2026年跨境营销策划公司海外营销数据采集规范管理制度

2026年跨境营销策划公司海外营销数据采集规范管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司海外营销数据采集全流程管理，建立“合规先行、源头管控、精准采集、安全可控”的管理机制，保障采集数据的真实性、完整性、合法性和安全性，为跨境营销策划、效果优化、业务决策提供可靠数据支撑，同时防范海外数据采集相关的合规风险、隐私泄露风险，结合公司跨境营销业务覆盖多国家/地区、涉及多语言环境、面临多元数据监管的行业特性，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》及目标市场国家相关数据采集、隐私保护法规（如GDPR、CCPA等），制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司在开展跨境营销策划业务过程中，所有海外营销数据的采集规划、前期评估、实施采集、数据核验、存储归档等全流程工作；覆盖的海外营销数据类型包括营销渠道数据、目标市场用户数据、营销活动效果数据、市场竞争数据等；覆盖的采集区域为公司所有跨境营销业务涉及的海外国家/地区，采集渠道包括海外社交媒体平台、电商平台、搜索引擎、行业网站、线下调研渠道等；适用于公司全体部门及人员，包括业务部门、数据管理部门、法务部门、技术部门、翻译部门、管理层及全体员工；公司控股子公司开展海外营销数据采集工作的，可参照本制度执行。第三条核心原则依法合规原则：严格遵守中国及目标市场国家相关法律法规，所有数据采集行为必须获得合法授权，明确采集边界，严禁采集法律法规禁止收集的信息，确保采集全流程合规。目的限定原则：数据采集需具有明确的业务目的，仅限用于跨境营销策划、效果评估、用户需求分析等业务相关场景，不得超出目的范围采集数据，采集后不得用于与业务无关的用途。最小必要原则：仅采集支撑业务开展所必需的最少数据，避免过度采集；在满足业务需求的前提下，尽量减少数据采集的范围和数量，降低隐私泄露风险。安全可控原则：建立全流程数据安全防护机制，落实采集工具安全管控、数据传输加密、采集过程监控等措施，严防采集数据泄露、丢失、篡改，确保数据采集及后续管理安全可控。真实精准原则：通过规范的采集流程和核验标准，确保采集数据真实、准确、完整，能够客观反映海外营销实际情况，不得伪造、篡改采集数据，避免因数据失真影响业务决策。全程追溯原则：对数据采集全流程进行记录，明确采集主体、采集时间、采集渠道、采集范围、数据用途等关键信息，建立采集台账，确保数据来源可追溯、采集过程可核查。因地制宜原则：充分考虑不同海外国家/地区的法规要求、文化习俗、数据监管差异，针对性制定差异化的采集策略和合规措施，避免因区域差异引发合规风险。第四条职责分工业务部门：作为海外营销数据采集的需求提出和实施主体，负责根据跨境营销业务需求制定具体采集计划，明确采集目的、范围、渠道、频次等；组织开展数据采集实施工作，确保采集过程符合制度要求；负责采集数据的初步核验和整理，及时向数据管理部门提交归档；配合法务部门开展合规评估，配合技术部门解决采集过程中的技术问题；对采集数据的真实性、针对性负责。数据管理部门：作为数据采集管理的牵头部门，负责制定和完善数据采集相关操作细则；统筹协调各部门开展海外营销数据采集工作，审核各业务部门的采集计划；建立和维护数据采集台账，对采集全流程进行记录和管控；负责采集数据的最终核验、分类整理、存储归档；监督各部门数据采集规范执行情况，开展数据采集质量评估；组织开展数据采集相关培训工作。法务部门：负责审核海外营销数据采集计划的合规性，核查采集行为、采集范围是否符合中国及目标市场国家相关法律法规；提供数据采集相关的法律意见，指导业务部门制定合规采集方案；协助处理数据采集引发的合规投诉、法律纠纷等事项；定期梳理目标市场数据监管政策变化，更新合规采集要求。