建立培训档案制度

PAGE建立培训档案制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的培训管理，规范培训档案的建立、保存和使用，提高培训效果，促进员工个人发展与组织目标的实现，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有参加培训的员工以及与培训相关的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实记录培训过程和员工培训表现，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动的各个环节，包括培训计划、培训记录、考核结果、反馈评价等，保证档案资料完整无缺。3.保密性原则：对涉及员工个人隐私和公司机密的培训档案信息予以严格保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工培训情况和公司发展需求，及时更新和完善培训档案，确保档案信息的时效性和有效性。二、培训档案的内容与分类（一）员工基本信息档案1.个人资料员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、入职时间、所在部门、岗位等基本信息。联系方式，包括手机号码、电子邮箱等。2.培训经历过往参加的各类培训课程名称、培训机构、培训时间、培训证书等。（二）培训计划档案1.年度培训计划公司/组织年度培训规划，明确培训目标、培训对象、培训内容、培训方式、培训时间安排等。制定年度培训计划的依据和背景分析。2.专项培训计划针对特定项目、岗位或技能提升需求制定的专项培训计划，详细说明培训的具体目标、内容、实施步骤、预期效果等。（三）培训记录档案1.培训课程记录每次培训课程的详细记录，包括课程名称、培训日期、培训地点、培训讲师、培训内容摘要、培训参与人员签到表等。培训过程中的互动环节记录，如小组讨论、案例分析、实操演练等情况。2.培训考勤记录员工每次培训的出勤情况，包括迟到、早退、旷课等记录，以及请假手续和批准情况。3.培训作业与考核记录员工在培训期间完成的作业、测试、考试等考核资料，包括作业题目、完成情况、考核成绩、评语等。（四）培训效果评估档案1.培训后评估报告对培训课程结束后的效果评估报告，包括员工对培训内容的掌握程度、技能提升情况、对工作的应用能力等方面的评估。通过问卷调查、面谈、实际工作表现观察等方式收集的评估数据和分析结果。2.培训长期效果跟踪跟踪员工在培训结束后的一段时间内，培训对其工作绩效、职业发展等方面产生的长期影响，记录相关数据和案例。（五）培训证书与资料档案1.培训证书员工参加培训获得的各类证书原件及复印件，包括结业证书、资格证书、荣誉证书等。2.培训教材与资料培训过程中使用的教材、讲义、参考资料、课件等，按照培训课程分类整理保存。三、培训档案的建立与收集（一）责任部门与人员1.人力资源部门负责培训档案制度的制定、修订和监督执行。汇总、整理和保管员工培训档案的总体工作，确保档案的完整性和规范性。2.培训部门在培训实施过程中，负责收集和整理培训过程中的各类记录资料，包括培训课程记录、考勤记录、作业与考核记录等。协助人力资源部门进行培训效果评估工作，并提供相关数据和信息。3.员工所在部门负责本部门员工培训档案资料的初步收集和审核，确保资料真实准确，并及时提交给人力资源部门。配合人力资源部门和培训部门进行培训相关信息的核实和补充。（二）建立流程1.新员工入职时人力资源部门负责收集新员工的基本信息和过往培训经历，建立员工基本信息档案。2.培训计划制定阶段培训部门根据公司/组织发展战略和员工培训需求，制定年度培训计划和专项培训计划，并提交人力资源部门审核备案。人力资源部门将审核通过的培训计划纳入培训计划档案。3.培训实施过程中培训部门在每次培训课程开始前，准备好培训签到表、培训教材等资料，并在培训过程中详细记录培训内容、互动环节、考勤情况等，形成培训课程记录和考勤记录。培训结束后，组织员工进行作业、测试或考试等考核，并记录考核成绩和评语，形成培训作业与考核记录。员工所在部门负责监督本部门员工的培训出勤情况，并及时向培训部门反馈异常情况。4.培训效果评估阶段培训部门在培训课程结束后，通过问卷调查、面谈、实际工作表现观察等方式对培训效果进行评估，撰写培训后评估报告，并收集相关评估数据和资料。在培训结束后的一段时间内，持续跟踪员工培训的长期效果，记录相关数据和案例，形成培训长期效果跟踪档案。5.培训证书与资料收集员工在获得培训证书后，应及时将证书原件及复印件提交给所在部门，所在部门审核后统一提交给人力资源部门归档。培训部门负责收集培训过程中使用的教材、讲义、参考资料、课件等资料，并按照培训课程分类整理后提交给人力资源部门。四、培训档案的保管与维护（一）保管方式与地点1.保管方式培训档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类装订成册，便于查阅和管理；电子档案应按照统一的命名规则和文件夹结构进行存储，确保数据的安全性和可检索性。