培训耗材采购制度

PAGE培训耗材采购制度一、总则（一）目的为规范公司培训耗材采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保证培训教学的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训活动所需耗材的采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.效益性原则：在保证培训耗材质量的前提下，追求采购成本的合理性，实现经济效益最大化。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、符合培训需求的耗材。4.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督。二、采购计划与预算（一）采购计划制定1.各培训部门应根据培训课程安排、学员数量等因素，提前制定培训耗材采购计划。采购计划应详细列出所需耗材的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核后，提交至公司采购管理部门。（二）采购预算编制1.采购管理部门根据各培训部门提交的采购计划，结合市场价格行情，编制培训耗材采购预算。采购预算应明确各项耗材的采购金额，并报公司财务部门审核。2.财务部门应根据公司财务状况和培训需求，对采购预算进行审核，确保预算合理可行。经审核通过的采购预算作为采购活动的控制依据。三、采购流程（一）供应商选择与管理1.供应商筛选采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质，具有良好的商业信誉和售后服务能力。根据培训耗材的特点和需求，对供应商进行分类筛选，选择若干家优质供应商作为合作对象。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购管理部门根据评估结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商合作协议签订与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货方式、付款方式、售后服务等条款。合作协议应经公司法律部门审核后签订，确保协议合法有效。（二）采购申请与审批1.各培训部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购耗材的名称、规格、数量、申请采购理由等信息。2.采购申请表需经部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门。3.采购管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购计划的合理性、采购需求的真实性、供应商选择的合规性等。审核通过后，报公司分管领导审批。4.公司分管领导根据采购申请的重要性和金额大小进行审批，审批通过后，采购管理部门方可组织采购活动。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购金额、采购物品的性质等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等。对于金额较大、技术复杂的培训耗材采购项目，应采用招标采购方式；对于金额较小、标准化程度较高的耗材采购项目，可采用询价采购方式；对于紧急采购或特殊需求的耗材采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.采购文件编制根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应明确采购项目的要求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件需经采购管理部门负责人审核后发布。3.采购信息发布通过公司内部网站、公告栏等渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。对于招标采购项目，应按照规定在指定媒体上发布招标公告。4.采购谈判与评标组织供应商进行采购谈判或评标活动，采购谈判或评标小组由采购管理部门、相关培训部门、财务部门等人员组成。在采购谈判或评标过程中，应严格按照采购文件规定的评标标准进行评审，确保评审结果公平公正。5.采购合同签订根据采购谈判或评标结果，确定中标供应商或成交供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。（四）采购验收1.采购的培训耗材到货后，采购管理部门应及时通知相关培训部门和质量检验部门进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对耗材的数量、规格、质量等进行检查，确保所采购的耗材符合要求。3.在验收过程中，如发现耗材存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。4.验收合格后，验收人员应填写验收报告，经部门负责人签字确认后，提交至采购管理部门。采购管理部门根据验收报告办理入库手续。（五）采购付款1.采购管理部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，报公司财务部门审核。2.财务部门审核付款申请单时，应核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、金额准确。3.经财务部门审核通过后，按照公司财务制度规定的付款流程进行付款。付款方式应符合采购合同约定，确保资金支付安全。四、采购监督与审计（一）内部监督1.公司设立采购监督小组，负责对培训耗材采购活动进行全程监督。采购监督小组由公司内部审计部门、纪检监察部门等人员组成。2.采购监督小组应定期对采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等进行检查，发现问题及时督促整改。3.各培训部门和采购管理部门应积极配合采购监督小组的工作，如实提供相关资料和信息。（二）审计监督1.公司审计部门应定期对培训耗材采购活动进行审计，审计内容包括采购计划的制定与执行、采购预算的编制与执行、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行、采购资金的使用等方面。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。3.对于违反采购制度的行为，审计部门应依法依规追究相关人员的责任。五、采购档案管理（一）档案内容培训耗材采购档案应包括采购计划、采购申请、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，确保档案资料完整、准确、有序。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，并进行编号管理。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到采购管理部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案资料，应经采购管理部门负责人同意，并办理相关手续