技术部门：负责提供数据采集所需的技术支撑，包括采集工具的选型、搭建、维护及安全防护；保障采集系统/工具的稳定运行，落实数据传输加密、采集过程安全监控等技术措施；协助业务部门解决采集过程中的技术故障；定期对采集工具进行安全检测和升级，防范技术层面的数据安全风险。翻译部门：负责海外营销数据采集过程中多语言相关的支撑工作，包括采集渠道界面翻译、采集问卷/话术翻译、用户反馈信息翻译等；确保翻译内容准确无误，符合当地语言表达习惯，避免因语言误解影响采集工作或引发合规风险；协助审核多语言采集材料的合规性和规范性。管理层：负责审批海外营销数据采集相关制度、重大采集计划（如涉及大规模用户数据采集、高敏感数据采集等）；协调跨部门资源，解决数据采集过程中的重大问题；监督数据采集合规管理工作的执行进度及效果；审批数据采集质量评估报告及优化措施。全体员工：严格遵守本制度及相关数据采集规范，不得擅自开展海外营销数据采集工作；在采集过程中严格保护用户隐私和数据安全，严禁泄露采集数据；发现采集过程中的违规行为、安全隐患时，及时向数据管理部门或管理层报告。第二章海外营销数据采集范围第五条核心采集范围海外营销数据采集需严格限定在业务必需范围内，核心采集范围包括以下四类数据：营销渠道数据：指海外各类营销渠道相关的基础数据和运营数据，包括渠道基础信息（平台名称、覆盖区域、用户规模、入驻要求等）、推广资源数据（广告位规格、推广形式、收费标准等）、渠道运营数据（账号活跃度、粉丝增长数、内容曝光量等）；采集渠道包括海外社交媒体平台（如Facebook、Twitter、TikTok等）、电商平台（如亚马逊、eBay等）、搜索引擎（如Google、Yandex等）、行业垂直平台、海外媒体网站等。目标市场用户数据：指与公司跨境营销目标用户相关的非敏感数据，包括用户基础属性（年龄区间、性别、地域分布、职业类型等，不含个人敏感信息）、用户行为数据（浏览习惯、搜索关键词、购买偏好、互动行为等）、用户需求反馈（对产品/服务的需求、意见建议等）；严禁采集个人敏感信息（如种族、宗教信仰、医疗健康信息、财务信息、生物识别信息等），法律法规另有规定并获得合法授权的除外。营销活动效果数据：指公司在海外开展营销活动过程中产生的各类效果评估数据，包括活动曝光数据（曝光量、触达人数、曝光频次等）、转化数据（点击率、咨询量、留资量、成交量、转化率等）、互动数据（点赞数、评论数、分享数、收藏数等）、费用数据（推广费用、活动成本、投入产出比等）、用户反馈数据（对营销活动的评价、意见建议等）。市场竞争数据：指海外目标市场竞争对手相关的营销数据，包括竞争对手的营销渠道布局、推广策略、活动方案、产品定价、营销效果、用户评价等；采集方式需符合法律法规要求，严禁通过非法手段获取竞争对手商业秘密。第六条采集禁止范围凡属于以下范围的数据，严禁采集：1.违反中国及目标市场国家法律法规禁止收集的信息，包括个人敏感信息（未经合法授权的）、国家秘密、商业秘密（未经授权的）等；2.与跨境营销业务无关的数据，超出业务需求范围的冗余数据；3.通过欺诈、胁迫、诱导等不正当方式获取的信息；4.其他可能引发合规风险、损害他人合法权益的数据。第三章采集前期准备第七条采集需求梳理业务部门开展海外营销数据采集前，需先完成采集需求梳理，明确以下核心要素：1.采集目的：清晰界定数据采集的具体业务用途，如营销渠道选型、营销活动效果评估、用户需求分析等；2.采集范围：明确需采集的数据类型、具体指标、数据来源区域及采集渠道；3.采集频次：确定数据采集的频率，如实时采集、每日采集、每周采集、一次性采集等；4.采集周期：明确数据采集的起止时间，避免无期限采集；5.采集主体：确定负责具体采集工作的人员及部门职责边界；6.预期成果：明确采集数据的输出形式及应用场景。