2.保管地点设立专门的档案保管室，用于存放纸质培训档案。档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的完整性和安全性。电子培训档案存储在公司/组织的内部服务器或专用存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.员工基本信息档案永久性保存，直至员工离职或公司/组织终止。2.培训计划档案年度培训计划和专项培训计划保存期限为[X]年（根据公司实际情况设定），以便对培训规划的历史数据进行分析和参考。3.培训记录档案培训课程记录、考勤记录、作业与考核记录等保存期限为[X]年，自培训结束之日起计算。保存期限届满后，经审批可进行销毁处理。4.培训效果评估档案培训后评估报告和培训长期效果跟踪档案保存期限为[X]年，以跟踪培训对员工长期发展的影响，并为后续培训改进提供依据。5.培训证书与资料档案培训证书原件及复印件保存期限为永久性；培训教材与资料保存期限为[X]年，根据实际使用频率和重要性确定，保存期限届满后可根据需要进行清理。（三）档案维护1.定期检查人力资源部门定期对培训档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，确保档案的完整性、准确性和安全性。检查内容包括档案的装订、存储、标识等方面，发现问题及时进行整改。2.更新与补充根据员工培训情况的变化和公司/组织培训管理的需要，及时更新培训档案内容。如员工岗位变动、参加新的培训课程、获得新的培训证书等信息，应在规定时间内进行更新和补充，确保档案信息的时效性。3.档案修复与数字化处理对破损、褪色或字迹模糊的纸质档案进行修复，确保档案内容清晰可读。同时，根据实际情况，逐步推进培训档案的数字化处理工作，提高档案查阅和管理的效率。五、培训档案的查阅与使用（一）查阅权限与流程1.查阅权限员工本人有权查阅自己的培训档案，了解自己的培训经历、培训成绩等信息。公司/组织内部相关管理人员因工作需要，在履行审批手续后，可以查阅员工培训档案。查阅范围应严格限定在与工作相关的内容，不得随意泄露员工隐私信息。外部单位或个人因特殊原因需要查阅培训档案的，必须经过公司/组织高层领导批准，并签订保密协议，方可查阅指定范围内的档案信息。2.查阅流程查阅人填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。部门负责人审核通过后，申请表提交至人力资源部门。人力资源部门根据查阅权限进行审核，对于符合条件的申请，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人只能在规定的查阅地点查阅档案，不得擅自复印、拍照、带出档案原件。查阅结束后，应及时将档案归还档案保管人员，并在查阅记录上签字确认。（二）使用规定1.内部使用公司/组织内部各部门在进行员工培训需求分析、职业发展规划、绩效考核等工作时，可以根据需要合理使用培训档案中的相关信息，但不得用于其他非工作目的。使用培训档案信息时，应遵循保密原则，不得将档案信息泄露给无关人员。2.外部提供如因法律法规要求或与外部单位合作需要，必须向外部单位提供培训档案信息的，应按照公司/组织的相关规定进行审批，并确保外部单位对档案信息的使用符合保密要求。在提供档案信息前，应对涉及员工隐私和公司机密的内容进行必要的处理和屏蔽。六、培训档案的数据安全与保密（一）数据安全措施1.网络安全防护对存储培训档案电子数据的服务器和存储设备采取网络安全防护措施，安装防火墙、入侵检测系统等软件，防止外部网络攻击和非法入侵。2.数据备份与恢复定期对培训档案电子数据进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失或损坏。制定数据恢复计划，确保在数据出现问题时能够及时恢复。3.用户权限管理：严格设置不同人员对培训档案电子数据的访问权限，根据工作需要分配不同级别的查阅、修改、删除等权限，防止未经授权的人员访问和篡改数据。（二）保密制度1.保密责任所有接触培训档案的人员都有保密义务，应严格遵守公司/组织的保密制度，不得泄露档案中的任何信息。人力资源部门、培训部门及员工所在部门负责人应对本部门员工的保密行为进行监督和管理，确保保密制度的有效执行。2.保密协议对于涉及外部单位或个人查阅培训档案的情况，应签订保密协议，明确双方的保密责任和义务，以及违反保密协议应承担的法律责任。3.违规处理如发现有人违反培训档案保密制度，泄露档案信息，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、解除劳动合同等。如因泄露档案信息给公司/组织或员工造成损失的，将依法追究其法律责任。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织人力资源部门负责解释。在执行过程中，如有未尽事宜或需要进一步明确的问题，由人力资源部门根据实际情况进行补充和修订