培训用书订购制度

PAGE培训用书订购制度一、总则（一）目的为规范公司培训用书的订购流程，确保培训用书的质量和适用性，满足员工培训学习需求，提高培训效果，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训活动所涉及用书的订购管理。（三）基本原则1.按需订购原则：根据培训课程设置和员工实际学习需求，合理确定培训用书的种类和数量。2.质量优先原则：优先选择内容准确、权威性高、适用性强的培训用书，确保其质量符合相关标准。3.成本控制原则：在保证培训用书质量的前提下，合理控制订购成本，提高资金使用效益。4.规范流程原则：明确培训用书订购的各个环节，严格按照规定流程操作，确保订购工作的规范、有序。二、订购需求分析（一）培训需求调研1.人力资源部门定期组织培训需求调研，收集各部门、各岗位员工的培训需求信息，包括培训课程主题、培训目标、培训方式等。2.根据培训需求调研结果，结合公司发展战略和业务重点，制定年度培训计划，明确各类培训课程的设置和培训用书的需求。（二）培训课程设计1.培训部门根据培训计划，组织相关培训师进行培训课程设计。在课程设计过程中，充分考虑培训用书的配套性，确保培训内容与教材紧密结合。2.培训师应根据课程目标和内容，详细列出所需培训用书的清单，包括书名、作者、出版社、版本等信息，并对用书的内容要点、适用范围、推荐理由等进行简要说明。（三）需求审核与调整1.培训用书需求清单提交至人力资源部门后，由人力资源部门负责人组织相关人员进行审核。审核内容包括培训需求的合理性、用书清单的准确性、与培训计划的匹配性等。2.对于审核过程中发现的问题和不合理之处，人力资源部门及时与培训部门沟通协调，进行调整和完善，确保培训用书需求准确、合理。三、供应商选择与管理（一）供应商筛选标准1.具有良好的商业信誉和经营业绩，无不良记录。2.具备丰富的图书供应经验，熟悉培训用书市场，能够提供优质的产品和服务。3.具有较强的图书资源整合能力，能够及时提供所需的各类培训用书。4.能够提供合理的价格和优惠政策，确保订购成本合理。5.具备完善的售后服务体系，能够及时处理图书质量问题、退换货等事宜。（二）供应商选择流程1.人力资源部门通过多种渠道收集培训用书供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.根据供应商筛选标准，对收集到的供应商进行初步评估，筛选出符合条件的供应商名单。3.组织相关人员对筛选出的供应商进行实地考察或邀请供应商进行现场介绍，了解其实际经营情况、服务能力、图书质量等方面的情况。4.根据考察和介绍情况，综合评估各供应商的优势和劣势，选择若干家作为培训用书的候选供应商。5.与候选供应商签订合作意向书，明确双方的权利和义务，包括图书供应品种、价格、交货期、售后服务等条款。6.在合作意向书执行过程中，对供应商的表现进行跟踪评估，如发现供应商存在违反合作意向书的行为或服务质量下降等问题，及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可终止合作。（三）供应商管理措施1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、供应图书质量情况、服务评价等内容，以便对供应商进行全面管理和评估。2.定期对供应商进行考核评价，考核内容包括图书供应及时性、质量合格率、价格合理性、售后服务满意度等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或终止合作等处理。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商会议，反馈公司培训用书需求变化情况，了解供应商新书出版信息和供应动态，共同探讨如何提高图书供应质量和服务水平。四、订购流程（一）订单提交1.培训部门根据审核通过的培训用书需求清单，填写培训用书订购单。订购单应详细注明书名、作者、出版社、版本、数量、价格、交货期等信息。2.订购单经培训部门负责人审核签字后，提交至人力资源部门。（二）订单审核1.人力资源部门收到订购单后，对订购单的内容进行再次审核。审核重点包括订购信息的准确性、与培训需求的匹配性、价格的合理性等。2.如发现订购单存在问题或不合理之处，人力资源部门及时与培训部门沟通协调，要求其进行修改和完善。审核通过后，人力资源部门负责人在订购单上签字确认。（三）订单发送1.人力资源部门将审核通过的订购单发送至选定的供应商。发送方式可采用邮件、传真或电子订单系统等方式。2.在发送订购单时，应明确告知供应商图书的用途、交付时间和地点等要求，并要求供应商及时确认订单接收情况。（四）合同签订1.供应商收到订购单并确认后，双方根据订购单的内容签订正式的图书采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括图书品种、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，由人力资源部门负责保管合同原件，并将合同副本分发给培训部门和财务部门等相关部门，以便跟踪合同执行情况和进行财务核算。（五）交货验收1.供应商应按照合同约定的交货期将培训用书送达指定地点。人力资源部门或培训部门负责组织人员对图书进行验收。