业务部门需将梳理后的采集需求形成《海外营销数据采集需求表》，提交数据管理部门审核。第八条合规评估《海外营销数据采集需求表》经数据管理部门初步审核通过后，由法务部门开展专项合规评估，重点评估以下内容：1.采集范围是否符合中国及目标市场国家相关法律法规，是否存在禁止采集的信息；2.采集渠道是否合法合规，是否需要获得渠道方授权；3.采集方式是否符合法规要求，是否可能侵犯用户隐私或他人合法权益；4.是否需要获得用户授权，授权方式是否符合目标市场法规要求；5.采集数据的存储、传输、使用是否存在合规风险。法务部门需在3个工作日内完成合规评估，形成《海外营销数据采集合规评估报告》，明确评估结论及合规整改建议（如需要）。若采集需求涉及大规模用户数据、跨区域数据传输等复杂场景，合规评估时限可延长至5个工作日。第九条采集计划制定业务部门根据审核通过的采集需求及合规评估报告，制定详细的《海外营销数据采集计划》，内容包括：1.采集需求概述（目的、范围、周期等）；2.采集渠道明细及渠道授权获取方案；3.采集工具选型及技术支撑需求；4.采集流程及各环节操作规范；5.数据采集人员分工及责任清单；6.合规保障措施，包括用户授权方案、数据安全防护措施等；7.采集数据的初步整理及提交规范；8.采集过程中的风险预案，如合规风险、技术故障风险等。《海外营销数据采集计划》需经业务部门负责人签字确认后，提交数据管理部门、法务部门审核，最终报管理层审批。涉及重大采集需求（如采集规模大、涉及多区域、合规风险较高）的，需经管理层集体审议批准。第十条采集工具与材料准备采集工具准备：技术部门根据采集计划及业务需求，完成采集工具的选型、搭建或采购工作。采集工具需具备数据安全防护功能，支持数据加密传输、采集过程日志记录等；对于海外多语言采集场景，工具需支持多语言适配。技术部门需对采集工具进行全面测试，确保工具稳定运行、数据采集准确，测试合格后方可投入使用。采集材料准备：业务部门根据采集计划，准备相关采集材料，如线上采集问卷、线下调研话术、数据采集授权文件、多语言说明材料等。采集材料需符合合规要求，明确告知用户采集目的、采集范围、数据用途及保存期限，获得用户授权的需明确授权方式及范围。翻译部门负责完成采集材料的多语言翻译及审核，确保语言准确、表达规范；法务部门负责审核采集材料的合规性，避免存在违规表述。渠道授权获取：业务部门负责向采集渠道方提交授权申请，获取合法采集权限。对于需要付费获取数据的渠道，需签订正式合作协议，明确数据采集范围、使用权限、保密义务等；对于公开渠道数据采集，需确认渠道方的信息使用规则，确保采集行为符合渠道方要求。渠道授权文件需提交数据管理部门及法务部门归档备案。第四章采集过程规范第十一条采集实施基本要求采集人员需严格按照审批通过的《海外营销数据采集计划》开展工作，不得擅自变更采集范围、采集渠道、采集方式等；确需变更的，需重新履行审核审批流程。采集过程中需严格执行合规保障措施，对于需要用户授权的数据采集，必须在获得用户明确授权后再开展采集；授权过程需保留完整记录，包括授权时间、授权内容、授权方式等。采集人员需规范使用采集工具，严格遵守采集工具操作流程，避免因操作不当导致数据丢失、损坏或采集工具故障；采集过程中如发现工具异常，需立即停止采集，及时向技术部门反馈并协助排查问题。采集人员需做好采集过程记录，实时填写《海外营销数据采集日志》，记录内容包括采集时间、采集渠道、采集数据量、采集过程是否顺利、遇到的问题及处理情况等，确保采集过程可追溯。第十二条不同渠道采集规范线上平台采集（社交媒体、电商平台、搜索引擎等）：采集前需确认平台数据使用规则，严格在授权范围内采集数据；不得使用爬虫等工具恶意抓取平台数据，不得突破平台数据访问限制；采集过程中需避免对平台正常运营造成影响，采集频率需符合平台要求；对于平台提供的官方数据接口，需通过接口规范采集数据，确保数据采集合法合规。