培训机构采购制度

PAGE培训机构采购制度一、总则1.目的为规范本培训机构采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本培训机构内所有涉及物资采购、服务采购等相关活动。3.采购原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得有歧视或偏袒行为。效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责1.采购决策机构设立采购决策委员会，由培训机构管理层、财务部门负责人、相关业务部门负责人等组成。职责：负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购预算、采购方式等重大事项进行决策。2.采购执行部门设立采购部，负责具体采购业务的实施。职责：根据采购需求，编制采购计划和采购文件。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。负责采购物资的验收、入库、付款等工作。3.需求部门各业务部门为采购需求部门。职责：根据本部门业务发展和教学培训需要，提出采购需求。配合采购部进行供应商考察、采购合同评审等工作。参与采购物资的验收工作，对采购物资的适用性负责。4.监督部门设立内部审计部门或指定专人负责采购监督工作。职责：对采购活动进行全过程监督，检查采购行为是否符合制度规定。受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。定期对采购工作进行审计，提出改进建议。三、采购预算管理1.预算编制采购部应于每年末根据培训机构下一年度的教学培训计划、业务发展规划等，结合历史采购数据，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等详细内容。采购部将采购预算草案提交给财务部门进行审核，财务部门根据培训机构的财务状况、资金安排等因素进行审核，并提出修改意见。采购部根据财务部门的审核意见，对采购预算草案进行修改完善，形成正式的采购预算方案，报采购决策委员会审议通过。2.预算执行采购部应严格按照采购预算方案组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，采购部应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预计增加或减少的预算金额等，报采购决策委员会审批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.预算调整在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：因教学培训计划、业务发展规划等发生重大变化，导致原采购预算不合理。市场价格波动较大，原采购预算已无法满足采购需求。其他不可抗力因素导致采购预算需要调整。采购预算调整的申请和审批程序按照预算编制的相关规定执行。四、采购流程管理1.采购需求提出需求部门应根据本部门业务发展和教学培训需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点等内容。《采购申请表》经需求部门负责人签字确认后，提交给采购部。2.采购计划制定采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，核实需求的合理性和准确性。采购部根据采购需求，结合采购预算和市场供应情况，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购责任人等。采购计划经采购部负责人签字后，报采购决策委员会备案。3.供应商选择与评估采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。采购部对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商名单，并对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行调查评估。采购部组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的实际情况，评估其是否符合采购要求。根据供应商评估结果，采购部确定合格供应商名单，并建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等。4.采购文件编制采购部根据采购项目的特点和需求，编制采购文件，如招标文件、询价文件、谈判文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，以及供应商的响应要求和评审标准。采购文件经采购部负责人审核后，报采购决策委员会审批。5.采购实施采购部根据采购文件的要求，向合格供应商发出采购邀请，如招标公告、询价函、谈判邀请等。供应商按照采购文件的要求进行响应，提交报价文件、技术方案、售后服务承诺等资料。采购部组织相关人员对供应商的响应文件进行评审，根据评审标准确定中标供应商或成交供应商。采购部与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。6.采购合同执行与验收采购合同签订后，采购部应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。采购物资到货前，采购部应通知需求部门做好验收准备。采购物资到货后，需求部门组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收，填写《采购验收单》，注明验收情况，如验收合格、验收不合格及不合格原因等。如采购物资验收不合格，需求部门应及时通知采购部，采购部与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货、退货、降价等，直至验收合格为止。7.采购付款采购部根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，报财务部门审核。财务部门对《付款申请表》及相关资料进行审核，核实采购业务的真实性、合法性、准确性，以及付款金额是否符合合同约定。财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式进行付款。五．采购方式管理1.公开招标适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。程序：采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商购买招标文件，按照招标文件的要求编制投标文件。采购部组织开标、评标、定标会议，对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.邀请招标适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。程序：采购部根据采购项目的特点和需求，从合格供应商名单中选择若干家供应商，向其发出投标邀请。被邀请供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参加投标。采购部组织开标、评标、定标会议，对投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。3.竞争性谈判适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。程序：采购部成立谈判小组，成员包括采购部人员、需求部门人员、技术专家等。采购部向符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的技术要求、质量标准、价格、交货时间、售后服务等条款进行协商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购部根据谈判情况和最后报价确定成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。4.询价适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。程序：采购部向多家供应商发出询价函，要求其提供产品报价、规格型号、交货时间等信息。供应商按照询价函的要求进行报价。采购部对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。5.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，说明采购项目的名称、规格型号、数量、采购理由等内容。《单一来源采购申请表》经采购部负责人签字后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购部与单一供应商进行谈判，签订采购合同。六、采购风险管理1.风险识别采购部应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。采购部可通过收集采购数据、分析采购案例、与供应商沟通、关注市场动态等方式，识别采购过程中的风险。2.风险评估采购部对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵、打分法等工具进行评估。3.风险应对措施根据风险评估结果，采购部制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。对于市场风险，可通过关注市场动态、进行市场调研、与供应商签订价格调整条款等方式进行应对。对于供应商风险，可加强对供应商的管理和监督，建立供应商评价机制，选择信誉良好、实力较强的供应商，要求供应商提供担保或保险等。对于质量风险，可加强对采购物资的检验检测，要求供应商提供质量保证文件，签订质量保证协议等。对于合同风险，可加强对采购合同的审核和管理，明确合同条款，避免合同漏洞，及时跟踪合同执行情况，防范合同纠纷。对于付款风险，可加强对采购付款的审核和控制，按照合同约定的付款方式和时间进行付款，防范逾期付款、提前付款等风险。七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料、记录等，如采购申请表、采购计划、采购文件、供应商名单、采购合同、验收单、发票、付款凭证等。2.档案整理与归档采购部应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，按照采购项目的类别和时间