准确性。同时，我

们必须始终保持警惕，确保这一制度的实施能够取得预期的效果。建立对账制

度例如建议供应部根据采购合同和采购发票设立采购台账，财务部与供应部定

期进行核对。[4]定期进行对账，对账的时间在财务报表公布之前进行。对账结

果及时反馈，发现所犯的错误，并就发现的错误进行纠正，仔细分析错误的原

因，防止以后错误会再次产生。

4.3.2建立监督机制

建立监督机制可以确保每个组织、企业或者个人在工作中是否遵守规定和

标准，可以防止违规行为的发生。如何建立监督机制呢？，需要对建立监督机

制的目的进行明确的思考，包括提高效率、减少错误和改善质量等。二是制定

规则和程序:，需要制定一套详细的规则和程序，说明监督的方法和什么时候

需要监督。规则内容清晰，容易理解，应该遵循。三是选择合适的监管者。

作为监督者，你需要选择一群有能力、可靠的人。他们应该能够对被监督的活

动有深入的了解，公正地评价工作绩效。四是开始进行监督。要进行常规监督

和不定期监督，这可能涉及定期检查工作进度，收集反馈，以及根据需要采取

纠正行动。五是持续改善。监督机制应作为持续改进过程的一部分，而不是一

次性项目。要定期审查和更新你的规则和程序，适应变化的情况，必要时调整

监督方法。还可以建立反作弊机制，坚持惩防并重、重点预防的反作弊原则。

建立举报投诉处理机制，设立举报专线，对举报投诉处理程序、处理期限、处

理要求、举报人保护，公司应当有明确规定。此外，要确保全体员工了解并遵

守举报投诉处理制度，企业也要重视举报信息。根据各自的情况在年末进行考

评，根据考核的结果对优秀员工进行物质、精神方面的奖励或对违反规定的

员工进行处罚。[3]

4.3.3明确和完善财务处理的流程

公司购买货物或服务，供应商会给提供发票或收据，将发票等凭证交给财

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务部门。财务部门会对收到的发票进行审核，确认货物或服务是否已经收到，

金额和发票的金额是否一致。审查通过后，财务部门将安排付款。支付方法是

银行转账、支票或现金。支付后，财务部