用户调研采集（线上问卷、线下访谈等）：线上问卷采集需在问卷开头明确告知用户采集目的、范围、用途及保存期限，获得用户同意后再引导填写；线下访谈需提前向受访者说明相关信息，获得口头或书面授权后再开展访谈，访谈过程需全程录音（获得授权的前提下），确保访谈记录真实完整；调研结束后，需及时向受访者表达感谢，不得泄露受访者相关信息。合作渠道采集（数据服务商、行业机构等）：需与合作方签订正式的数据采集/采购协议，明确数据来源、采集方式、使用范围、保密义务、违约责任等；采集前需核查合作方的数据采集资质，确保其数据来源合法；接收数据时需对数据完整性、准确性进行初步核验，同时做好数据传输过程的安全防护，避免数据泄露。公开信息采集（行业报告、新闻资讯、政府公开数据等）：采集前需确认信息的公开属性及使用权限，不得采集未公开的行业数据或政府信息；对于标注版权的公开信息，需获得版权方授权后再使用；采集过程中需注明信息来源，保留采集凭证，确保信息使用合规。第十三条采集过程风险管控合规风险管控：采集人员需实时关注采集过程中的合规风险，如发现采集数据涉及禁止采集范围、用户对采集行为提出异议等情况，需立即停止采集，及时向业务部门负责人及法务部门反馈，制定整改措施后再决定是否继续采集。技术风险管控：技术部门需对采集过程进行实时技术监控，及时发现并处理采集工具故障、数据传输中断、网络安全攻击等技术问题；采集人员需配合技术部门做好风险排查，确保采集数据的安全性和完整性。数据质量风险管控：采集人员在采集过程中需对数据质量进行初步把控，及时剔除明显失真、重复、无效的数据；对于采集过程中发现的数据异常情况（如数据缺失严重、数据逻辑矛盾等），需及时记录并反馈给数据管理部门，共同排查原因并解决。第五章采集后数据核验与整理第十四条数据初步核验与提交采集工作完成后，业务部门采集人员需在2个工作日内完成采集数据的初步核验，核验内容包括：1.数据完整性：核查采集数据是否覆盖计划采集的所有指标，是否存在数据缺失；2.数据准确性：核查数据是否真实、准确，是否存在失真、重复、逻辑矛盾等问题；3.数据合规性：核查采集数据是否存在超出授权范围、包含禁止采集信息等违规情况。初步核验通过后，业务部门需将采集数据及相关材料（包括采集日志、授权文件、采集材料等）整理成册，提交数据管理部门进行最终核验；初步核验不合格的，业务部门需在数据管理部门指导下进行整改，补充采集或剔除违规数据后重新提交。第十五条数据最终核验数据管理部门在收到业务部门提交的采集数据及相关材料后，需在3个工作日内完成最终核验，核验内容包括：1.采集流程合规性：核查采集过程是否严格按照审批的采集计划执行，采集日志是否完整，授权文件是否齐全有效；2.数据质量：在业务部门初步核验的基础上，进一步核查数据的真实性、准确性、完整性，采用抽样检查、逻辑校验等方式确保数据质量；3.材料完整性：核查提交的采集相关材料是否齐全、规范，是否符合归档要求。最终核验通过的，数据管理部门出具《海外营销数据采集核验通过通知书》；最终核验不合格的，数据管理部门需明确指出问题所在，退回业务部门限期整改，整改完成后重新提交核验，直至核验通过。若存在严重违规采集情况（如采集禁止范围数据、未获得授权擅自采集等），数据管理部门需立即向管理层及法务部门报告，依法依规处理。第十六条数据分类整理最终核验通过后，数据管理部门需在2个工作日内完成采集数据的分类整理，具体工作包括：1.数据分类：按照“营销渠道数据-目标市场用户数据-营销活动效果数据-市场竞争数据”的一级分类标准，结合业务需求进一步细化二级、三级分类；2.数据标准化处理：对采集数据进行标准化格式转换，统一数据单位、编码规则、命名规范等，确保数据格式统一、可直接使用；3.数据脱敏处理：对采集数据中可能涉及的敏感信息（如用户个人信息、渠道商业秘密等）进行脱敏处理，剔除或加密敏感字段，确保数据安全；4.