2.验收内容包括图书的品种、数量、版本、质量等方面。如发现图书存在质量问题或与合同约定不符的情况，应及时与供应商联系，要求其更换或补货。3.验收合格后，验收人员在送货单上签字确认，并将图书移交至培训部门或相关使用部门。（六）付款结算1.财务部门根据合同约定和验收情况，办理培训用书的付款结算手续。付款方式可根据公司财务制度和与供应商的协商确定，如银行转账、支票等。2.在付款前，财务部门应对发票进行审核，确保发票内容与合同约定一致，发票金额准确无误。审核通过后，按照公司财务流程进行付款操作。五、库存管理（一）库存登记1.培训部门或相关使用部门负责对收到的培训用书进行库存登记。库存登记应详细记录图书的书名、作者、出版社、版本、数量、入库时间、存放地点等信息。2.建立培训用书库存台账，定期更新库存信息，确保库存数据的准确性和及时性。（二）库存盘点1.定期组织培训用书库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每季度或半年进行一次全面盘点。2.盘点人员应认真核对库存图书的实际数量与库存台账记录是否一致，检查图书的质量状况，如发现图书损坏、丢失等情况，应及时查明原因并进行处理。3.根据盘点结果，编制库存盘点报告，对盘点中发现的问题进行分析总结，并提出改进措施和建议。（三）库存调配1.根据培训需求和库存情况，合理调配培训用书。对于库存充足的图书，可直接安排使用；对于库存不足的图书，及时进行补货申请。2.在培训用书调配过程中，应遵循先进先出的原则，确保图书的时效性和质量。同时，做好图书调配记录，以便跟踪图书的流向和使用情况。六、使用与借阅管理（一）使用管理1.培训部门或相关使用部门应按照培训计划和课程安排，合理使用培训用书。在使用过程中，应教育员工爱护图书，保持图书的整洁和完好。2.培训教师应根据培训课程内容，指导员工正确使用培训用书，引导员工进行深入学习和思考，提高培训效果。（二）借阅管理1.员工因工作需要或个人学习需求，可申请借阅培训用书。借阅申请应填写借阅申请表，注明借阅图书的书名、作者、出版社、版本、借阅期限等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至培训部门或相关图书管理部门。图书管理部门根据申请情况，办理图书借阅手续，并将借阅图书交付给借阅人。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还图书，如需延长借阅期限，应提前向图书管理部门申请办理续借手续。如逾期未还，图书管理部门应及时催还，并按照公司相关规定进行处理。4.借阅人在借阅期间应妥善保管图书，不得转借他人、损坏图书或丢失图书。如发现图书损坏或丢失，应及时向图书管理部门报告，并按照规定进行赔偿。七、废旧图书处理（一）废旧图书鉴定1.定期对库存培训用书进行清理，鉴定哪些图书已不再适用或已损坏无法使用，确定为废旧图书。2.废旧图书鉴定工作应由培训部门、图书管理部门等相关人员共同参与，根据图书的时效性、实用性、损坏程度等因素进行综合判断。（二）废旧图书处理方式1.对于确定为废旧图书的，可根据实际情况采取以下处理方式：捐赠：将部分仍有一定使用价值的废旧图书捐赠给相关学校、培训机构或公益组织，实现资源的再利用。报废处理：对于无法捐赠的废旧图书，按照公司固定资产报废处理流程进行报废处理，确保资产账实相符。出售：对于一些具有一定收藏价值或市场需求的废旧图书，可通过正规的二手图书交易平台或渠道进行出售，获取一定的经济收益。（三）处理流程1.制定废旧图书处理方案，明确处理方式、处理流程、责任部门等内容。2.按照处理方案，组织相关人员对废旧图书进行分类整理，做好登记造册工作。3.根据不同的处理方式，分别办理相关手续。如捐赠，需与接收单位签订捐赠协议；如报废处理，需填写固定资产报废申请表，按照公司审批流程进行审批；如出售，需选择正规的交易平台或渠道，办理相关交易手续。4.对废旧图书处理过程进行记录，包括处理时间、处理方式、处理数量、收入情况等信息，并存档备查。八、监督与检查（一）监督机制1.建立培训用书订购制度监督机制，明确监督部门和监督职责。人力资源部门负责对培训用书订购制度的执行情况进行全面监督，定期检查订购流程、供应商管理、库存管理等环节的工作是否符合规定要求。2.培训部门和财务部门等相关部门应积极配合人力资源部门的监督工作，及时提供相关信息和资料，协助人力资源部门发现问题并督促整改。（二）检查内容1.订购流程的执行情况，包括需求分析、供应商选择、订单提交、审核、发送、合同签订、交货验收、付款结算等环节是否规范、有序。2.供应商管理情况，包括供应商筛选标准的执行、供应商考核评价、与供应商的沟通合作等方面是否有效。3.库存管理情况，包括库存登记、盘点、调配等工作是否准确、及时，库存图书的质量和数量是否符合要求。4.使用与借阅管理情况，包括培训用书的使用是否合理、员工借阅手续是否齐全、图书归还情况等是否良好。5.废旧图书处理情况，包括废旧图书鉴定、处理方式选择、处理流程执行等是否合规。（三）问题整改1.对于监督检查过程中发现的问题，人力资源部门应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真分析问题原因，制定切实可行的整改措施，并组织实施整改。