数据标注：对整理后的每条数据标注采集时间、采集渠道、采集责任人、数据用途等关键信息，便于后续追溯和使用。第十七条数据存储与归档数据存储：整理完成的数据需存储在公司专用的数据管理系统中，采用加密存储方式，设置严格的访问权限管控；根据数据重要程度和使用频率，合理划分存储层级，确保数据存储安全、访问高效；跨境采集数据的存储需符合中国及目标市场国家相关数据存储法规，不得违规在境外存储境内敏感数据。数据归档：数据管理部门需将整理后的采集数据及相关材料（采集计划、采集日志、授权文件、核验报告等）进行归档，建立完整的海外营销数据采集档案；归档采用“电子归档+纸质备份”的方式，电子档案存储在数据管理系统中，纸质材料存储在专用档案柜中；归档档案需明确档案名称、编号、归档时间、保管期限等信息，便于后续检索和管理。存储期限：采集数据及相关归档材料的存储期限按以下标准执行：（1）核心业务数据（如营销活动效果数据、核心渠道数据等）存储期限不少于10年；（2）一般性数据（如市场竞争数据、常规用户行为数据等）存储期限不少于5年；（3）涉及法律纠纷、合规争议的数据存储期限延长至纠纷、争议完全解决后5年；（4）国家法律法规及行业规定有特殊存储要求的，按相关规定执行。第六章跨境采集数据专项管控第十八条跨境采集合规前提开展跨境营销数据采集工作，需提前明确目标市场国家的相关数据采集法规要求，重点关注以下合规前提：1.是否需要获得当地监管部门的采集许可；2.用户授权的具体要求（如授权方式、授权内容、留存期限等）；3.禁止采集的信息类型；4.数据跨境传输的相关规定；5.数据安全保护的具体要求。法务部门需针对不同目标市场制定《海外营销数据跨境采集合规指引》，明确各区域的合规要求及操作规范，指导业务部门开展合规采集工作。第十九条跨境数据传输管控传输前提：跨境采集数据需传输至境内存储或使用的，需符合中国《数据安全法》《个人信息保护法》及目标市场国家相关数据跨境传输法规，提前开展数据安全评估，获得相关监管部门备案或批准；涉及用户数据、商业秘密等敏感数据的跨境传输，需提前获得用户授权及管理层审批。传输规范：跨境数据传输需通过加密传输通道进行，确保数据传输过程安全；传输前需对数据进行脱敏处理，剔除个人敏感信息、核心商业秘密等不宜跨境传输的内容；传输过程中需做好传输记录，包括传输时间、传输内容、传输目的地、传输责任人等信息；传输完成后，需由接收方确认数据完整性，相关确认记录纳入采集档案归档。传输监督：法务部门、数据管理部门、技术部门联合对跨境数据传输过程进行监督管控，定期核查跨境传输数据的合规性、安全性；发现违规传输行为的，立即制止并追究相关责任人责任。第二十条多区域采集差异化管控针对不同海外国家/地区的法规差异和市场特性，实施差异化的采集管控措施：1.高监管区域（如欧盟、美国加州等）：严格执行当地数据保护法规要求，提前获得充分的用户授权，建立完善的数据安全防护体系，定期开展合规自查；2.中等监管区域：参照当地核心数据法规要求，制定针对性的合规采集方案，重点关注用户隐私保护和数据安全；3.低监管区域：不得放松合规要求，仍需遵守中国相关法律法规及公司制度规定，确保采集行为合法合规，同时尊重当地文化习俗，避免引发舆情风险。第七章采集数据安全管理第二十一条采集工具安全管控技术部门负责建立采集工具安全管控机制，定期对采集工具进行安全检测和升级，修复安全漏洞；设置采集工具访问权限，仅授权相关采集人员使用，采用账号密码、身份验证等方式进行身份认证；对采集工具的操作行为进行日志记录，包括登录时间、操作内容、退出时间等，便于后续安全审计；严禁使用未经安全检测、来源不明的采集工具，防范恶意软件窃取采集数据。第二十二条数据传输安全管控采集数据的传输过程需全程加密，采用SSL/TLS等加密协议，确保数据在传输过程中不被窃取、篡改；避免通过公共网络、未加密存储设备传输采集数据，确需传输的，需采取额外的加密防护措施；传输完成后，及时删除传输设备中的临时数据，确保数据安全。第二十三条数据访问与使用安全管控数据管理部门建立采集数据访问权限管控体系，根据“最小必要”原则为不同部门、不同人员分配相应的访问权限，明确访问范围和操作权限（如只读、编辑、下载等）；访问权限需定期审核，及时回收离职人员、调岗人员的访问权限；员工访问采集数据时需严格遵守保密规定，不得擅自传播、泄露数据，不得超出业务需求范围使用数据；对于核心敏感数据，采用二次身份验证、操作日志全程记录等方式加强管控。第二十四条安全应急处置技术部门牵头制定《海外营销数据采集安全应急预案》，明确数据泄露、丢失、篡改等安全事件的应急处置流程、责任分工、响应时限等；定期组织开展安全应急演练，提升应急处置能力。发生数据安全事件时，相关部门及人员需立即按照应急预案要求开展处置工作：1.立即停止相关采集工作，切断安全风险源；2.及时向技术部门、数据管理部门及管理层报告事件情况，包括事件发生时间、影响范围、数据损失情况等；3.技术部门牵头开展风险排查，采取数据恢复、漏洞修复等措施控制风险扩散；4.法务部门评估事件可能引发的合规风险，提供法律应对建议；5.按规定向相关监管部门报告（如法律法规要求）；6.事件处置完成后，相关部门需形成《数据安全事件处置报告》，总结经验教训，完善安全防护措施。第八章监督考核与责任追究第二十五条监督管理机制日常监督：数据管理部门负责对海外营销数据采集全流程开展日常监督检查，定期核查采集计划执行情况、采集日志完整性、数据质量、合规性等，每月形成《海外营销数据采集日常监督报告》，报送管理层；对监督过程中发现的问题，及时督促相关部门整改。专项监督：管理层不定期对重大海外营销数据采集项目开展专项监督，重点核查项目合规性、数据质量、安全管控措施落实情况；审计部门每半年开展一次数据采集专项审计，核查采集流程规范性、合规性、安全防护有效性及相关费用使用合理性，出具专项审计报告。合规核查：法务部门定期梳理目标市场数据采集相关法规变化，开展合规核查工作，确保公司数据采集制度及操作规范与最新法规要求保持一致；每年开展一次全面的跨境营销数据采集合规自查，形成自查报告并报送管理层。内部举报：建立海外营销数据采集违规行为举报机制，畅通举报渠道（如举报邮箱、意见箱等），鼓励员工对违规采集、数据泄露、弄虚作假等行为进行举报；举报信息由审计部门负责核查处理，严格保密举报人员信息，对举报属实的可给予适当奖励。第二十六条考核指标与方式考核指标：公司将海外营销数据采集工作纳入各相关部门及人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：（1）合规执行率：采集流程符合法律法规及公司制度要求的比例；（2）数据质量达标率：采集数据通过最终核验的比例，衡量数据的真实性、完整性、准确性；（3）采集及时性：是否在计划周期内完成采集工作并提交核验；（4）安全管控有效性：是否发生数据安全事件，安全防护措施落实情况；（5）材料完整性：采集相关材料（日志、授权文件、核验报告等）的齐全规范程度。考核方式：采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，月度开展基础指标（采集及时性、材料完整性）考核，季度开展综合指标考核，年度开展全面考核；考核主体包括管理层、数据管理部门、审计部门；考核结果结合监督报告、审计报告、核验记录等综合确定。考核结果应用：考核结果与部门绩效奖金、个人薪酬调整、评优评先、岗位晋升等挂钩；对采集工作优秀的部门及个人，给予通报表彰、绩效奖励等奖励；对考核不合格的，进行约谈提醒、专项培训，督促整改；整改仍不合格的，调整岗位或按公司相关规定处理。第二十七条责任追究情形对违反本制度规定，在海外营销数据采集过程中存在违规操作、失职渎职、弄虚作假等行为，导致合规风险、数据安全事件、经济损失或品牌损害的部门